Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.
Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.
В соглашении прописываются ключевые положения, а специальная и уточняющая информация касательно поставляемого товара содержится в спецификации.
Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2024 году, образец и правила заполнения.
Основные моменты
В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.
Что это такое
Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.
Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.
В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.
Стандартизированный вид спецификации не предусмотрен законодательными актами, поэтому партнеры оформляют ее в свободной удобной форме.
Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:
- номер документа;
- наименование поставляемой продукции согласно накладной;
- указание ГОСТов продукции;
- единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
- сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).
Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.
О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.
Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.
Существуют следующие виды документов:
| Спецификация в качестве неотъемлемой части договора | Являющаяся приложением к соглашению |
| Спецификация как часть расчетной документации | Прилагаемая к счету-фактуре |
| Отгрузочная товарно-сопроводительная спецификация | Оформляемая к каждой поставляемой партии продукции |
Назначение документа
Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.
Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.
Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.
Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.
Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.
В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.
В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.
Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.
Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.
Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.
Правовая база
Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.
Прочие нормативные документы в данной сфере:
- ФЗ “О стандартизации”;
- ФЗ “ О защите прав потребителей” (для продукции, которая покупается для будущей реализации в розничной торговле).
Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.
В ст. 429.1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.
Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.
В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.
Как составить бланк спецификации к договору поставки товара
В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.
А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.
Когда возникает необходимость
Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.
Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.
В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.
В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.
Как составить образец договора переуступки права требования долга трехсторонний, читайте здесь.
В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.
Кто этим занимается
В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.
При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.
Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.
При децентрализованном методе каждый менеджер занимается ведением переговоров с заказчиками и поставщиками самостоятельно.
Однако даже в случае, когда на фирме используется такой подход, хранение всей документации, договоров и спецификаций должно осуществляться в одном месте — у секретаря, в юридическом отделе и т.д.
В большинстве ситуаций компании начинают ведение договоров со второго способа.
Ведь если сама фирма состоит всего из нескольких сотрудников и менеджеров, нецелесообразно создавать отдельное подразделение для заключения соглашений и сопутствующей документации.
Однако в дальнейшем компании переходят на централизованный способ по мере роста и расширения.
Порядок заполнения (образец)
Утвержденной на государственном уровне формы спецификации не существует, поэтому стороны оформляют ее в свободной форме на страницах формата А4.
Рекомендуется указывать в спецификации такие существенные данные, характерные для образца спецификации к договору поставки строительных материалов и прочих товаров и продукции:
| Дата оформления | В шапке документа и его порядковый номер |
| Указание номера договора поставки | К которому данная спецификация является приложением |
| Названия поставщика и заказчика | Их четкие реквизиты и сведения ответственных представителей |
| Дата оформления документа | И временные сроки поставки товара заказчику |
| Технические параметры | Поставляемой продукции |
| Приложенная документация | И прочие существенные параметры сделки |
На момент осуществления поставки и предоставления заполненной спецификации ответственные стороны скрепляют документ подписями и печатями.
Если предприятия представляют официальные представители, понадобится нотариально заверенная доверенность.
В основном в документе используются таблицы, где удобно прописывать значимые параметры поставляемой продукции.
Число граф и строк определяется в индивидуальном порядке, исходя из количества наименований и особенностей продукции.
К примеру, образец спецификации к договору поставки мебели включает перечень составных элементов гарнитуров или мягкой мебели с детальными характеристиками.
В таблице необходимо прописать:
- порядковый номер продукции;
- полное наименование;
- единица измерения;
- ГОСТ продукции;
- цена за единицу товара;
- общая стоимость, которая указывается как без НДС, так и включая данный налог.
Этот документ выступает инструментом для идентификации и конкретизации определенного товара.
По этой причине спецификация может корректироваться на протяжении срока действия договора поставки в качественном и количественном измерении.
Требования, обязательные для выполнения при составлении спецификации:
- в соглашении должна быть ссылка или уведомление о приложении в виде спецификации под конкретным порядковым номером;
- она должна быть оформлена на отдельной странице и подписана до момента поставки и получения продукции;
- продукция, прописанная в спецификации, должна быть согласована между партнерами;
- в документе должны быть подписи обеих сторон, иначе он не будет иметь юридической силы;
- обязательное подписание бумаги в 2 экземплярах.
Можно ли вносить изменения
В процессе осуществления поставок происходят различные ситуации, когда требуется внесение изменений в спецификацию.
Обстоятельств и причин для этого может быть множество, к примеру задержки поставок в силу определенных факторов или отмена некоторых позиций из списка.
В случае возникновения надобности внесения изменений в оформленную спецификацию нужно учитывать, что данный документ выступает частью соглашения.
Согласно ст. 452 ГК РФ спецификация к соглашению поставки продукции представляет собой приложение к соглашению и наделена правовой силой, вследствие чего в нее допускается внесение изменений и расторжение по аналогичной схеме, как само соглашение о поставке.
Видео: договор и спецификация для Реализации товаров и услуг
При необходимости внести изменения данный факт должен быть согласован сторонами и закреплен письменно в обязательном порядке.
После достижения взаимной договоренности и согласия касательно изменений нужно оформить новый документ или внести корректировки в уже существующий.
В документе с изменениями нужно прописать следующую информацию:
- стороны пришли к решению о внесении изменений в спецификацию №;
- прописать дату оформления прежней спецификации;
- указать номер соглашения о поставке, к которому прилагается спецификация;
- определить суть корректировок, внести изменения, указать редакцию нового документа.
Как передать партнеру
В основном оформление и подписание соглашения осуществляется при персональном присутствии обеих сторон – поставщика и заказчика.
Спецификациями партнеры обмениваются по электронной почте, поскольку данный метод является наиболее удобным и оперативным.
Какова цена открытия фирмы ООО, читайте здесь.
Образец расписки о возврате денежных средств, смотрите здесь.
При этом нужно принимать во внимание наличие доказательств, что электронный почтовый ящик действительно числится за второй стороной соглашения.
Оптимальным вариантом станет указание данного почтового адреса в соглашении в части реквизитов сторон.
Мы рассказали вам о понятии и особенностях спецификации к договору поставки, рассмотрели правила и требования к ее заполнению и составлению.
Спецификация, как и договор поставки, наделена правовой силой, поэтому к ней предъявляются аналогичные правовые требования, то есть она должна содержать подписи и печати сторон для подтверждения ее легитимности.