Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.
Как в 2024 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.
Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?
Что нужно знать
Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.
Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.
Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.
Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.
Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.
Определения
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.
Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.
В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.
Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.
Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.
Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.
Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.
С какой целью это делается
Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.
Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.
Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.
Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.
Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.
Правовое регулирование
Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.
Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.
Необходимые указания содержатся в следующих положениях:
| ГОСТ 51141 | Применяемый в сфере делопроизводства |
| Методические рекомендации | Принятые Приказом Росархива от 23.12.2009 |
| Правила делопроизводства | Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами |
Как правильно сшивать документы ниткой
Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.
Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.
С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.
При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.
В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.
Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.
Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.
Какие именно нужно
Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.
Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.
Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.
Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.
Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.
При подготовке документов к сдаче в архив требуется:
- Систематизация всех документов.
- Нумерация.
- Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
- Создание описи.
- Оформление обложки сшитой папки.
Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.
Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.
Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:
- название учреждения;
- подразделение;
- период хранения;
- наименование и тема дела.
При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.
Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.
Образец приказа о назначении ответственных лиц по охране труда, читайте здесь.
С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.
Порядок действий
При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:
| Комплектация | рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи |
| Нумерация | специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа |
| Подготовка | составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) |
| Обложка | для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки |
| Пробивка отверстий | отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали |
| Прошивка | документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом прошиваются листы дважды |
В две дырки
Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:
- Удалить из документов скобки и скрепки.
- Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
- Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
- Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
- Связать кончики нитей.
- На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).
Фото: сшивание документов в два прокола
В три дырки
Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:
- сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
- подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
- продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
- ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.
- далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.
- вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.
- нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
- связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.
- на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.
- на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.
В четыре дырки
Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.
Алгоритм действий следующий:
- Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
- Начать прошивку со второго верхнего прокола.
- Нить вводится в самый верхний прокол.
- Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
- Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
- Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.
Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.
Завершение прошивки
Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).
Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой
Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).
Надпись выглядит так:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»
Пример заверительной надписи
Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.
В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.
Как надо считать стаж для выхода на пенсию в России по новому закону, читайте здесь.
Методы разрешения конфликтов в образовательной организации, смотрите здесь.
Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.
Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.
В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.