Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.
В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2024 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.
Основные моменты
Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.
Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.
Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.
Что это такое
Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).
Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.
Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.
В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:
| Сотрудник отдела кадров | Он несет ответственность за правильное написание департаментов и отделов предприятия, названий должностей, количество окладов |
| Бухгалтер несет ответственность | За корректное отображение тарифных ставок и окладов, премий и доплат за выслугу лет |
Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.
Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.
Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:
| Срок действия | Прописывается в виде даты приобретения законной силы |
| Корректность написания | Наименований отделов и должностей |
| Число штатных единиц | При этом особое внимание при проверке уделяется правильному указанию и суммированию долей совместителей |
| Ставки, надбавки и доплаты | — |
Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.
Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.
Если в документе несколько листов, необходимо заверить каждый из них. Достаточной мерой станет прошивка с наклейкой, на которой предусмотрена персональная подпись руководителя.
Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.
Назначение документа
Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:
- по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
- предъявление в пенсионный фонд;
- предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
- предоставление в Фонд соцстраха;
- предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
- для вступления в СРО.
Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.
Фонды социального страхования также часто требуют выписки из расписания на конкретных работников с целью определения точного рабочего стажа или корректности начисления страховых платежей.
Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.
Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.
Законодательная база
Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.
Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 прописаны требования передачи личных данных.
Это означает возможность получения выписок из основных распорядительных документов предприятия, одним из них и является штатное расписание.
Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.
Как заполняется форма приказа о назначении генерального директора ООО, читайте здесь.
Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.
Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.
Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников
Из этого раздела вы узнаете, где можно взять бланк, как правильно оформлять выписку для тендера, для СРО, без ставок, а также разберемся в особенностях и необходимости заверения документа для контролирующих органов или иных нужд, рассмотрим образец копии выписки из штатного расписания и правила его составления.
Где взять бланк
Стандартизированная форма Т-3 закреплена законодательно, однако в зависимости от условий труда работников и системы оплаты труда работодатель вправе внести в форму изменения, которые будут отражать данные особенности.
Скачать образец выписки из штатного расписания на одного сотрудника или иные образцы можно на официальных порталах в интернете в свободном доступе и внести корректировки, исходя из специфики деятельности.
Бланк Т-3 включает такие важные сведения, которые необходимо сохранить при внесении правок:
| Название предприятия | И номер официального документа в соответствии с принятой нумерацией |
| Дата оформления | И период действия оригинала |
| Основная часть | Содержащая 10 столбцов, их количество и содержание допускается менять |
В последнем разделе документа необходимо прописать по каждому работнику:
| Наименование структурного отдела | И его код |
| Должность и квалификация | Класс каждого сотрудника |
| Совокупное количество штатных единиц на предприятии | В том числе необходимо перечислить открытые вакансии и должности по совместительству |
| Должностные оклады, премии и доплаты | А также совокупный размер оплаты труда каждого сотрудника помесячно. Размер ставки напрямую определяется его должностью в организационной иерархии, а общая сумма зарплаты зависит от его квалификационных знаний и умений |
| Особые примечания | — |
Приведем стандартный алгоритм оформления выписки:
| Верхний раздел выписки | Содержит сведения о работодателе (полное и сокращенное название) |
| Заголовок документа | — |
| Дата | Когда он был составлен и оформлен |
| Реквизиты (дата и номер) приказа | Которым был утвержден документ |
| Срок действия выписки | Срок окончания действия рекомендуется не указывать, поскольку законодательством на закреплены конкретные сроки действительности расписания |
| Основная часть выписки | Должна составляться в полном соответствии с оригинальным документом |
Если без окладов
Многие сотрудники отделов кадров утверждают, что выписка без прописанных окладов не может иметь правовой силы, поскольку это вступает в противоречие с требованиями постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.
Но часто происходят ситуации, когда кадровики составляют именно такие выписки без указания должностных окладов.
Для СРО
Саморегулируемые организации (СРО) являют собой сообщество компаний одной сферы или которые производят схожую продукцию, оказывают схожие услуги.
Такое сообщество имеет своей целью регулировать функционирование компаний в конкретной отрасли и определять стандарты качества производимых товаров или услуг.
Сегодня во многих сферах имеют действующие СРО, при этом стать участником союза можно как на добровольной, так и на принудительной основе.
По этой причине директору компании важно быть осведомленным о наличии возможности вступления в ряды СРО.
Но прежде он обязан ознакомиться со списком требуемой документации для вступления, среди которых имеется и выписка из штатного расписания.
Выписка с целью предоставления в СРО составляется по вышеизложенному алгоритму, с соблюдением всех важных нюансов, чтобы она имела юридическую силу и признавалась действительной.
Для тендера
Если иные ситуации, требующие выписки, вполне понятны, то новая сфера проведения торгов и закупок сырья и материалов требует пояснений.
Для участия в тендерных закупках среди прочих официальных документов предприятия требуется также заполненная по всем правилам выписка из штатного расписания.
Для того чтобы компания имела возможность принимать участие в торгах и стать победителем тендера на выполнение конкретной деятельности, все участники открытого конкурса обязаны предъявить организаторам перечень удостоверяющих и подтверждающих документов.
Видео: как сделать штатное расписание
В такой пакет в обязательном порядке включаются выписки из штатного расписания, копии трудовых соглашений или трудовых книжек.
Это требование применяется с той целью, чтобы проверить, что участник тендера в действительности является работником конкретной компании, и сможет производить продукцию или оказывать услуги, по которым и ведется тендер.
Тендеры на принятие участия в закупках продукции осуществляются для того, чтобы выявить определенного субъекта предпринимательской деятельности, который имеет возможность реализовать товар или оказать услугу максимально качественно, оперативно и недорого.
Как правильно заверить
Необходимость официального заверения выписки из штатного расписания возникает в ситуациях, когда она предназначена для использования во внешнем документообороте организации (например, при ведении судебных разбирательств по различным делам, для предоставления сторонним организациям или в государственные контролирующие органы).
Для выполнения заверения документа его составитель должен:
- указать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
- прописать полностью свои персональные данные (ФИО) и должность с расшифровками;
- поставить личную подпись и мокрую печать компании.
В случае наличия в документе двух страниц и более потребуется такое заверение на каждом листе.
Как заполнить образец приказа, чтобы уволить в связи со смертью работника, читайте здесь.
Про перевод на другую должность по инициативе работодателя, смотрите здесь.
Таким образом, данный заверенный документ дает возможность получателю максимально оперативно и эффективно получить требуемые данные о состоянии кадровой системы в компании в целом, а также в отношении каждого отдельно взятого работника в частности.
Итак, из материала вы узнали, как оформляется и составляется официальная выписка из штатного расписания, как она заверяется и кто ответственный за ее оформление.
Теперь вы знаете, в каких случаях может понадобиться выписка из расписания сотруднику или контролирующему органу, для каких целей она составляется.
Такая выписка позволяет получить детальные сведения о кадровой системе в компании, о количестве сотрудников и открытых вакансий, о размере должностных окладов по каждой должности.