Что такое депонирование заработной платы

Сейчас многие компании производят выплату зарплаты своему персоналу на пластиковую карту.

И поэтому понятие депонированной зарплаты не так часто может встретиться, но, все же, иногда вызывает немало вопросов у руководства.

Что же это такое и когда может возникнуть? Как ее оформить, как отразить в бухучете и выдать работнику? Рассмотрим правила, действующие в 2024 году.

Каждому бухгалтеру, который выдает заработок сотрудникам наличными, хоть раз за все время работы приходилось разбираться с депонированной зарплатой.

Но что же это такое, где и как она возникает? Как стоит распоряжаться такими деньгами? Эти вопросы стоит обязательно рассмотреть подробно во избежание лишних проблем.

Важные аспекты

Депонированная зарплата имеет отношение к кассовым операциям. А значит, нужно знать не только само определение данного словосочетания, но и понимать особенности кассовой дисциплины на фирме.

Основные моменты

Для выдачи зарплаты наличными на предприятии должна быть касса. Это может быть отдельное помещение, где будут созданы условия для хранения денег.

Требования выделять отдельной комнаты законодательством Российской Федерации не установлено.

Это может быть и угол в каком-то зале. Главное, чтобы при выдаче средств присутствовал кассир и их получатель.

Кассира назначает руководство предприятии, издав соответствующее распоряжение. Работник, который получает такую должность, знакомится с правилами ведения кассовых операций.

Он должен понимать, что такое кассовая дисциплина. Обязательно составляется договор о том, что такое лицо берет на себя полную материальную ответственность.

Ведь работать ему придется с деньгами, и компания должна иметь какие-то гарантии. Кассир должен иметь:

• платежную ведомость;
• кассовую книгу;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• ведомость выдачи и получения денег;
• книгу, где будут проводиться операции;
• ведомости по учету зарезервированной суммы.

Через кассу осуществляются платежи поставщику и покупателю, производится выплата пособий, стипендий, передаются средства на расчетные счета и т. д.

Есть такое понятие, как кассовый лимит – утвержденная руководителем сумма, которая может находиться в кассе.

При установлении лимита учитывают рекомендации ЦБ и особенности деятельности организации. Закон требует проводить ревизию кассы.

Такая процедура осуществляется специально назначенной комиссией, что в утвержденный период должна пересчитать деньги, сверить ценности, проверить все кассовые документы.

Ревизия может быть незапланированной, если кассира подозревают в нарушении кассовой дисциплины, или он заболел и необходима замена на некоторое время.

Причины возникновения необходимости

Все компании платят заработанные средства 2 раза в месяц в установленные сроки согласно правилам внутреннего распорядка.

Руководство самостоятельно решает, в какие числа выдать зарплату и прописывает их в нормативной документации предприятия. Причем же здесь депонированная зарплата?

Под депонированной зарплатой понимают заработок сотрудника, что был начислен к выплате, но не был получен в установленные на предприятии сроки.

В кассе предприятия может храниться сумма выше установленной нормы не дольше 3 дней.

И если в это время сотрудник не является за зарплатой, то данные суммы будут приняты депонированными заработными выплатами. Лицо, что не получило средства, становится депонентом.

Депонированная зарплата может возвращаться в банк или оставаться в кассе, но не свыше лимитов. Когда срок для выдачи заработка оканчивается, кассиры вносят определенную запись в ведомости.

Причиной того, что зарплата может быть не получена, является нахождение человека в отпуске или на больничном, в командировке и т. п.

Работник может и не информировать руководство организации, по какой причине он пропустил дату, когда выдавалась зарплата.

После того, как сроки (а это 3-5 дней) для выдачи окончатся, раздатчик запишет в ведомости о том, что средства становятся депонированными.

Суммы записываются на специально предназначенный для этого счет (если превышено норму, установленную на предприятии).

Стоит указать, что невозможно возникновение депонированной суммы, если виновником неполучения зарплаты стал работодатель.

Такие случаи нарушают права работников, а значит, должны наказываться в соответствии с законодательством.

Компания вправе перечислить заработанные средства на дебетовые карты, но не везде такая система выдачи средств применима.

Если осуществляется выдача наличных из кассы, тогда обязательно возникнут кредиторские задолженности фирмы перед сотрудником. А в данном случае нужно знать дальнейший порядок действий.

Действующие нормативы

Кассовые операции осуществляются на фирме согласно Положению ЦБ Российской Федерации от 12 октября 2011 № 373-П, Указанию ЦБ, что было утверждено правительством 11.03.2014 № 3210-У.

Порядок депонирования заработной платы

Для выдачи заработка наличностью сотрудникам компания получает деньги из банковского учреждения.

Сумма депонированной заработной платы должна отдаваться назад в банк. Рассмотрим, какого порядка при этом нужно придерживаться ответственным лицам.

С какой целью проводится?

Депонирование зарплаты осуществляется из-за того, что нельзя в кассе оставлять сумму, которая превысит установленный лимит.  

То есть, все средства сверх нормы должны сдаваться обратно в банковское учреждение.

А значит, если лицо не получило своевременно свою зарплату, фирма не имеет права оставлять эти деньги в кассе, иначе при проверке будут неприятности.

Можно ли перечислить на карточку

Депонирование зарплаты возможно в том случае, если выплата осуществляется наличностью из кассы компании.

Если выплаты производятся на пластиковые карточки сотрудников, депонированных средств просто не может возникать.

Если же депонент желает, чтобы неполученные суммы из кассы были перечислены на его карту, то применимы положения ст. 136 ТК России.

Лицо должно написать заявление, указавши соответствующую просьбу. Прописываются реквизиты карты, на которую будут перечисляться депонированные деньги.

Выдача через кассу

Кассир должен проверить расписки в том, что средства получены (в расчетно-платежных ведомостях).

Напротив фамилии работника ставится штамп в том, что им средства были получены (соответствующие графы формы Т-49, Т-53).

Унифицированная форма таких справок утверждена согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2044 № 1. Если зарплата не получена, то делается надпись «Депонировано».

Стоит помнить, что налоговый агент должен уплатить НДФЛ с зарплаты уже на следующий день после выдачи средств (согласно п. 6 ст. 226 Налогового кодекса России).

Депонированная заработная плата – это якобы выданная сумма, а значит, налоги стоит удерживать по общим правилам.

Необходимо подвести итоги по платежным ведомостям. Считают и вписывают сумму средств, что были выданы фактически, а также те, что подлежат депонированию в банковское учреждение.

В том случае, если деньги выдавались не кассиром, делают соответствующую запись в ведомости. Далее следует составление реестра депонированных средств (но не обязательно).

Такой документ будет полезен, если нужно отследить задолженность перед персоналом.  Заполняется бланк произвольно.

Обычно в нем отражают такие сведения:

• название предприятия;
• дату, когда реестр подготовлен;
• время, когда депонированные суммы возникли;
• данные о расчетно-платежных ведомостях;
• табельные номера сотрудников;
• размер не выплаченных средств;
• подпись ответственного лица.

Нумерацию ставят в хронологическом порядке. Следующий шаг – внесение в книгу учета депонированной суммы.

Но такого требования нет в Указании 3210-У. А значит, действуйте на свое усмотрение. Форма книги разрабатывается руководством фирмы.

В документе есть строчки для отражения данных о каждом депоненте, а также время возникновения депонентской задолженности.

Кассир должен поставить подписи в платежных ведомостях, реестре и книге учета по депонированным суммам.

Далее данные документы подписываются работником бухгалтерии. Начисление страховых взносов осуществляется на момент выплаты (статья 11 ФЗ № 212-ФЗ).

Поэтому не имеет значения, получена сумма сотрудником, или переведена на депонент (ст. 20.1 ФЗ № 125 от 24 июля 1998).

Затем следует такой порядок действий:

Форму Т-49, Т-53 передают для проверки	Бухгалтеру, реестр и книга учета направляется главбуху
Оформляется расходно-кассовый ордер	На выданные суммы (форма КО-2)
Депонированная сумма должна сдаваться в банки	Если размер наличных в кассе свыше позволенной нормы
Если сотрудник просит выдать депонированный заработок	Для этого достаточно его устной просьбы. Работник бухгалтерии подает заявку в банковское учреждение, чтобы получить необходимую сумму
Выдача депонированной суммы	Осуществляется на основании оформленного расходника
Данные о выданных средствах	Вписываются в книгу учета депонированных средств

В том случае, если работник в течение 3 лет не обращается за заработком, средства включают в состав иных доходов в бухучете.  В налоговом учете они будут считаться, как внереализационные доходы.

Проводится инвентаризация расчетов с персоналом, готовится соответствующий акт, бухгалтерская справка и приказ руководства.

За депонированной суммой работники вправе обращаться либо к кассирам, либо к сотрудникам бухгалтерии.

При обращении к кассиру последний обязан сделать доклад бухгалтерам. Работник бухгалтерии будет оформлять запрос и отошлет заявку в банковское учреждение.

При письменном обращении сотрудника за зарплатой кассиром передается заявление секретарю. Тот должен будет зарегистрировать документ согласно правилам, установленным в компании.

Регистрация заявления может и не осуществляться, но тогда нельзя будет отслеживать место его расположения.

Если документ потеряют, не получится представить доказательства его предоставления уполномоченному лицу.

Если зарплата не была получена по вине компании, сумма депонированного заработка не может списываться.

В ст. 136 ТК сказано, что лицо вправе получить полагающиеся суммы по месту, где выполнялись работы.

Когда бухгалтерия располагается далеко от места, где проводились работы, сотрудник не обязан приехать в сам отдел.  Не выплаченные суммы будут признаваться задержкой, и не будут депонированы.

В случае неполучения депонированного заработка из-за смерти, деньги вправе получить родственник или лицо, что проживало с данным лицом.

В какие сроки производится?

Сроки выдачи заработной платы работникам прописываются в титульных листах ведомостей.
Зарплата выплачивается в течение 3 дней.

Если в этот период лицо не получило полагающиеся средства, то тогда и идет речь о депонированных деньгах. Ведомость же закрывается.

Неполученные суммы сдаются в банк (о чем уже говорилось) на следующий день после того, как окончатся сроки хранения зарплаты в кассе.

Депонированные зарплаты обычно выдают:

• одновременно со следующей зарплатой;
• с авансовыми средствами;
• в том случае, если локальными актами установлена дата выдачи депонированной зарплаты – тогда в этот день.

Все нюансы выдачи депонированных сумм должны быть зафиксированы во внутренней документации компании.

В том случае, если сотрудник не обращается за депонированными средствами в установленные сроки, он вправе их забрать в течение следующих 3 лет (ст. 196 ТК).

Какой проводкой оформляется?

Проводки, используемые при отражении в бухучете депонированной зарплаты и ее списании, назначаются законодательными актами.

Сумма, предназначенная для выплат, что касаются оплаты труда, и не были выданы работникам в установленные на предприятии сроки, должны учитываться на специальных счетах о расчетах с депонентами.

Видео: депонирование заработной платы

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью в том месяце, в котором заработок был начислен.  При этом не имеет значения, получены деньги работником или нет.

При проведении депонированных сумм применим счет 76 (по расчетам с дебитором и кредитором) со субсчетом 4 (расчеты по депонированной сумме).

Депонирование сумм заработной платы отражается в учете записью по Дт 76-4. Кт будет таким:

50	Если выдается заработок из кассы предприятия
51	Если сумма перечисляется на счета работников в банковских учреждениях

Отражение всех операций, что связаны с выплатой зарплаты, осуществляется в бухучете по таким проводкам:

Дт 70 Кт 76-4	При обнаружении депонированной суммы
Дт 51 Кт 50	Если средства из кассы возвращают в банк
Дт 50 Кт 51	Если деньги из банковского учреждения возвращают в кассу для выдачи сотруднику

В компании при образовании депонированных сумм появится и кредиторская задолженность. Если фирма работает на ОСНО, тогда депонированные средства отнесут на расходы в месяце, когда начислены.

Если деньги были не востребованы в течение трех лет, тогда используется для отражения счет 91.

Проводка будет такой:

Дт 76-4 Кт 91

Средства относятся на внереализационные расходы

Если появится отложенный налоговый актив, актуальна проводка Дт 09 Кт 68. Депонирование не может влиять на обложение налогом средств, полагающихся работнику.

И для отражения перечисления НДФЛ делают такие проводки:

Дт 50 Кт 51	Средства поступают в кассу
Дт 68 Кт 51	Отражение суммы начисленного НДФЛ
Дт 69 Кт 51	Уплата во внебюджетный фонд страховых взносов

Особенности налогового учета:

Если заработок начислен через банк и выдан в том месяце	Когда его начислено, то разница между налоговым и бухгалтерским учетом не возникнет
Если заработок выплачен по кассовым методам	То ситуация будет такой – в бухучете будет включено депонированные суммы в составе затрат. А значит, в налоговом учете будет видно ощутимую разницу в месяце начисления заработной платы. Как результат – образование отложенного налогового актива, который будет списан после того, как деньги будут выданы

Отражение в кассовой книге

В соответствии с абз. 7 п. 18 Порядка ведения операций по кассе, депонированный заработок отражается в реестре, составленным кассиром.

Можно применить форму, что указана в приказе от 23 сентября 2005 № 123н.

Что же касается книги учета депонентов, то в ней отсутствует графа для отражения расходника, оформленного при выдаче депонированных средств раньше заработной платы.

Такой пункт ест в книге по аналитическому учету депонированных средств, денежных довольствий и стипендии. Сведения о заработной плате в книге отражаются за год.

Документ имеет 12 граф – по количеству месяцев в году. Если по окончанию года в книге числится сумма, что так и не была выдана, то данные о ней прописываются в новую книгу.

Срок хранения книги учета – 5 лет, отсчет которых начинается с начала года, а не с момента депонирования заработной платы.

Итак, депонированная зарплата возникает только в тех фирмах, где оплата труда осуществляется наличными.

Если компания не выплатит депонированной суммы сотруднику, могут возникнуть неприятности. Работодатели не могут препятствовать в получении депонированной суммы.

Ведь работник может обратиться с жалобой к представителям трудовой инспекции.

Есть и еще худший для руководства вариант – лицо может подать иск в судебный орган, если с момента невыплаты не прошло больше 3 месяцев.

Чтобы не возникало неясных ситуаций, лучше прописать порядок действий фирмы на случай возникновения депонированной зарплаты.

Такая информация может содержаться в уставе предприятия, документации по внутреннему распорядку или в коллективных договорах.

Дополнительный материал

• Код дохода 2000

• Кто сдает 4-НДФЛ

• Что такое КБК в платежке