В данном материале рассмотрим особенности и процедуру заполнения трудовых книжек в организациях и для индивидуальных предпринимателей, основные правила заполнения трудовых книжек в 2024 году.
Также разберемся в требованиях к заполнению на первом месте трудоустройства и на последующих.
Основные моменты
Из данного раздела вы узнаете о назначении документа, разберемся в основных понятиях и терминах.
Рассмотрим требования законодательства и изменения в 2024 году, процедуру ведения и хранения трудовых книжек в организации, образец заполнения трудовой книжки для увольнения по собственному желанию.
Определения
| Страховая пенсия | Размер пенсионного обеспечения, который рассчитывается, исходя из персонального пенсионного коэффициента и баллов трудового стажа за весь период работы гражданина |
| Трудовая книжка | Официальный документ, подтверждающий факт наличия трудового стажа у гражданина и содержащий сведения обо всех прежних и нынешнем месте трудоустройства. Бумага необходима при подсчете рабочего стажа и для уведомления нанимателя о прежнем трудовом опыте соискателя |
| Трудовой стаж | Количество лет, на протяжении которых человек осуществлял трудовую деятельность, при этом учитываются все места официального трудоустройства |
Назначение документа
Трудовая книжка представляет собой главный документ, служащий подтверждением факта официального сотрудничества между нанимателем и работником.
В данной бумаге записываются все изменения в местах работы и занимаемых должностях человека, вносятся записи при приеме на работу и увольнении с указанием причин и ссылками на законодательные акты.
Трудовая книжка используется для:
| Фиксации всех без исключения изменений | В трудовом стаже гражданина |
| Записи сведений об основаниях для увольнений | Награждениях и особых достижениях человека на занимаемой должности |
| Подтверждения рабочего | (при расчете пенсионного обеспечения) и страхового стажа (при расчете пособий по обязательному социальному страхованию) |
По этим причинам к трудовой книжке следует относиться со всей тщательностью и ответственностью.
А должностные лица, ответственные за ведение и хранение, должны предпринять все меры для сохранности и целостности книжек всех сотрудников организации.
Нормативная база
Следующие нормативно-правовые акты регулируют сферу ведения трудовых книжек:
| Трудовой Кодекс РФ | Объясняет понятие трудовой книжки, определяет обязанности нанимателя касательно хранения, ведения и заполнения документов, а также процедуру их оформления впервые и на последующих местах трудоустройства |
| КоАП РФ | Предопределяет требования к ответственности нанимателя за несоблюдение правил ведения и хранения трудовых документов сотрудников |
| Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» | В акте содержится бланк и правила заполнения документа |
| Постановление № 69 Минтруда от 10.10.2003 | В акте содержатся требования к заполнению книжек, алгоритм внесения правок в документы при обнаружении ошибок |
Правила заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка отображает весь трудовой путь гражданина и всю его рабочую биографию, полученное образование и дополнительные квалификации, данные о профессиональном росте, выполняемые должностные обязанности.
Для того чтобы правильно записать все эти данные, необходимо знать алгоритм заполнения и ведения документации, правила заполнения трудовых книжек 2020 с комментариями, о чем мы расскажем в этом разделе.
Кем вносятся записи
В трудовую книжку должны вноситься все изменения должностей и занимаемых позиций гражданина, в том числе повышение категории или класса, полученные награждения, переводы в иные департаменты или подразделения организации.
Записи вносятся в документ только на русском языке, заполнение на иностранном языке допускается исключительно в случае, когда компания зарегистрирована в республике РФ, где на параллельной основе действует отдельный язык.
Данные о сотруднике вносятся исключительно работодателем в лице сотрудника кадрового отдела.
При первом трудоустройстве наниматель должен заполнить основные сведения о гражданине — ФИО, дата рождения, уровень образования и присвоенная профессия.
Эти сведения сотрудник отдела кадров выписывает из оригиналов или нотариально заверенных копий паспорта и диплома об образовании сотрудника.
Правилами заполнения предусмотрена обязательная фиксация каждой новой должности подписью работодателя и мокрой печатью.
Храниться трудовые книжки всех сотрудников организации должны в кадровом департаменте компании.
Если человек меняет какие-либо важные данные, в том числе фамилию или номер паспорта, эти данные необходимо немедленно обновить также на текущем месте трудоустройства и занести требуемую информацию в трудовую книжку.
Как правильно отвечать на вопросы на собеседовании, читайте здесь.
Также сотрудник отдела кадров должен вносить изменения в образовании гражданина, если в процессе работы он получил диплом о высшем образовании.
Порядок заполнения документа
Главным разделом трудовой книжки являются данные о месте трудоустройства. Правилами ведения и заполнения документов регламентируется процедура внесения требуемой информации.
Однако только строки о месте трудоустройства гражданина недостаточно. В соответствии с действующими нормами законодательства необходимо указывать дату взятия на себя трудовых обязанностей, занимаемую должность и записывать дальнейшие перемещения между должностями.
Рассмотрим порядок заполнения по графам:
| Порядковый номер приема на работу | В случае первого места трудоустройства необходимо поставить 1 |
| Указывается дата | Оформления работника на вакансию |
| Место трудоустройства | Отдел или департамент, краткие обязанности и занимаемая должность |
| Указание основания для приема на работу | В виде реквизитов и номера соответствующего приказа работодателя |
Важно отметить, что при нахождении на срочной военной службе перед приемом на место трудоустройства работодатель записывает эти сведения перед непосредственно записью своей организации.
В 2020 году правилами предусмотрено, что требуется обязательно записывать все важные события в трудовой карьере человека, в том числе пребывание на военной службе.
В качестве подтверждающего документа выступает номер военного билета. Если гражданин имеет другое рабочее место, занимаемое по совместительству, данный факт также нужно занести в книжку.
При этом сам документ остается на основном месте трудоустройства. Данные о параллельном месте работы вносит в трудовую книжку наниматель, который по закону занимается хранением книжки сотрудника.
С этой целью второстепенное место трудоустройства должно предоставить отдельный документ с требуемыми данными с подписью руководителя и мокрой печатью.
Раздел с данными о награждениях также состоит из четырех граф, а процедура заполнения аналогична процедуре для основных данных о работе.
В раздел записываются все выданные человеку награды, присвоенные грамоты и звания.
Сведения о трудоустройстве вносятся в трудовую книжку каждого сотрудника, который работает в организации более 5 дней.
Видео: правила ведения трудовых книжек
Если человек пришел на первое в жизни место работы, тогда трудовую книжку на него работодатель обязуется завести не позднее 7-дневного срока с момента оформления человека на работу.
Данные и причины увольнения записываются непосредственно в дату увольнения с указанием ссылки на нормативный акт и основания для ухода.
Как быть с титульным листом
Оформление титульного листа предполагает правильное и корректное заполнение основных данных о работнике.
Образец заполнения представлен в законодательных актах и содержит такие данные:
| ФИО должно вноситься в трудовую книжку полностью так же, как указано в паспорте | Если работник изменил фамилию за время трудоустройства, должностное лицо работодателя должно внести правки в соответствии с паспортом или документом, подтверждающим факт изменения фамилии. Предыдущая запись зачеркивается одной ровной чертой, а затем вписывается новая фамилия. На внутренней части обложки вносится запись со ссылкой на документ, служащий основанием для правки информации. Для подтверждения внесенных данных проставляется подпись ответственного сотрудника и мокрая печать работодателя |
| Дата рождения | Записывается в таком виде для избежания множества трактовок: число.месяц.год |
| Образование | Данные в трудовую книжку вносятся сотрудником отдела кадров на основании диплома о высшем образовании, предоставленного гражданином. В ситуации, когда работник приобретает новый диплом или квалификационный уровень после прохождения курсов повышения квалификации, ответственный сотрудник вносит эти данные. Все дальнейшие сведения об образовании записываются без перечеркивания предыдущих записей |
| Специальность гражданина вписывается в именительном падеже | Если занимаемая гражданином должность требует наличия дополнительных знаний и подготовки, тогда специалист вносит сведения о дополнительной документации, которая служит подтверждением полученной квалификационного уровня |
| Дата внесения данных | После оформления на работу гражданина в штат организации трудовая книжка должна быть заполнена на протяжении пяти дней. Проставляется печать предприятия, подпись должностного лица с расшифровкой, подпись руководителя |
Можно ли сделать дубликат
Дубликат представляет собой повторно выданный экземпляр трудового документа, имеющий аналогичную юридическую силу с оригинальным документом.
В 2020 году дубликат заполняется и ведется на основании требований и норм оформления, которые предусмотрены нормативными актами для трудовых книжек.
В случае утери или повреждения трудовой книжки гражданин должен обратиться на последнее место трудоустройства и сообщить работодателю о данном факте, заполнив заявление от руки в свободной форме.
Тогда работник кадрового департамента должен заполнить и подготовить для выдачи дубликат на протяжении 15 дней.
Данные, которые содержатся в дубликате документа:
- общий трудовой стаж до приема на работу на конкретное предприятие;
- стаж прописывается суммарно за все годы;
- данные о должности и переводах в данной организации;
- информация о награждениях, званиях, поощрениях, которые были присвоены гражданину на последнем месте трудоустройства.
Дубликат допускается выдавать, если основной документ непригоден для заполнения по ряду причин, или если было принято судебное решение о признании оригинала недействительным.
Нюансы для ИП
Оформление, заполнение и хранение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями осуществляется на общих законных основаниях.
Оплачивается ли больничный лист после увольнения по собственному желанию, читайте здесь.
Как получить пособие по безработице, смотрите здесь.
Помимо этого, частный предприниматель вправе использовать более простой способ внесения данных о сотрудниках.
Алгоритм заполнения трудовых документов для предпринимателей таков:
| В первой графе | Проставляется порядковый номер записи |
| Во вторую графу | Заносится дата приема гражданина в штат |
| В третьей графе | Указывается полное название частного предпринимателя |
| Также указываются сведения о приеме гражданина | На место трудоустройства, должность, на которую был принят человек. Необходимо в обязательном порядке указать номер приказа, на основании которого работник был зачислен в штат нанимателя |
Физические лица в соответствии с требованиями закона не вправе оформлять и вести трудовые книжки, а также осуществлять внесение новых данных в уже существующие книжки.
Итак, мы разобрались, зачем необходимо ведение и детальное заполнение трудовых книжек на каждого сотрудника.
Если наниматель ценит своих работников, он организовывает ведение, заполнение и хранение трудовой документации на надлежащем уровне.
Тщательное и ответственное заполнение трудовых книжек является основой успешного бизнеса.
При внесении всех значимых событий в трудовой жизни человека следующий работодатель более осведомлен об успехах и достижениях человека, его квалификации и профессиональных навыках.