Законодательно установлено, что процедура приема на работу возможна только при наличии трудовой книжки. Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства.
В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов.
Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.
Существуют определенные правила составления журнала, они действительны для всех без исключения предприятий, вне зависимости от сферы деятельности, иных факторов.
Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.
Что нужно знать
Законодательном установлена необходимость ведения не только трудовых книжек, но и специальных учетных листов. Они формируются в специальный журнал.
Он обозначается как журнал учета трудовых. Законодательно установлена необходимость внесения в трудовую книжку определенных записей при заключении трудовых соглашений.
При этом ведение журнала учета рассматриваемого вида строго обязательно. Причем не только для лиц юридических, выступающих в качестве работодателя, но также для индивидуальных предпринимателей.
К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся:
- необходимые термины;
- назначение документа;
- законные основания.
Необходимые термины
Все нюансы ведения трудовых и журналов для них устанавливаются законодательно. Потому следует заранее ознакомиться с ними. Это позволит избежать множества самых разных сложностей при осуществлении приема на работу.
Также важно помнить, что сам процесс ознакомления с нормами законодательства невозможно будет осуществить при отсутствии понимания основной терминологии.
К важным терминам, с которыми разобраться требуется заранее, относятся:
- трудовая книжка;
- журнал учета трудовых книжек;
- работник;
- работодатель;
- трудовое соглашение.
| Трудовая книжка | Подразумевается специальный документ, имеющий установленную форму. При этом основным его назначением является именно подтверждение наличия определенного стажа у сотрудника, самого факта ведения трудовой деятельности. |
| Книжка такого типа | Представляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу. Потому к заполнению её предъявляются достаточно высокие требования |
| Журнал учета трудовых книжек | Специального формата официальный документ, обязательный для ведения любым работодателем. Утверждена необходимость использования Постановлением Министерства труда и социального развития №69 от 10.10.03 г. В данном документе осуществляется процесс регистрации принятых на хранение от сотрудников трудовых книжек. Данный журнал также обозначается как «книга учета». Используется одновременно для реализации множества различных функций |
| Работник | В данном контексте лицо, которое передает на хранение своему работодателю трудовую |
| Работодатель | Организация, ИП — является второй стороной трудового соглашения |
| Трудовое соглашение | В соответствии с ним осуществляется процесс трудоустройства. Причем во время приема на работу в первую очередь делается соответствующая запись в трудовой. В трудовом соглашении отражается максимально подробно все обязанности и права работника, работодателя |
Назначение документа
Рассматриваемого типа документ подразумевает реализацию достаточно широкого перечня самых разных задач. В первую очередь к таковым относятся следующие:
| Упорядочивание рабочей документации | Непосредственно связанной с устройством на работу конкретного сотрудника |
| Упрощение процедуры контроля за деятельностью предприятия | Соблюдением прав сотрудника |
| Ведение учета | Всех имеющихся в наличии трудовых |
| Использование для защиты собственных интересов | Нередко возникают спорные моменты между работником и работодателем при оформлении процесса увольнения сотрудника |
Именно в силу функциональности, разностороннего назначения стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами составления данного типа книжки.
Это позволит избежать множества самых разных сложностей. В первую очередь — с трудовой инспекцией. Так как не только отсутствие журнала, но и его неправильное заполнение может стать причиной достаточно серьезных осложнений.
Разобраться, как подписывать книгу учета движения личных трудовых книжек, достаточно просто. Важно лишь помнить о особом регламенте данной процедуры.
Все особенности отражены в законодательных нормах. Бланк журнала учета трудовых книжек можно скачать здесь.
Потому если по какой-то причине опыт составления таких журналов отсутствует, то важно заранее разобраться со всеми НПД. Это позволит не допустить нарушения прав работников, а также проведения судебного разбирательства.
Законные основания
Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.
Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа. Включает в себя следующие основные разделы:
- постановление;
- приложение №1 — является подробной инструкцией по заполнению трудовых:
- Основные положения.
- Как заполняются основные сведения о работнике.
- Какие должны отражаться данные о сотруднике.
- Перечень информации о награждениях и поощрениях.
- Указывается подробная информация об увольнении сотрудника.
- Отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность.
- Как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой.
- приложение №2 — отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей;
- приложение №3 — формат книги учета трудовых, а также вкладышей.
Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.
Важными разделами являются следующие:
| ст.№66 | Трудовая книжка |
| ст.№67 | Формат трудовой книжки |
| ст.№68 | Как осуществляется процесс оформления на работу |
Главной особенностью журнала рассматриваемого типа является важность выполнения всех требований законодательства по поводу формата.
Про порядок увольнения по сокращению штата или численности, читайте здесь.
Не допускается невыполнение каких-либо требований. Грозит штраф не только за полное отсутствие данного документа, но также за наличие каких-либо ошибок.
Образец подписания книги учета движения трудовых книжек
Процесс составления журнала учета движения трудовых достаточно прост. Важно лишь заблаговременно ознакомиться с требованиями к формату документа.
К основным вопросам, предварительное рассмотрение которых поможет избежать нарушений, относятся
- как оформить титульный лист;
- как выглядит вкладыш в них;
- как заверяется;
- какой предусматривается штраф работодателю.
Как оформить титульный лист
Вопрос как подписывать книгу учета движения трудовых книжек является одним из самых важных и часто задаваемых в среде неопытных кадровых работников.
Требования к оформлению журнала не менее строгие, чем к составлению трудовой книжки, внесению в неё определенных записей.
Видео: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Существует определенный перечень базовых требований, предъявляемых к составлению:
| Срок хранения книги составляет не менее 75 лет | Потому обязательно требуется использовать только твердую обложку (хранение осуществляется до момента заполнения всех без исключения листов, а не 1 год — как для некоторых других реестров) |
| Все листы требуется составить | В соответствии с Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г. |
| Все листы должны быть пронумерованы | «Сквозным» способом |
| Листы в обязательном порядке | Прошиваются |
| Выполнение установленных выше требований | Подразумевает возможность изъятия из книги листов или же их добавления в неё |
| Задняя сторона журнала обязательно должна содержать некоторый перечень конкретных данных | наименование; суммарное количество страниц — проставляется цифрами, а также подписью; указывается дата начала ведения реестра; проставляется подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества, а также должности заверяющего лица |
| Требуется скрепление нитями прошивки | При использовании специальной сургучной печати организации |
Как выглядит вкладыш в них
Сама же книга представляет собой специальную таблицу, которая включает в себя перечень обязательных граф. На данный момент к таковым относятся следующие:
| Графа №1 | Проставляется номер по порядку |
| Графа от №2 до №4 | Дата приема на работу, а также заполнения трудовой и оформления вкладыша |
| Графа №5 | Фамилия, имя и отчество работника, которому принадлежит трудовая книжка |
| Графа №6 | Проставляется серия, а также номер трудовой книжки |
| Графа №7 | Указывается должность сотрудника, а также его специальность иные сопутствующие факторы |
| Графа №8 | Указывается точное место работы, организация куда был принят в конкретном случае работник |
| Графа №9 | Проставляется дата приема на работу, указывается порядковый номер приказа касательно приема |
| Графа №10 | Проставляется подпись с расшифровкой ответственного лица, которое осуществило принятие трудовой и заполнение |
| Графа №11 | Указывается сумма, полученная за вкладыш в трудовую |
| Графа №12 | Обозначается дата выдачи на руки трудовой или же дата прекращения действия трудового соглашения |
| Графа №13 | Обозначается подпись работника, указываются на получение на руки трудовой |
Данный формат устанавливается министерством труда, потому соблюдать его требуется обязательно. Существует много самых нюансов, касающихся отражения дат и иных моментов в журнале. Важно заранее изучить их.
Кем заверяется
Отдельным вопросом является процесс заверения журнала учета движения трудовых книжек.
В соответствии с законодательными нормами правом на осуществление данного действия обладает только лишь руководитель предприятия, его исполнительный орган.
В случае же с ИП данное право имеется только лишь у самого предпринимателя. В свою очередь не заместитель руководителя, ни какое-либо другое должностное лицо правом заверения не обладает.
В противном случае журнал попросту будет недействительным. Отдельным и не менее существенным нюансов является процесс пломбировки журнала.
Не допускается использовать для этих целей бумагу или же нечто другое. В качестве материала для пломбировки может быть использован только лишь сургуч. В противном случае опять же книга может быть признана недействительной.
Какой предусмотрен штраф работодателю
За нарушение правил составления журнала учета трудовых полагается достаточно серьезная ответственность. Данный момент отражается в ст.№5.27 КоАП РФ.
Величина штрафа на должностное лицо за отсутствие такого журнала варьируется в пределах от 500 рублей до 5 000 рублей.
Про уведомление работнику об изменении условий трудового договора, читайте здесь.
Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении, смотрите здесь.
Процесс составления книги рассматриваемого типа связан с множеством самых разных нюансов. Закреплены они в законодательстве, потому каких-либо сложностей возникать не должно.