Вам необходимо на сессию, и не знаете, как быть с работой, чтобы не считаться прогульщиком? Оформляйте учебный отпуск, который полагается всем студентам по законодательству Российской Федерации.
Оплачивается ли он заочникам, и как правильно оформляется в 2024 году — об этом поговорим в статье. Часто на фирмах работники совмещают работу и учебу в образовательном учреждении.
И согласно законодательству Российской Федерации таким сотрудникам на время сессии предоставляется учебный отпуск. Но оплачивается ли такой период?
Да и какие условия его предоставления, как он оформляется, доступны ли какие-то льготы? Все такие нюансы должен знать как бухгалтер, так и сам работник.
Основные моменты
Согласно Трудовому кодексу отпуск при получении образования не будет совпадать с остальными отпусками.
К примеру, если гражданин взял отпуск по уходу за малышом, то при оформлении учебного отпуска он будет прерван. Но какие еще особенности учебного отпуска
Рассмотрим, в чем его суть и какие нормативные акты стоит брать за основу при изучении данного вопроса.
Что это такое
Учебным отпуском называют дополнительный отпуск, который предоставляется работнику предприятия, что совмещает выполнение своих обязанностей по трудовому договору и обучение в ВУЗе.
Учебный отпуск не имеет отношения к основанному отпуску, но может к нему присоединяться. Отпуск такого плана может оплачиваться или предоставляться без оплаты.
Обязательные условия
Чтобы сотрудник получил учебный отпуск, должны соблюдаться такие условия:
| Компенсация и гарантии лицам | Что совмещают работу и обучение, полагается, если образование определенного уровня получают они впервые (ст. 177 Трудового кодекса России). Если человек получил образование в колледже, и решил получить в том же учреждении вторую специальность, учебный отпуск ему не положен |
| Не важно, на очной или заочной форме будет обучаться сотрудник | Это имеет значение только при желании получить оплату. Очники не могут рассчитывать на компенсации. А вот заочникам компенсация выплачивается за каждый пропущенный день работы |
| Все гарантии и компенсации могут предоставляться сотруднику | Если компания направила его на обучение согласно договору |
| При совмещении сотрудником работы и обучения в 2 учреждениях | Гарантии и компенсации будут предоставлены только в связи с обучением в одном учреждении |
| Образовательные учреждения | Куда поступает сотрудник, должны быть аккредитованными. Список таких учреждений есть на портале Федерального органа по образованию и науке |
| Учебные отпуска предоставляются на основании | Справок-вызовов из образовательных учреждений |
| Учебные отпуска будут предоставлены длительностью | Что не превысит нормы, установленные законом. Иные условия могут оговариваться между работником и компанией в индивидуальном порядке |
| Отпуск при получении образования предоставляется исключительно по месту основной работы | (ст. 287 ТК). А значит, совместители должны исполнять и далее свои обязательства на второй работе или оформить отпуск без сохранения заработной платы |
Законные основания
О гарантиях и компенсациях, положенных сотрудникам-студентам сказано в ст. 173-177 ТК. Отдельные положения по этому поводу есть и в ст. 17 ФЗ от 22 августа 1996 года № 125.
В законодательстве речь идет о 2 видах отпусков при учебе:
| Отпуск в связи с поступлением в образовательное заведение | И сдачей экзаменов для поступления, а также сдачей выпускных экзаменов |
| Отпуск, что полагается работнику | Во время обучения для аттестации, на время сессии |
Как оплачивается учебный отпуск студента заочника
Отметим, что отпуск при учебе предоставляется, если лицо учится:
- в ВУЗе;
- в колледже или техникуме;
- в вечерних школах, гимназиях;
- в училищах.
Оплата производится по правилам, что отражены в ст. 139 ТК, а также Постановлении № 922 от 24 декабря 2007 года.
Как рассчитать правильно НДФЛ, читайте здесь.
Необходимая сумма должна выплачиваться сотруднику за 3 дня до того, как начнется отпуск. Денежная компенсация по отпускам, что не были использованы, не платится, так как это не оговорено в ТК России.
Если же такие средства выплачиваются, действия компании считаются нарушением законодательных норм.
И в данном случае применяется мера ответственности, о которой сказано в ст. 5.27 КоАП. Да и признавать такие средства в расходах для налогообложения дохода не получится.
Сбор необходимых документов
Чтобы получить отпуск при учебе, работник должен предоставить руководителю фирмы:
| Справку-вызов из учреждения | В котором получает образование |
| Заявление | В котором прописана просьба предоставить отпуск |
Форма справки-вызова принята правительством лишь для высшего и среднего специального учреждения (Приложение №1, 2 к Приказу от 13 мая 2003 года № 2057, Приказ от 17 декабря 2002 года № 4426).
Если лицо получает начальное профессиональное образование, оно предоставляет справку, что разработана самим таким учреждением.
Справка-вызов — основание для получения отпуска и оплаты по нему. Она имеет две части — справку-вызов и справку-подтверждение.
Компания получит данный документ с заполненной 1 частью. Она отражает название учреждения, данные об аккредитации, вид отпуска и его длительность.
Вторую часть справки должны заполнить в образовательном заведении после окончания учебного отпуска.
Она подтвердит, что отпуск использован студентом по назначению. Если сотрудник фирмы не предоставит такой документ, то пропуск работы будет расцениваться как прогул.
А при прогулах к работникам применимы дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса. Оформлять отпуск по учебе лицо имеет право, но не обязано.
Если оно решит не брать отпуск, то работодатель его и не предоставит. Сотрудник также вправе использовать время учебного отпуска частично (к примеру из положенных 15 дней взять только 10).
Если человек решит взять отпуск, тогда необходимо написать заявление, отразив вид отпуска, длительность.
В заявлении должна содержаться информация такого плана:
- сведения о руководителе компании, в которой работает человек;
- название фирмы, организационно-правовая форма;
- данные заявителя;
- подразделение, в котором лицо работает (не обязательно, если компания небольшая);
- описывается причина — предоставление отпуска с подробными сведениями об образовательном учреждении
На основании указанных документов представитель компании оформляет отпуск так:
| Издается приказ с указанием предоставить отпуск человеку | Форма Т-6 |
| Определяется сумма отпускных выплат | Форма Т-60 |
| Отражаются сведения о предоставлении отпуска в восьмом разделе личных карточек сотрудников | Форма Т-2 |
| Указываются дни отпуска в табеле учета рабочего времени | Форма Т-12, Т-13 |
Какого размера выплаты
Учебные отпуска будут оплачиваемы только в том случае, если студент обучается успешно. Для пересдачи экзаменов работодатель не обязан предоставлять никаких отпусков.
А значит, в таком случае работнику придется брать выходные дни без сохранения заработка. Оплата производится по тем же правилам, как и при обычном отпуске.
При расчетах средней зарплаты человека за месяц складывают всю его прибыль. Затем полученный результат делят на 12 месяцев. Далее показатель делят на дни в месяце и определяют средний дневной заработок.
Чтобы определить размер компенсации, следует полученное число умножить на количество дней учебного отпуска.
Сроки отпусков
Сроки отпусков, на которые может рассчитывать студент (специалист и магистр):
| Если это 1 или 2 курс обучения | 40 дней |
| Если это остальные курсы | 50 дней |
Если получают среднее профессиональное образование, будет предоставлено:
| Для первокурсника и второкурсника | 30 дней |
| Остальным | 40 дней |
4 месяца отпуска получит лицо при прохождении госаккредитации или при защите диплома.
В ст. 173 ТК сказано, что 15 дней отпуска предоставляют гражданину, который собирается пройти вступительные испытания или сдает итоговые экзамены на подготовительных курсах.
Видео: как оформить учебный отпуск
Перед тем, как начнется итоговая аттестация, сотрудник фирмы вправе сократить рабочую неделю до 7 часов. Длительность сокращенного графика может составлять 10 календарных месяцев перед итоговыми испытаниями.
Если работодатель и работник договорятся, в течение данного периода может предоставляться один нерабочий день (часть 5 ст. 173 ТК).
В период таких освобождения лицо должно получать зарплату в размере 50%, но не меньше МРОТ.
Отображение в бухгалтерском учете
При оплате отпусков за время обучения стоит опираться на положения Приказа № 65н от 1 июля 2013 года, где сказано, что на подстатью зарплаты 211 стоит относить данные расходы.
Инструкции, которые должны быть основой:
| Если учреждение казенное | № 162н от 6 декабря 2010 |
| Бюджетное | № 174н от 16 декабря 2010 |
| Автономное | № 183н от 23 декабря 2010 |
Проводки следующие. Для казенных учреждений:
| Дт 0 401 20 211, 0 109 00 211 Кт 0 302 11 730 | Начислено средний заработок для оплаты учебного отпуска |
| Дт 0 302 11 830 Кт 0 303 01 730 | Удержано НДФЛ |
| Дт 0 401 20 213, 0 106 00 000, 0 109 00 000 Кт 0 303 10 730, 0 303 02 730, 0 303 06 730, 0 303 07 730 | Начислено страховые взносы на средства, выдаваемые в качестве отпускных |
| Дт 0 302 11 830 Кт 0 201 34 610 | Выданы средства из кассы |
| Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730 Дт 0 304 03 830 Кт 0 201 11 610 |
Перечислено средства на карту банка, которая открыта на имя работника |
Для автономного:
| Дт 0 109 60 211, 0 109 70 211, 0 109 80 211, 0 109 90 211, 0 401 20 211 Кт 0 302 11 000 | Начислено среднюю зарплату, чтобы оплатить отпускные |
| Дт 0 302 11 830 Кт 0 303 01 000 | Удержано налог на доходы физлица |
| Дт 0 401 20 213, 0 109 00 000 Кт 0 303 02 000, 0 303 06 000, 0 303 07 000, 0 303 10 000 | Начислено страховые взносы на отпускные |
| Дт 0 302 00 000 Кт 0 201 34 000 | Выдаются деньги из кассы фирмы |
| Дт 0 302 11 000 Кт 0 304 03 000 Дт 0 304 03 000 Кт 0 201 21 000 |
Перечислено средства на карту банковской организации |
Списанные со счетов средства должны также отражаться на забалансовом счете 18. Обязательство работодателя — раз в году оплачивать проезд к месту учебы и обратно (часть 3 ст. 173 ТК).
Но такие средства должны облагаться страховыми взносами согласно Письму от 20 апреля 2010 № 939-19. В бухгалтерском учете затраты на оплату проезда к местам учебы и обратно стоит отражать по Кт 70.
С учетом того, в каком подразделении трудится лицо и какие обязательства выполняет, начисляя компенсацию, нужно сделать такие записи:
Дт 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кт 70 — начислено компенсацию затрат на оплату проезда.
Компенсация выплачивается на основании предоставленной справки-вызова проездного документа.
Выплата же будет отражена так:
Дт 70 Кт 50, 51 — выплачено компенсационные средства на оплату проезда.
Возможно ли его продлить
Можно ли сокращать отпуск по учебе? Власти считают, что длительность отпуска должна быть неизменна. И при этом не стоит учитывать обстоятельства, пожелания сотрудника или иные условия.
Стороны не вправе изменить срок отпуска, который указывается в справке-вызове. А вот в том случае, если студенту не хватило положенных дней, он вправе его продлять, но только все лишние дни будут неоплачиваемыми.
Чтобы получить отпуск без сохранения зарплаты, лицо также предоставляет справку-вызов. Иногда задается вопрос такого плана — меняется ли длительность отпуска, если некоторые его дни пришлись на праздники?
Ответ отрицательный. Срок будет такой, как указано в справке-вызове. И оплате подлежат все дни, независимо от того, праздничные они или нет.
Если работодатель исключит праздничные дни из учебного отпуска, сотрудник вправе обратиться в суд.
Если работодатель нарушит правила Трудового законодательства, касающиеся учебных отпусков и их оплаты, придется понести административную ответственность.
Как получить у работодателя впервые трудовую книжку, читайте здесь.
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки,смотрите здесь.
Сумма штрафа составит 30 — 50 тыс. рублей или будет приостановлено деятельность предприятия на 3 месяца. Руководителя также ожидает штраф в размере 1 — 5 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП).
Материальная ответственность предусмотрена такого плана — выплата отпускных с процентами за все дни задержки.
Учебный отпуск предоставляется не на тех же основаниях, что и ежегодный отпуск. Поэтому при его оформлении и оплате стоит учитывать все нюансы.
Главное, что нужно помнить работнику, который учится в образовательном учреждении — он вправе использовать все дни отпуска, оговоренные в справке-вызове, и требовать за них оплаты.
А работодателю стоит соблюдать требования законодательства при использовании такого права сотрудником.