Важнейший показатель деятельности компании, индивидуального предпринимателя – среднесписочная численность работников (ССЧ).
Он применяется для сдачи сведений в налоговую инспекцию, фонд (соцстрахования, пенсионный) и статистическое управление. От ССЧ зависит и вид предоставляемой отчетности.
Общие моменты
ССЧ – это первый из отчетов, который сдается в начале каждого года. Крайний срок – 20 января. Наличие или отсутствие наемных работников значения не имеет.
Отчет сдается в любом случае, даже если в фирме еще нет ни одного сотрудника. Сведения предоставляют предприятия, организации и индивидуальные предприниматели.
Исключением являются вновь зарегистрированные ИП, для которых особые сроки сдачи отчетов не установлены согласно письму Минфина от 19.07.2013 г.
Компании, имеющие обособленные подразделения, должны отчитываться о ССЧ по месторасположению головного офиса.
В отчетах указывают данные обо всех сотрудниках, работающих в филиалах. Представлять отдельные отчеты по каждому филиалу нет необходимости.
У компаний, имеющих ССЧ меньше сотни человек, есть право выбора формы отчетности – в электронном или бумажном виде.
Трудовые коллективы со ССЧ больше сотни работающих такого права не имеют. Они подают налоговые декларации только посредством интернета.
Вне зависимости от количества сотрудников через интернет также отчитываются плательщики НДС (ст.174 НК РФ).
Только по интернету могут отчитываться в фонды (пенсионный и соцстраха) плательщики взносов, ССЧ которых превышает 25 человек. За персонал с меньшей численностью плательщик вправе отчитаться на бумаге.
Если налоговый отчет с расчетами ССЧ бухгалтером не сдается, то компании и бухгалтеру не удастся избежать штрафных санкций.
Однако оплата штрафов не освобождает декларанта от необходимости сдать отчет. А налоговые службы при этом могут дополнительно произвести перерасчет налогов.
Фирма нарушитель в этом случае может лишиться предусмотренных льгот. Крупными производственными холдингами используются автоматизированные системы учета персонала.
Специальные программы производят расчет показателя ССЧ, который вносят в формируемые отчеты.
Основные понятия
Бухгалтеры, работающие с отчетностью по численности трудящихся должны знать следующие понятия:
| Налоговая декларация | Это обязательный письменный документ налогоплательщика, которым он заявляет о полученных в определенный период доходах, с учетом распространяющихся на них скидок и льгот |
| Среднесписочная численность работников за год | Это количественный показатель трудящихся на предприятии граждан, для которых работа является основной. Он определяется, усреднено по отчетному году |
| Среднемесячная численность | Количественный показатель основных работников предприятия, полученный с учетом каждого фактически отработанного им дня помесячно |
| Средняя численность | Количественный показатель работающих на предприятии с учетом работников-совместителей, трудоустроенных по договорам гражданско-правового характера |
Где применяется после
После расчета ССЧ работников отчетность предоставляется для ИФНС. По этим сведениям налоговые службы определяют, каким способом подачи декларации следует воспользоваться.
Кем может работать юрист кроме юриста, читайте здесь.
При наличии наемных работников данные о ССЧ используются для оформления отчетов по взносам на обязательное медицинское и пенсионное страхование.
Действующие нормативы
Расчеты ССЧ бухгалтеры должны производить в соответствии с рядом нормативных документов, действующих на территории России:
| Обязанность предоставления сведений о ССЧ работников за год на все организации | Возлагается письмом ФНС России от 09.07.2007 г. |
| Порядок сдачи хозяйствующими субъектами сведений о ССЧ работников, а также сроки предоставления отчетности | Регулируются ст.80 Налогового кодекса РФ |
| Отчетность по ССЧ предоставляется по установленной форме | Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 г |
| Округления в расчетах допускаются согласно Международному стандарту финотчетности | Приложение 1 к приказу Минфина от 28.12.2015 № 217н |
Как считается среднесписочная численность работников за год
При расчете ССЧ, учитывают сотрудников, трудоустроенных по официальному договору. Сроки договорных отношений, характер работы для подсчетов значения не имеет.
Включаются в расчеты даже уволившиеся сотрудники, которые отработали всего один день. В отчетности по ССЧ должны быть учтены работники:
- пребывавшие в отпуске (за свой счет);
- на больничном;
- сотрудники, находящиеся в командировке;
- отсутствующие по другим причинам;
- совмещающие должности на одном предприятии (они учитываются один раз);
- трудящиеся не по одной ставке (их учитывают, как одну единицу);
- сотрудники, заключившие два договора – трудовой и договор подряда (подлежат учету один раз).
В расчет ССЧ не следует включать:
- Декретниц и женщин, которые находятся в отпусках по уходу за ребенком.
- Сотрудников, пребывающих в отпусках, связанных с усыновлением новорожденных.
- Абитуриентов, студентов, пребывающих в отпусках, когда заработная плата не сохраняется.
- Совместителей, у которых основное место работы – другая компания, ИП.
- Трудящихся по гражданско-правовым договорам.
Полученные бухгалтерами результаты зачастую не являются круглыми цифрами, например, 0,25 или 55,50.
Допустимо округление чисел до круглых единиц, следуя обычным школьным математическим правилам — цифры, меньшие 0,5 отбрасываются совсем, а большие, чем 0,5 округляются до 1.
Применяемая формула
Расчеты по ССЧ производятся с использованием данных каждодневного учета СЧ сотрудников.
Высчитываются они с помощью табелей учета рабочего времени и предусмотренными формами Т-12, Т-13, которые регистрируют тех, кто явился и не явился на работу.
Изучению и использованию подлежат внутренние приказы:
- принимающие на работу;
- предоставляющие отпуска;
- переводящие сотрудников на другую работу;
- расторгающие договора.
Бухгалтером также рассматриваются данные личных карт сотрудников, расчетно-платежных ведомостей и других внутренних документов.
Как определять среднесписочную численность работников за год? Для этого разработана специальная формула — ССЧ за год равняется сумме ССЧ за каждый месяц, поделенной на 12.
Точно такую же формулу применяют, если деятельность фирмы начата в середине года.
Для определения месячной ССЧ применяют другую формулу — ССЧ отработавших рабочие дни этого месяца полностью суммируют с ССЧ тех, что отработали неполные рабочие дни этого месяца.
Для расчета числа отработавших лиц рабочие дни в целом, суммируют каждодневную СЧ сотрудников в этом месяце, а затем полученную сумму делят на число дней в месяце.
Квартальный расчет получают из ССЧ каждого месяца в данном квартале, после чего полученный результат нужно поделить на 3 (число месяцев в кварталах).
Это необходимо для предоставления сведений во внебюджетные фонды.
Расчет ССЧ предусматривает включение численности всех трудящихся по трудовым соглашениям, постоянных, сезонных и временных работников.
Учитываются фактически работающие и временно отсутствующие, надомные сотрудники, и те, что приняты на работу с испытанием.
Данные о СЧ в праздничные и выходные дни берутся из предшествующих рабочих дней.
Численность работников, трудящихся по неполному дню, определяется из расчета общего числа отработанных человек/часов в данном месяце, которое нужно поделить на длительность рабочего дня, установленную для этой категории сотрудников.
Затем цифра делится на число дней (рабочих) в расчетном месяце. Так, к примеру, 7,2 часа – длительность рабочего дня для пятидневной 36-часовой недели.
Для недели в 24 часа она равна 4,8. Определяют это, разделив часы рабочей недели на число дней недели.
На условия неполного дня переводятся несовершеннолетние, кормящие грудью женщины, работники, имеющие группу инвалидности и лица, трудящиеся во вредных условиях.
Примеры расчетов
Расчет ССЧ работников за год рассмотрим на примерах.
Пример №1
С 1 января по 31 мая число трудившихся в холдинге по трудовым договорам на полную ставку составило 600 человек. С 1 по 30 июня на работу дополнительно принято еще 7 человек с 6-часовым рабочим днем.
С 1 июля уволились 2 сотрудника. За январь-май ССЧ сотрудников составляет 600 человек. В июне сотрудников прибавилось:
С июля СЧ равна 598. ССЧ за год составит:
Пример №2
Организацию создали в конце года – 28.10.2016 г. В ней установлен 8-часовой рабочий день и пятидневка.
СЧ полностью занятых сотрудников:
| С 28 октября 2020 по 31 октября 2020 г. и с 01.11.2016 по 9.11.2016 г | Составляет 2 сотрудника |
| С 10.11.2016 по 30.11.2016 г. | Составляет 5 сотрудников |
| В декабре по каждому дню | Семь сотрудников |
Одной сотруднице по соглашению с работодателем установлена пятидневка. Продолжительность рабочего дня составляет три часа в день, т.е. неполное время.
Видео: расчет среднесписочной численности сотрудников
После создания предприятия, с 28.10.2016 г. его сотрудники не пребывали в декретных отпусках, по уходу за детьми, в учебных неоплачиваемых отпусках учебных отпусках или по уходу за детьми.
Подсчитывают рабочие дни, в общем:
| Период | Количество дней |
| Окт. 2020 | 21 |
| Нояб. 2020 | 21 |
| Дек. 2020 | 21 |
Сотрудник, занятый на не полный рабочий день, отработал:
| Период | Количество часов |
| Окт. 2020 | 6 (2 дня х 3 ч) |
| Нояб. 2020 | 63 (21 день х 3 ч) |
| Дек. 2020 | 66 (22 дня х 3 ч) |
ССЧ сотрудников, занятых полностью, составляет помесячно:
| Период | ССЧ |
| Окт. 2020 | 2 х 4 /31 = 0,26 (2- число сотрудников; 4 – дни) |
| Нояб. 2020 | (2 х 9) + (5 х 21) / 30 = 4,1 (2 и 5 – число сотрудников, 9, 21, 30 – дни) |
| Дек. 2020 | 7 х 31/ 31= 7 |
ССЧ не полностью занятых работников помесячно составит:
| Период | ССЧ |
| Окт. 2020 | 6 / (8 х 21) = 0,04 (6 и 8 часы, 21 – рабочие дни) |
| Нояб. 2020 | 63 / 8 / 21 = 0,38 |
| Дек. 2020 | 66 / 8 / 22 = 0,38 |
Общая для всех сотрудников фирмы ССЧ с округлением составит:
При работе в 1С
Сведения ССЧ для отдельных предприятий подаются с помощью специальной программы – 1С.
Собственно, она и разработана для автоматизации бухгалтерского, управленческого и кадрового учета персонала предприятий.
Программное обеспечение предусматривает правильное заполнение соответствующих сведений.
Действующих версий программ в настоящее время разработано множество, но в основном бухгалтерами используется единый алгоритм.
Про ключевые навыки продавца-консультанта для резюме, читайте здесь.
Не более какого срока заключается срочный трудовой договор, смотрите здесь.
В подключенной программе выбираются последовательно кнопки — «Меню», «1С-Отчетность», «Регламентированные отчеты», «Создать». Выбирается вид отчетности – «Сведения о ССЧ работников».
В предлагаемой программой форме нужно указывать требуемый период отчетности, в данном случае это год.
Нажатием кнопки «Заполнить» происходит автоматическое формирование отчета с заполнением всех полей.
Расчеты ССЧ сотрудников за год производятся на основании данных с января по декабрь отработанного года. Удобнее сначала подсчитывать занятых полный, затем трудящихся на неполном рабочем дне.
Далее, результаты суммируют, высчитывают по месяцам, а затем по всему отработанному году. Как видно, это не очень сложная арифметика, требующая лишь внимательного подхода.