Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.
Где в 2023 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.
Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.
В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2023 году?
Общие моменты
Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.
Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.
Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.
Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.
Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.
Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:
- Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
- действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
- период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.
Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.
В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.
Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.
Необходимые термины
Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.
То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.
К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.
Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.
Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).
Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.
Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.
Каково его назначение
Основными факторами необходимости использования факсимиле является:
- отсутствие ответственного лица;
- высокая загруженность руководства;
- большой объем документов, требующих подписи.
Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.
Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.
Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.
Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.
При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.
Нормативное регулирование
Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.
Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.
При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.
А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.
По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.
Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.
Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.
Где можно использовать факсимиле подписи
Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.
Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.
Нужна ли доверенность на автомобиль, если страховка без ограничений, читайте здесь.
До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.
Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.
Для подписания договоров
Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.
Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.
Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.
При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.
Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.
Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.
Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».
На товарных накладных
Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.
Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.
Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.
А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.
Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.
Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.
То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.
На актах выполненных работ
Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.
Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.
При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.
Видео: использование факсимиле
И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.
В кассовых документах
Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?
По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.
Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.
На счетах-фактурах
Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.
Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.
Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.
В кадровых документах
Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.
Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.
Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.
На доверенностях
Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.
По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.
Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.
Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.
На бухгалтерских бланках
Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.
Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.
В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.
Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.
Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.
Плюсы и минусы
Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.
Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.
Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.
По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:
| В соглашении с контрагентом | Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле |
| В рабочее время храниться факсимиле | Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте |
| В нерабочее время | Сохранять клише следует в сейфе |
Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.
Про штраф за шторки на окна авто, читайте здесь.
Что это УИН в квитанции, смотрите здесь.
В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.
В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.
Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.