Трудовое законодательство устанавливает необходимость ведения трудовых книжек. Данный документ служит для реализации обширного перечня различных задач.
Именно поэтому важно соблюдать правила составления, а также хранения и учета трудовых. Установлены определенные стандарты, касающиеся формирования таких документов.
Важно по возможности заранее ознакомиться со всеми законодательными нормами касательно этого момента.
Также важно знать о недопустимости допущения ошибок при заполнении трудовой, а также внесения в такой документ каких-либо правок.
За нарушение трудового законодательства касательно составления соответствующих документов полагается достаточно существенный штраф. Причем налагается он как на лица должностные, так и на юридические.
Общие моменты
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков отражены в законодательных нормах.
Именно поэтому прежде, чем приступить к оформлению самих книжек, а также осуществлению иных процедуры с ними, важно внимательно изучить все нюансы.
Это позволит избежать самых разных осложнений. Надзор за исполнением всех предписаний трудового законодательства ведет трудовая инспекция.
Наличие серьезных нарушений при осуществлении алгоритма оформления книжки могут привести к самым разным затруднениям.
Причем во многих случаях работник обнаруживает такие нарушения самостоятельно и обращается в суд.
Судебная практика говорит о том, что в большинстве случаев органы государственной власти находятся именно на стороне работника. Так как работодатель изначально находится в более выгодной позиции.
Основные вопросы, обязательные для предварительного рассмотрения:
- что это такое?
- назначение документа;
- правовые аспекты.
Что это такое?
Сама трудовая книжка — специальный документ, отражающий в себе должность сотрудника, его стаж и иные персональные данные.
Причем все данные обязательно должны быть подлинными, какие-либо ошибки, неточности попросту не допускаются. Важно все нюансы рассмотреть заранее.
Ещё один немаловажный момент — требуется соблюдать формат записи. Существует определенный регламент в соответствии с которым необходимо делать записи.
Касаются они как формулировки, так и используемы чернил. Сама книжка обычно приобретается за собственные средства сотрудника.
Если имеет место устройство на первую работу и ранее трудовая не заводилась — она должна быть составлена по месту приема на работу.
Сам алгоритм заведения трудовой опять же отражается в законодательстве. При этом важно помнить о необходимости соблюдения законодательных норм непосредственно касающихся хранения.
Опять же согласно законодательным нормам необходимо вести специальный журнал учета трудовых книжек. К нему имеются некоторые требования.
Представляет собой специальную таблицу, в которой отражаются данные касательно приема на работу и места положения трудовой. Не стоит забывать о необходимости соблюдения всех требуемых правил.
Назначение документа
Сами трудовые книжки одновременно используются для решения различных задач.
В первую очередь это:
| Отражение максимально точной и подробной информации | По поводу принятия на работу, увольнения с неё |
| Предоставление новому работодателю подробной информации о стаже сотрудника | Прежних местах его работы и иных данных |
| Используется сотрудников для защиты собственных прав и интересов в суде, других органах | Трудовая книжка представляет собой документ, имеющий определенную юридическую силу |
| Упорядочивание, сохранение информации | О стаже работы, должностях |
| Иное | — |
Существует несколько нормативных документов об утверждении формы правил ведения и хранения трудовых книжек. По возможности стоит заранее ознакомиться со всеми ними.
Так как ответственность за неправильное ведение и оформление трудовых полагается достаточно существенна.
На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 500 рублей до 5 тыс. рублей. В то же время на юридические лица налагается штраф до 50 тыс. рублей.
Правовые аспекты
Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.
Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа.
Включает в себя следующие основные разделы:
| Постановление | — |
| Приложение №1 |
Является подробной инструкцией по заполнению трудовых:
|
| Приложение №2 | Отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей |
| Приложение №3 | Формат книги учета трудовых, а также вкладышей |
Стоит отдельно выделить некоторые пункты Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.03 г.
Они являются наиболее существенными при оформлении самих трудовых, а также журнала ведения учета таких книжек.
К данным важным пунктам постановления можно отнести:
| п. 45 | Данный раздел определяет, что вся ответственность за сохранность трудовой и ведение её, учет информации возлагается на работодателя, у которого на конкретный момент времени трудоустроен сотрудник |
| п. 31 | Определяется обязательность оформления новой трудовой в случае её утраты, данная процедура должна быть осуществлена в течение не более чем 15 дней |
| п. 41 | Обозначается перечень информации, которую требуется в обязательном порядке отразить непосредственно в журнале учета трудовых книжек |
| п. 33 | На основании данного раздела постановления работник имеет право на оформление дубликата трудовой в случае, если она была утеряна или же выдача её невозможна по иной причине |
| ч. 2 п. 8 | Если ранее трудовая книжка по какой-то причине у сотрудника отсутствовала, то после приема на работу работодатель обязан оформить данный документ в течение одной недели |
| п. 35 | Устанавливается необходимость заверения всех записей, сделанных работодателем, в процессе прекращения действия трудового соглашения |
| п. 42 | Определяет что бланки рассматриваемого типа являются документами строгой отчетности, определяется порядок сохранности |
| п. 10 | Определенного типа записи должны вноситься в трудовую книжку не позднее одной недели с момента возникновения самой такой необходимости |
| п. 12 | Данный раздел определяет, что все вносимые записи в трудовую книжку обязательно должны быть сделаны с ведома работника, за его подписью |
Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.
Важными разделами являются следующие:
| ст.№66 | Трудовая книжка |
| ст.№67 | Формат трудовой книжки |
| ст.№68 | Как осуществляется процесс оформления на работу |
Особенно внимательным следует быть при внесении новых записей в трудовую. Так как наличие недочетов, каких-либо ошибок может привести к достаточно большому количеству самых разных сложностей.
Возможно ли устройство на работу по договору без трудовой книжки, читайте здесь.
Нередко судебные разбирательства имели место только лишь из-за неверно обозначенного основания для увольнения. Подобные прецеденты приводят к достаточно существенным штрафам.
Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ
Законодательством установлено, что использование трудовой, его оформление и отражение в ней информации строго обязательно при заключении трудового договора.
Причем касается это работодатель всех типов без каких-либо исключений — как индивидуальных предпринимателей, так и юридических лиц.
Данный момент закреплен на законодательном уровне. К основным связанным с оформлением трудовых вопросам стоит отнести:
- общие принципы при формировании документа;
- кем подписывается;
- срок и место хранения;
- образец документа.
Общие принципы при формировании документа
Существует определенный перечень стандартных принципов касательно ведения, а также хранения трудовых книжек.
На данный момент большая часть их определяется ч.2 Постановление Правительства РФ №255 от 16.04.03 г.
К основным таковым принципам можно в первую очередь отнести следующее:
| Обязательно необходимо отразить полный перечень сведений о самом сотруднике | фамилия, имя и отчество; дата рождения; образование/профессия/специальность |
| Все записи должны быть сделаны при отсутствии каких-либо сокращений | А также обозначаются соответствующим порядковым номером |
| Все вносимые изменения в трудовую | Осуществляются только под подпись работника |
| Если имеет место увольнение | Требуется отразить этот момент соответствующим образом со ссылкой на статью-основание для самого факта увольнения |
Если ранее какой-либо опыт касательно составления, оформления и заведения трудовых книжек отсутствовал, то перед внесением какой-либо информации следует изучить Постановление Правительства РФ №255 от 16.04.03 г.
Видео: как сделать запись в трудовой книжке
Данный нормативный документ все моменты касательно составления, а также отражения информации в трудовой.
Кем подписывается
Сам процесс оформления трудовой, внесения определенных записей в неё требует участия одновременно нескольких человек:
| Кадрового работника | Нередко функции его выполняет главный бухгалтер — осуществляет непосредственное оформление книжки |
| Самого сотрудника, на которого заводится трудовая | Все записи должны сопровождаться соответствующей подписью |
| Исполнительного органа, директора | Сам он в составлении трудовой книжки обычно не участвует, но именно на основании его приказа делаются различного рода записи |
Срок и место хранения
Трудовая книжка должна храниться в кадровом отделе организации в течение всего срока работы.
Все про специальный страховой стаж, читайте здесь.
Образец заявления на отгул в счет отпуска, смотрите здесь.
Иногда возникают сложные обстоятельства:
| Если сотрудник умер | В течение 2 лет трудовая должна храниться от остальных книжек отдельно до истребования родственниками |
| Если в течение определенного срока родственники трудовую книжку не потребовали | Необходимо хранить её в архиве предприятия в течение 50 лет, далее она уничтожается в установленном порядке |
Образец документа
Трудовая книжка представляет собой таблицу со следующим перечнем граф:
- номер записи по порядку;
- дата — число, месяц, год;
- сведения о приеме на работу, о переводе на другую работу, иное;
- ссылка на документ, на основании которого была сделана соответствующая запись.
Процесс составления трудовой книжки, а также её хранения должен осуществляться в соответствии с базовыми НПД.
В противном случае велика вероятность наложения штрафа, самых разных иных проблем.