Статья раскроет основные моменты, связанные с правилами заполнения трудовой книжки. Для чего необходим документ, как правильно его заполнить, и кто этим занимается – далее.
Трудовая книжка – основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже человека. Правильное заполнение документа позволит избежать трудностей.
Каким образом заполнять трудовую книжку? Какие новые правила заполнения трудовой книжки в 2024 году?
Что нужно знать
Трудовая книжка должна быть у каждого гражданина. Она информирует нового работодателя об имеющемся опыте человека, а также дает возможность подсчитать трудовой стаж.
Во время работы документ находится в организации, на руки сотруднику он не выдается до момента увольнения.
В книгу вносят всю информацию, касающуюся работника – должностное положение, повышение, награды, перевод в другое структурное подразделение и прочее.
Основные моменты
В настоящее время принят законопроект, согласно которому трудовые книжки отменят в 2024 году.
В первую очередь, это касается индивидуальных предпринимателей и тех компаний, в которых работает не более 15 человек.
Для самих работников и работодателей отмена трудовой книжки имеет массу преимуществ. Для сотрудников:
| Нет необходимости носить документ с собой | Его легко потерять и сложно восстановить |
| Иностранным гражданам не придется заводить книжку российского образца | Это облегчит процесс устройства на работу |
| Во время выхода на пенсию | Нужно будет написать одно заявление |
Для работодателей отмена трудовых книжек принесет:
| Уменьшение ответственности | Не нужно будет отвечать за хранение документов |
| Облегчение работы отдела кадров | — |
| Отсутствие возможности быть оштрафованным | Из-за неправильно внесенной записи в документ |
Назначение документа
Наличие этого документа и правильное его оформление играют немалую роль как для сотрудника, так и для работодателя. Трудовая книжка – документ, в котором содержатся записи о трудоустройстве человека.
Согласно Трудовому кодексу, этот документ выполняет ряд функций:
- отображает стаж и опыт человека (в дальнейшем понадобится для установления размера пенсии);
- содержит информацию об образовании сотрудника;
- показывает данные о награждениях и премиях;
- дает возможность работодателю узнать причины, по которым человек был уволен с предыдущих должностей.
Трудовая книга – официальное подтверждение трудового стажа человека.
Действующие нормативы
Нормативные документы, регулирующие правила заполнения документа:
| Постановление Министерства здравоохранения и социальной политики № 69 | «Инструкция по заполнению трудовой книжки» от 10 октября 2003 года |
| Постановление Департамента Российской Федерации №225 | «Правила ведения и хранения трудовых книжек», принятое 16 апреля 2003 года |
Согласно Приказу №588 и 589 Министерства труда (от 31 октября 2020 года), печать в трудовой книжке можно не ставить – при условии, что организация отказалась от нее.
В остальных случаях печать обязательна. В соответствии с Постановлением №225, принятым 16 апреля 2003 года, Правительства Российской Федерации, утверждена форма трудовой книжки.
В 65 статье Трудового кодекса содержатся функции трудовой книги. Обязанность заполнять книжку высветлена в 66 статье Трудового кодекса.
Правила оформления трудовой книжки
При заполнении трудовых книжек следует придерживаться таких правил:
| Записи вносятся в течение 7 дней после приказа | О переводе, о приеме на работу и прочих |
| При увольнении работника | Запись в книжке делается в день увольнения |
| Сокращения запрещены | В записях до 2003 года они могут встречаться, исправлять их не нужно |
| Записи делать аккуратно, ручкой | — |
Запись должна сопровождаться подписью руководящего лица организации. Печать также обязательна. Это может быть печать предприятия или отдела кадров.
Главное – чтобы на ней было название и адрес организации. При взятии кредита в банке может потребоваться копия документа. Ее также необходимо уметь правильно оформлять.
Как производится оплата простоя по вине работодателя в 2024 году, читайте здесь.
Правила оформления копии трудовой книжки подразумевают ее заверение сотрудниками кадровой службы. Заниматься этим может и начальник отдела, и обычный специалист.
Сначала необходимо сделать копии всех страниц, начиная с титульной. Копия незаполненных страниц не нужна. Следующий этап – заверение копии.
На последнем листе ставятся такие записи:
- копия верна;
- продолжает действовать;
- должность работника;
- его подпись и расшифровка;
- дата заверения.
На каждом листе проставляется печать. Она должна касаться записи и подписи, в противном случае (если будет стоять на пустом месте) документ будет считаться недействительным.
Чтобы не ставить запись на каждом листе, копию книжки можно заверить по-другому – скопировать листы, сшить их и пронумеровать.
На последний лист наклеивается специальный бланк, на котором указывается число сшитых страниц и ставится подпись ответственного лица, печать организации.
При приеме на работу
При устройстве на работу записи вносятся в 3 графу «Сведения о работе», где указывается:
- наименование организации;
- дату принятия на работу;
- название должности и реквизиты документа, по которому осуществляется прием.
Сначала необходимо заполнить титульный лист по предъявлению паспорта. Необходимо вписать:
- ФИО;
- дату рождения цифрами;
- образование – на основании аттестата или диплома;
- специальность – ту, которая написана в дипломе;
- дату заполнения;
- подпись и печать.
Для правильного внесения записи о приеме на работу понадобится 2 документа – трудовой договор и приказ.
Датой приема на должность считается дата заключения соглашения с работодателем.
При увольнении
В случае освобождения от должности сотрудника работодатель обязан вернуть на руки сотруднику его трудовую книгу.
При увольнении записи производят следующим образом:
| В первой графе | Указать номер записи по порядку |
| Во второй | Дату освобождения от обязанностей |
| Третьей | Причину увольнения (со ссылкой на статью закона) |
| В четвертой | Дату и номер документа, по которому происходит увольнение |
Запись в трудовой книжке должна быть такой же, как и в приказе на увольнение. Также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, которая раскрывает причину увольнения.
С записью необходимо ознакомить сотрудника. Тот должен проверить ее на наличие ошибок. После внесения записи ставится подпись работника, проверяющего и печать предприятия.
Заполнение документа при увольнении должно содержать такие записи:
| В первой колонке | Номер записи |
| Во второй | Дату внесения записи |
| В 3 | Информацию об увольнении |
| В 4 | Данные о приказе (его дату и номер) |
Трудовая книжка выдается на руки в день увольнения.
Как быть с дубликатом
Бывают ситуации, когда человеку необходим дубликат трудовой книжки. Его составление – вынужденный процесс, возникающий при утере оригинала.
Причины, по которым создается дубликат книжки:
| Потеря оригинала документа | Сотрудником или работодателем |
| Порча книжки | Из-за которой записи невозможно расшифровать |
| Массовая утеря | Оригиналов на предприятии |
| Наличие записи | Которая признана неправомерной |
В порче или утрате трудовой книжки может быть виноват и работодатель, и сотрудник.
При поступлении на работу трудовая книга отдается на хранение в кадровую службу организации или руководителю.
Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков
Если документ теряется по их вине, работник вправе привлечь к ответственности административного типа и потребовать дубликат. Составляют они его самостоятельно – собирают справки, выписки, приказы.
Если документ испорчен по вине работника, то оформлением дубликата он занимается самостоятельно. Перед этим он должен написать заявление. Составляется оно в произвольном виде.
Чтобы оформить дубликат, необходимо собрать такие справки:
- из архива;
- данные из налоговой и трудовой инспекции, Пенсионного фонда;
- ксерокопии заключенных ранее трудовых соглашений;
- справки с предыдущих работ;
- выписки из приказов о приеме на работу и увольнении.
При заполнении дубликата трудовой книжки важно соблюдать правила. Главное – на титульном листе должна быть надпись «Дубликат».
Не стоит забывать, что в жизни человека могли произойти изменения – смена фамилии, получение образования и прочие. Это необходимо учесть в дубликате книжки.
Данные нужно вносить не со слов владельца книжки, а на основании собранных справок. Если человек не хочет собирать справки, он может завести новую трудовую книжку.
При заполнении документа предыдущие записи не нумеруются. Первая запись о приеме на работу должна быть именно той организации, в которой оформляется дубликат.
Заполнение вкладыша
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой дополнительный лист. Его составляют, когда страница книжки заполнена полностью.
Это не самостоятельный документ. Если в трудовой книжке не стоит отметка о получении вкладыша, он будет считаться недействительным.
При его заполнении стоит учесть следующее:
| Датой выдачи считается | День выдачи вкладыша, а не трудовой книжки |
| На титульный лист | Вписываются действительные данные владельца |
| Нумерация продолжается | С той, которой закончились записи в трудовой |
| Если трудовая прервалась на полуслове | Во вкладыше продолжается эта запись |
| Нельзя использовать чистые листы трудовой книжки | Вклеивать их или вшивать |
| Исправлять записи нельзя | — |
Оформлением занимается отдел кадров. В трудовую книжку вкладыш подшивается. Чтобы получить вкладыш, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя.
Для вкладыша существует специальная форма. Другой его тип будет недействительным.
Книга учета движения трудовых книжек
Книга учета необходима для фиксации факта перемещения трудовых книг. Заполняет документ и хранит его отдел кадров организации.
Книга содержит следующие записи:
- о принятии трудовой книжки нового сотрудника;
- об оформлении трудовой книжки работнику (если устраивается впервые);
- о выдаче дубликата;
- об оформлении вкладыша;
- о выдаче трудовой книжки на руки сотруднику (под его роспись).
Журнал ведется не меньше 3 лет, после чего передается в архив. Отсутствие книги учета считается нарушением трудового законодательства. Бланк книги учета можно скачать здесь.
Хранится журнал у ответственного за его хранение лица. Стандартная форма книги учета имеет 13 разделов:
| Графа 1 | Номер записи |
| Графа 2-4 | Данные о дате трудоустройства (заполняется после 5 дней работы) |
| Графа 5 | Личные данные сотрудника |
| Графа 6 | Серия и номер книжки |
| Графа 7 | Должность |
| Графа 8 | Подразделение, в которое принят сотрудник |
| 9 колонка | Содержит сведения о приказе, на основании которого осуществлен прием на работу |
| 10 графа | Подпись ответственного лица |
| 11 графа | Заполняется, если за выдачу трудовой книжки сотрудник вносил плату |
| 12 и 13 раздел | Заполняют при увольнении работника |
Ведется журнал только в бумажной форме, в электронном варианте ведение недопустимо. При внесении записей необходимо строго соблюдать нумерацию.
Записи делаются темными чернилами. Исправления недопустимы. В книге учета должна быть подпись ответственного за ее хранение лица и сотрудника, чья трудовая книжка сдается на хранение.
Какие положены выплаты на бирже труда при увольнении по собственному желанию в 2024 году, читайте здесь.
Как получить накопительную часть пенсии пенсионеру 1955 года рождения, смотрите здесь.
Работник подписывается лишь при получении документа. К документу выдвигают такие требования:
- наличие твердого переплета и прошитых страниц с нумерацией;
- наличие печати или пломбы;
- заверительная подпись ответственного лица.
Заверять документ имеет право лишь руководитель организации. Исправления в книге недопустимы.
Если сотрудник кадровой службы допустил ошибку, исправить ее можно 2 способами:
| Зачеркнуть одной линией и напротив поставить отметку «исправленному верить» | Заверить исправление подписью и датой |
| Сделать надпись «запись недействительна» | В этом случае зачеркивать неверную запись не нужно |
Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж работы человека. К ее заполнению стоит относиться серьезно, соблюдать требования законодательства.