Иногда в компанию поступает запрос о предоставлении характеристики с места работы гражданина. Но как правильно подготовить такой документ, какие данные писать, как он должен выглядеть?
Кто обязан составлять характеристику, кто подписывает? Рассмотрим правила, что применимы в 2024 году в Российской Федерации. Нередко в компании поступают просьбы о выдаче характеристики на сотрудника.
Такие запросы могут направить разные структуры. И руководство предприятия не может отказать в предоставлении такой информации.
Проблема не возникнет, если на фирме есть отдел кадров, в котором работают высококвалифицированные специалисты, знающие все тонкости оформления документов.
Если же у вас такого сотрудника нет, и предстоит самостоятельно готовить характеристику, тогда необходимо разобраться в особенностях ее составления.
Что нужно знать
Компания должна вести документацию на своих сотрудников. Кроме оформления трудовых книжек, подготовки справок 2-НДФЛ, предоставления отчетности за работника в уполномоченный орган, руководству также иногда приходится предоставлять и характеристики.
Определения
Характеристикой с места работы называют документ, в котором отражаются данные о сотруднике – его профессиональных навыках, личных качествах, моментах, на которые стоит обращать внимание.
На законодательном уровне не закреплено бланка, который стоит использовать при составлении характеристики, хотя это и официальный документ.
У руководителя есть возможность самостоятельно разработать бланк, который будет использоваться. Для этого стоит утвердить соответствующие внутренние документы.
Обычно придерживаются таких правил при формировании нормативного локального акта:
- Писать характеристику на листе А4.
- Указывать данные предприятия и количество подписей.
- Какие именно писать сведения о работнике.
Назначение документа
Бывает внутренняя характеристика и внешняя. Внутренняя необходима при переводе сотрудника в филиал. Внешняя нужна для предоставления в определенные инстанции.
Часто от такого документа зависит решение важных вопросов. Поэтому нельзя формально подходить к составлению характеристики.
Внешняя характеристика пишется на бланках предприятий, на которых есть печать и реквизиты учреждения. Такой бланк имеет юридическую силу.
Ответственность на предоставленные данные о сотруднике в полной мере несет лицо, составляющее документ.
Внутренняя характеристика формируется на определенного работника для конкретных целей – при отправке в командировку, при поручении проекта, при повышении и т. п.
Характеристика может понадобиться потенциальному работодателю. Такое требование вполне обоснованно.
Данный документ необходим для предоставления в официальные структуры – полицию, судебную инстанцию (если лицо совершило уголовное преступление или административный проступок).
Нужна характеристика, когда идет разбирательство по трудовому спору, проводится процедура лишения родительских прав, устанавливается опека.
Если такой документ будет содержать информацию, которая раскрывает негативные черты человека, то это не будет эму на пользу.
Документ подают:
- в отделение консульства, если нужно открыть визу;
- в военкомат;
- в банк, если оформляется большая сумма кредита;
- в наркодиспансер.
Характеристика влияет на формирование отношения к потенциальному сотруднику. Если справка такого типа передается судье, и отражает положительные черты гражданина, то можно рассчитывать на смягчение наказаний.
Стоит понимать, что только характеристика не может быть основным рассматриваемым документом.
Ее анализируют в совокупности с остальными справками. Поэтому и относиться к характеристике стоит, как к документу, имеющему дополнительное действие.
Законодательная база
Законодательство не содержит твердых правил, которых стоит придерживаться при написании характеристики.
Поэтому предприятиям стоит ориентироваться на нормы, установленные локальными актами.
Единственное, что можно порекомендовать руководителям фирм – учитывать нормы ТК России (ст. 86—90) и ФЗ № 152 от 27.07.2006.
Как написать характеристику с места работы на человека
Для того чтобы определить, как писать характеристику, нужно понимать, в какой орган она предоставляется:
При написании внутренней характеристики | Что будет передана при переводе сотрудника в другой отдел, стоит подробно остановиться на профессиональных качествах человека |
Если документ передается в отдел опеки, тогда акцент делают на личностных качествах | Сердечности, ответственности, на отношениях в семье |
При формировании бланка для военкомата опишите профессии | Что есть, обязательства, что исполнялись. Нужна также информация о личностных качествах – ответственен ли сотрудник, исполняет ли указания |
При подаче в кредитное учреждение остановитесь на ответственности человека | Важно отметить, какой стаж. Такие данные дадут представление о стабильности дохода |
Согласно нормам Закона о персональной информации, характеристика должна составляться и предоставляться только при наличии согласия сотрудника.
Нельзя искажать и отражать ложные данные, оскорблять и выражать свое личное негативное отношение к человеку.
Иначе лицо может обратиться в судебный орган для доказательства недостоверности информации. В результате суд может обязать руководство предприятия возместить моральный ущерб.
Как вернуть деньги без расписки и свидетелей по судебной практике, читайте здесь.
Религиозные и политические убеждения в документе не указывают. Характеристику пишут произвольно. Данные отражаются от третьего лица. Используется прошедшее время.
Структура документа
Учитывайте такие рекомендации по формированию характеристики на работника:
- Отразите название предприятия, где трудился человек.
- Укажите его должность, время работы.
- Опишите суть работы, его обязательства.
- Оцените трудовую деятельность сотрудника, перечислив успехи и достижения.
- Оцените, исполнялась ли трудовая дисциплина.
- Перечислите поощрения, наказания, что были применены в отношении сотрудника во время работы на фирме.
- Оцените поведенческие качества – отношения с руководителем, с коллективом, подчиненными.
Документ должен быть подготовлен на фирменных бланках организации. Так как документ является деловым, то стоит использовать деловой стиль при отражении информации.
Рассмотрим подробно, какие сведения отражать:
Анкетная информация | Пишите дату рождения, стаж работы в соответствии с записями, сделанными в трудовой книжке. Если есть дипломы с отличием, ученая степень, такие данные также укажите |
Во втором блоке пишут про трудовую деятельность | Остановитесь детально на описании должностных обязательств, уровне профессиональной подготовки (разряд, категория). Можно написать, насколько лицо осведомлено с нормативными актами, что применяются в профессиональной деятельности |
Качества | Такой блок самый сложный, так как необходимо дать объективную оценку личностных и деловых качеств. Пишите, насколько сотрудник может находить общий язык с коллегами, клиентами. Большой плюс, если лицо отлично справляется с планированием своей деятельности, анализом ее, контролем производственного процесса. Пишите, доброжелателем ли человек, ответственен, является ли работоспособным, обладает ли лидерскими качествами |
Если было поощрения | Об этом не нужно умалчивать. Пишите дату награждения, а также за что |
Далее руководитель прописывает свои рекомендации | Максимально объективно |
В последнюю очередь указывают | С какой целью составляется характеристика |
Ставят печать и дату написания документа | — |
Справка готовится в 2 экземплярах, один из которых будет передан в архив предприятия.
Обычно на фирме готовится универсальный бланк характеристики, который и будет использоваться по необходимости.
В него нужно только вписывать персональные черты, навыки и т. п. Если вы желаете, чтобы документ был составлен профессионально, выразите все свои пожелания руководству, предоставьте начальнику данные о себе.
Кем составляется и визируется
Обычно характеристику составляет работник отдела кадров или службы персонала той компании, где лицо трудилось или до сих пор работает.
Составлять документ может менеджер по персоналу, инспектор кадров или другой специалист, кому это поручено.
Руководители только заверяют документ, ставя свою подпись и печать. Заверять характеристику также вправе замдиректора или иное лицо, что временно исполняет обязательства руководителя.
В крупных фирмах генеральные директора такие справки не готовят – это поручают уполномоченному лицу.
Если же компания маленькая, где нет отдела кадров, тогда характеристика составляется директором самостоятельно.
При подготовке внутренней характеристики нужна только подпись начальства.
Если же речь идет о внешнем документе, который будет направлен в определенные службы, тогда обязательны подписи руководства и печати предприятия.
Образец заполнения
Представим образец – как пишется характеристика с места работы:
Особенности в зависимости от места требования
Часто требуется производственная характеристика:
Для органа ВТЭК или МСЭ | На основании представленных сведений можно определить группу инвалидности человека и сделать вывод сведений организации при определении трудовой деятельности гражданина |
Для трудоустройства | Поступления в учебное учреждение, для органа опеки |
В каждом случае стоит учитывать, что характеристика будет иметь свои особенности. В ней нужно делать акцент на определенные моменты.
К примеру, в интернете вы можете найти, как написать характеристику с места работы на водителя с образцом.
Есть много также информации о составлении характеристики на студента, ученика и т. д.
В судебные инстанции
Нередко кадровому работнику приходится готовить характеристику для суда. Это может понадобиться, если сотрудник, даже если он уже не работает в компании, является подозреваемым в совершении противозаконных действий.
Чтобы суд мог вынести справедливое решение и облегчить меру наказания, нужно отразить в документе объективные сведения о личности.
Видео: характеристика студента с места работы
Не имеет значения то, в чем обвиняют гражданина. Работник отдела кадров должен описывать трудовые и личностные качества беспристрастно.
Будьте аккуратны в формулировке. Если работник был систематическим прогульщиком, но такие моменты не отражены документально, то указывать их и не надо.
Ведь подтвердить такие слова нечем. Вместо фразы «нарушалась дисциплина», пишите «не отличался трудолюбием».
Сделайте акцент на взаимоотношениях с сотрудниками. Но не стоит описывать свое субъективное отношение.
Желательно, конечно, дать положительную характеристику, если речь идет о разбирательстве в судебном органе.
Ведь вину человека никто еще не доказал. Но ваше право, вам решать – что именно писать в документе.
В полицию
На данный момент характеристику с места работы в полицию для трудоустройства не обязательно готовить.
Если же лицо будет работать в МВД, тогда такой документ понадобится. Он позволит сформировать целостную картину о личности госсотрудника.
Иногда характеристику требуют для того, чтобы заняться поиском пропавшего гражданина, арестовать подозреваемых лиц и т. д.
Иногда госорган запрашивает подобные справки, чтобы ознакомиться со сведениями об определенном гражданине.
В данном документе может содержаться как положительная, так и отрицательная информация. Могут прописываться нейтральные данные. Важно следить за качеством составляемой характеристики.
Указывают:
- ФИО;
- дату рождения;
- семейное положение;
- образование;
- данные о квалификации, звании, награде.
Пишут положительные и отрицательные черты характера – ответственно ли лицо, является ли целеустремленным, усидчив, пунктуален ли и т. д.
Как оспорить завещание на наследство после смерти, читайте здесь.
Как проверить задолженность перед выездом за границу, смотрите здесь.
Если лицо трудоустраивается в полицию, важна такая черта, как стрессоустойчивость, ответственность.
В военкомат
Характеристика в военкомат – документ, опираясь на который будет решено судьбу гражданина. Поэтому лучше, чтобы в бланке была только положительная информация.
Не стоит скрывать недостатки, но и расписывать их подробно не желательно. Отражают:
- ФИО;
- дату рождения;
- образование;
- личностные, психологические, социальные характеристики.
Важно указать особенности характера (агрессивность, вспыльчивость и т. п.), так как на их основе будет принято решение о выборе подходящего военного направления.
Характеристика должна поспособствовать в подборе нужного варианта прохождения службы. Она необходима призывной комиссии и медосмотра. Затем ее передадут в архив.
Характеристика с места работы – документ, который не является основным среди требуемых справок различными инстанциями.
Но, тем не менее, он может стать основополагающим в принятии конкретных решений – принимать ли человека на работу, смягчить ли приговор и т. д.
Поэтому не стоит халатно относиться к заполнению бланка. Все данные о сотруднике должны быть максимально точными и объективными.