Статья о корректировании записи в трудовой книжке в 2024 году, раскрывающая механизм признания недействительными данных различных разделов документа.
Основные сведения
Трудовая книжка подтверждает важную информацию о профессиональной деятельности человека. Случается, что из-за человеческого фактора в ней появляются недостоверные сведения.
Правильность заполнения трудовых книжек обязательна, так как это серьезный документ с утвержденной формой оформления и заполнения.
Первоисточником корректных данных является приказ или иной документ. От него и требуется отталкиваться при исправлении сведений.
Недочеты при ведении трудовых книжек чаще всего допускаются на малых предприятиях, где соответствующей деятельностью занимается бухгалтер или секретарь (офис-менеджер).
Они могут не знать всех тонкостей заполнения трудовых книжек и допускать нарушения. Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать.
Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.
Даже такие слова как «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.
Далее раскрыт процесс правильной корректировки ошибочно указанной информации в трудовой книжке.
В первую очередь, нужно правильно выбирать ручку (перо) и пасту (чернила) для внесения записей в трудовую книжку, так как любой канцелярский товар и цвет не допускаются при заполнении этого документа.
Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета.
Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми. Почерк должен быть понятным и четким, чтобы не вызывать лишних вопросов при чтении текстов.
Что нужно знать
По нормам законодательства этот документ должен храниться у работника. Предприятие после внесения нужных сведений обязано возвратить его владельцу.
Следует различать действия по изменению, дополнению, а также исправлению информации, поскольку они имеют различное содержание и алгоритм осуществления.
Признание недействительности с изложением в верной редакции – это процедура изменения и исправления ошибочных сведений в разделах, содержащих сведения о работе и награждениях.
Не предусмотрено признание недействительности информации об имени, дне рождения и образовании человека.
Личные сведения могут корректироваться зачеркиванием некорректных данных (например, прежняя фамилия при ее изменении) и внесением измененной информации.
А сведения об образовании могут дополняться сведениями о вновь полученной степени и т.п.
С какой целью оформляется документ
Одна из задач трудовой книжки – достоверно отражать сведения о трудовом стаже человека для его признания при расчете размеров должностного оклада (к примеру, на государственной службе) и пенсии.
Досадно, когда из-за оплошности сотрудников кадровых служб человек впоследствии может потерять часть суммы, на которую вправе был рассчитывать при правильном заполнении документа.
Поэтому важно заблаговременно обнаружить такие недочеты и максимально быстро устранить их.
Тем более, что со временем это сделать может быть сложно или даже невозможно (ликвидация предприятий, уничтожение документации и т.п.).
Для того, чтобы облегчить корректировку сведений касательно работы, гражданам желательно всегда сохранять у себя все копии приказов о трудоустройстве, перемещении и увольнении.
Эти документы позволят исправить неверные данные на текущем месте. В ситуации, когда копий документов нет, а недостоверные сведения внесены предыдущим предприятием, нужно обратиться к нему.
При реорганизации этого предприятия, нужно искать его правопреемника.
Законные основания
Нормативно-правовыми актами, регламентирующими соответствующие правоотношения, являются ТК РФ, Правила от 16 апреля 2003 года № 225 и Инструкция от 10 октября 2003 года № 69.
Согласно нормам указанных актов, неправильно внесенные сведения нельзя устранять зачеркиванием, за исключением информации на титульном листе.
Фото: титульный лист трудовой книжки
Такая ошибка подлежит корректированию внесением в трудовую книжку записи о недействительности определенного текста и изложения правильной формулировки.
Про то, как выглядит готовое резюме для устройства на работу, читайте здесь.
Однако заполнить данные о недействительности сведений с предыдущего места работы может выполнить и отдел кадров нынешнего работодателя, взяв за основу документ предприятия, осуществившего некорректное заполнение.
Такими основаниями могут послужить копии приказов, личных карточек, соответствующих журналов и т.п.
Как сделать запись недействительной в трудовой книжке
Для процесса признания недействительной определенной записи, нужно обратиться:
| К текущему предприятию | С просьбой откорректировать сведения или запросом выдать трудовую (если она хранится не у него) |
| К прежнему работодателю | С требованием устранить ошибку |
Прежний работодатель по законодательству обязан помочь человеку при обращении к нему с такой просьбой, если он не прекратил свою деятельность. В противном случае нужно производить все действия на текущем месте.
Как правильно написать изменения
Процесс корректирования сведений состоит из следующих действий:
| Написать очередной | Номер сведения |
| Указать текущую дату | — |
| Написать текст о том, что «запись за номером таким-то недействительна, …» после этого указать верную редакцию | Новая редакция излагается в соответствии с основанием и законодательством |
| Далее заполняются реквизиты основания для внесения корректировки | Чаще всего указывается один и тот же приказ |
Грамотно признать запись в трудовой книжке недействительной, можно воспользовавшись соответствующим образцом.
Если вносится в дубликат
Дубликат изготавливается по заявлению работника. Основанием для этого служат следующие обстоятельства:
- оригинал потерялся;
- документ испорчен;
- в нем некорректно указаны данные.
Чаще всего поводом к такому действию выступает отмена акта об увольнении сотрудника (в случае его восстановления) или его постоянном переводе.
В таком случае дубликат позволяет не осуществлять процесс недействительности.
Поэтому повторный прецедент с дубликатом, скорее всего, будет оформлен таким же образом – выдачей второго дубликата с правильными сведениями.
При принятии решения о внесении исправлений в дубликат, процесс недействительности производится по общему правилу. При этом будет правильно устранять ошибки той организацией, которая выдала дубликат.
Нужно ли заверять
Сведения о недействительности и правильной редакции заверяются лицом, их внесшим. Допускается заверение всей информации, заполненной предприятием, в момент прекращения работы сотрудника.
Когда признается недействительной. Записи подлежат признанию недействительными:
| При расхождении сведений в них с информацией, содержащейся в документах, выступающих их основанием | Любая ошибка — в дате, № приказа, наименовании должности, подразделения и т.д. |
| При необходимости восстановить сотрудника в случае вынесения соответствующего решения суда | В качестве основания в таком случае указывается судебный акт |
Случаи при ошибочно внесенных данных
Некорректные сведения теоретически могут быть обнаружены в любом тексте, поскольку их выполнение осуществляется людьми, которым свойственно ошибаться.
Кроме того, нередки случаи, когда изначально правильная запись может быть впоследствии стать ошибочной и подлежит признанию недействительной.
К примеру, так происходит при восстановлении уволенного сотрудника на работе. При этом наиболее существенными являются ошибки, касающиеся информации о работе человека, в частности сведений о трудоустройстве и прекращении деятельности.
О приеме на работу
В случае неправильного заполнения сведений о приеме на работу, нужно устранять нарушение по общим правилам (признание недействительности некорректной информации).
Нарушением также является отсутствие отдельно указанной выше записи информации и наименовании предприятия. Проще всего устранить такие недочеты сразу же после внесения сведений.
Тогда информация о недействительности будет идти последующим номером вслед за некорректными сведениями.
В таком случае текущий работодатель без проблем исправляет недочеты. Наглядно увидеть запись в трудовой книжке «считать недействительной» можно в образце.
Когда неправильность информации выявлена после прекращения работы на предприятии, работнику желательно иметь на руках копию акта о трудоустройстве.
Его наличие позволяет признать недействительной такую некорректную информацию на текущем рабочем поприще.
Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков
Если копии такого приказа у работника нет, то ему придется обращаться к внесшему некорректные данные предприятию.
Об увольнении
Случаи внесения неверных данных при увольнении являются более разнообразными, поскольку иногда недостоверным является даже сам факт прекращения трудовых отношений.
Соответствующая неправильная запись должна быть признана недействительной. Увольнение по статье довольно часто становится предметом судебного спора между работником и предприятием.
Работник подает исковое заявление в суд с требованием восстановить его на работе. При этом нередко суд встает на сторону работника и устанавливает незаконность его увольнения.
В таких случаях работодателя обязывают восстановить сотрудника на работе в прежней должности.
Также бывает, что при возбуждении уголовного дела сотрудника увольняют, а впоследствии его оправдывают. Однако подобные факты работники склонны не афишировать.
При таких обстоятельствах законодательство предоставляет сотруднику возможность запросить вместо исправленного оригинала, ее дубликат. Многие люди прибегают к такому методу исправления.
Так лучше, в частности, после восстановления, когда этому обычно предшествует запись о расторжении трудового договора по причине дисциплинарного нарушения.
Такие обстоятельства способны заранее скомпрометировать работника в глазах следующего руководства, поскольку организации стараются избегать вероятности таких проблем.
Входят ли праздничные дни в отпуск по уходу за ребенком, читайте здесь.
Про совмещение и совместительство, смотрите здесь.
При этом опираться на показания свидетелей запрещено, за исключением событий чрезвычайного характера, когда документы уничтожаются повсеместно, под воздействием стихийного бедствия и т.п.
Работа с трудовыми книжками является очень ответственной, поэтому требует особой внимательности и грамотности осуществляющего ее специалиста.
Грубые или неоднократные нарушения при этом могут повлечь за собой дисциплинарную или даже более серьезную ответственность.
В таких случаях нужно учитывать, что между умышленным искажением фактов и неаккуратностью находится слишком тонкая грань.
Поэтому соответствующим сотрудникам рекомендуется быть предельно сконцентрированными и стараться делать записи максимально правильно.
Тем более, что на кону будущая заработная плата или пенсия человека. В законодательных кругах продолжительное время муссируется вопрос об отмене трудовых книжек в связи с повсеместным переходом на электронное документирование.
Но, скорее всего, это произойдет еще не скоро, хотя предпосылки для этого уже имеются. Даже в случае их отмены, на всякий случай лучше будет держать при себе эти документы и вносить правильно сведения в них.
Поскольку в переходный период часто возникают проблемы с утерей и некорректностью информации на электронных носителях.