В трудовой книжке отражается почти вся жизнь человека – где, кем, и сколько лет он трудился, каких профессиональных высот и значительных успехов в карьере ему удалось достичь.
Этот документ порой важнее паспорта. Потому что записи в трудовой книжке (ТрК) при трудоустройстве определяют стаж, уровень заработной платы, выслугу лет и прочие выплаты со стороны работодателя, а в пенсионном возрасте – размер пенсии, пособий, компенсаций и льгот.
Заставить работодателя своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату, выполнять прочие свои важные обязательства по отношению к работнику, паспорт, увы, не может.
Трудовая книжка является защитой настоящего и будущего каждого трудящегося человека.
Что нужно знать
При трудоустройстве в ТрК каждого работника вносятся соответствующие сведения о приеме на работу. Документ хранится у работодателя.
При увольнении сотрудника работодатель обязан указать в документе основания для прекращения трудового договора.
Для работника, не имеющего ТрК, работодатель обязан ее завести не позднее чем через 5 рабочих дней.
Основанием для ее оформления, должно быть, письменное заявление работника с указанием причин отсутствия ТрК. Заполняется документ в присутствии заявителя.
При увольнении граждан работодатели должны выдавать ТрК с соответствующими формулировками и ссылками на нормативные акты. Выдача документа осуществляется в последний рабочий день.
Иногда нанимателю при трудоустройстве предоставляют несколько ТрК. Запись о приеме на работу можно вносить по желанию работника, в одну из предоставленных трудовых книжек.
Но все предъявленные ТрК следует также хранить в сейфе. Они понадобятся бухгалтерии для расчетов трудового стажа.
В нашей стране с 1 января 2004 года согласно Постановлению Правительства РФ № 225 введены ТрК и вкладыши нового образца.
Имеющиеся у трудящихся документы ранее действующего образца менять на новые нет необходимости.
Бланками ТрК и вкладышами работодатели обеспечиваются в соответствии с приказом Минфина РФ № 117н специальными службами доставки полиграфической продукции или иным способом, предусмотренным указанным нормативным актом.
Обязанность работодателя – позаботиться о том, чтобы определенное число бланков ТрК всегда было в наличии.
Требовать, чтобы работник самостоятельно приобрел бланк ТрК или вкладыш наниматель не вправе (п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Тем более что бланки, приобретенные самими работниками в частном порядке для оформления работодателям принимать нельзя.
Поскольку торговля ТрК и вкладышами считается незаконной. Бланк ТрК – это документ строгой отчетности.
Это объясняет защитный комплекс, включающий — водяной знак, защитные волокна, химическую защиту, сетку, краску, переход и микротест.
Бланк даже сшит с помощью защитных ниток, особым швом. Заполнять ТрК следует вручную.
Допускается внесение сведений в документ с помощью компьютера, но, не имея предварительно освоенных навыков и подобного опыта заполнения, от такого шага лучше воздержаться во избежание порчи документа.
Работодатель может впервые оформлять ТрК бесплатно или с последующим вычетом стоимости бланка из выплат при увольнении работника.
Определения
Официальное трудоустройство гражданина при оформлении трудовой книжки или вкладыша предполагает использование следующих определений:
| Трудовая книжка | Официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, увольнения или перевода гражданина на другую работу, а также его стаж по соответствующему уровню квалификации |
| Бланк трудовой книжки | Документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК», который приобретает, заполняет и хранит работодатель |
| Вкладыш | Фактическое продолжение ТрК, документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК». Приобретается, заполняется и вшивается работодателем в трудовую книжку, если в ней больше нет места для внесения (продолжения) записей |
| Титульный лист | Первая страница ТрК, которая содержит полные и точные сведения о трудящемся |
Какова ее роль
Чтобы понять, насколько важна роль ТрК в жизни человека, можно сделать попытку трудоустроиться без нее.
Представленное кандидатом на вакансию резюме работодатель, конечно, с пристрастием изучит.
Но ведь указанные в резюме данные – это, как правило, собственная оценка навыков, умений, профессионализма. А вот к записям в трудовой книжке отношение у нанимателей совсем другое.
Ведь ТрК – практически рабочая биография, в которой за каждую имеющуюся запись отвечают конкретные руководители-работодатели.
И именно поэтому доверие она должна вызывать намного большее, чем резюме. Отсутствие ТрК у человека, намеревающегося трудоустроиться, может вызывать сомнения или недоверие работодателей.
Случаи, когда уволенные за прогулы, воровство или пьянство сотрудники просто-напросто избавляются от трудового документа – это сегодня не редкость.
Сведения ТрК вносятся в общую базу данных Пенсионного Фонда. Поэтому иногда появляется необходимость в их уточнении.
В особенности это касается работников, трудовой стаж которых начался задолго до введения системы персонифицированного учета (ст.1 ФЗ от 01.04.1996 №27-ФЗ).
Система учитывает сведения о каждом работнике. Введение персонифицированного учета и контроля поступающих сведений определяет в будущем размеры пенсионного обеспечения трудящегося.
А в случае болезни, данные ТрК, используются для подсчета трудового стажа и размера выплат по листкам нетрудоспособности.
В некоторых случаях трудовую книжку нужно представлять для оформления загранпаспорта. Нередко ее копию требуют в банках для принятия решения о выдаче кредита.
Нормативная база
При официальном оформлении трудоустройства граждан наниматели обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:
| Возложение обязанности оформления трудовых книжек на работодателей, порядок внесения сведений | Определяется в соответствии со ст.66 ТК РФ |
| Форма ТрК, образец вкладыша, оформление, ведение и хранение документов, а также их выдача при увольнении | Регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 |
| Правила заполнения ТрК | Закреплены Постановлением Минтруда России № 69 |
Как оформить титульный лист трудовой книжки (образец заполнения)
Впервые нанятым работникам ТрК «открывают», заполнив в его присутствии соответствующий бланк. Все данные вписываются на русском языке.
При местонахождении работодателя на территории республики, имеющей свой язык, русский текст может быть дублирован иным этническим языком.
Обязательна ли выплата выходного пособия при ликвидации организации, читайте здесь.
Сведения вписываются черными, синими или фиолетовыми чернилами перьевой, гелиевой или шариковой ручкой.
В записях не должно быть никаких сокращений, например — в датах год прописывается словом «год», а не буквой «г» с точкой.
Длинные слова пишут мелко, но разборчиво. Перенос слов на другую строку разрешен. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, в. т. ч. образование.
В каких случаях заводится
Для начала следует определиться с работодателями, обязанными заводить, заполнять и в последующем вести ТрК. Это:
| Юридические лица | Организации, учреждения и предприятия, которые зарегистрированы в установленном порядке в ЕГРЮЛ (ст.48 ГК РФ) |
| Физические лица | Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юридического лица (ст.66 ТК РФ) |
Для физических лиц – частнопрактикующих нотариусов, адвокатов и других работодателей, подлежащих госрегистрации и лицензированию исполнение вышеуказанного законодательства также обязательно.
В двух случаях наниматель обязан заводить ТрК своему работнику. Если:
| Гражданин поступает на работу впервые | ст.65 ТК РФ |
| У принимаемого работника ТрК | Отсутствует, утеряна или повреждена |
А теперь о категориях работников, для которых заводить, заполнять, вести и хранить ТрК наниматели обязаны.
К ним относятся:
- приступившие к основной работе 5 дней назад;
- сезонные рабочие;
- временные работники;
- внештатные сотрудники.
Не заполняется ТрК для лиц заключивших договора гражданско-правового характера. На них положения ТК РФ не распространяются.
Порядок заполнения титульной страницы
Первая или титульная страница ТрК, отражающая сведения о трудящемся, заполняется четко и разборчиво, как и весь документ в целом.
К сведениям, предназначенным для внесения в титульный лист, относятся:
- Фамилия, имя, отчество гражданина.
- Дата его рождения.
- Образование.
- Профессия.
- Специальность.
Графу «ФИО» нужно заполнять, сверяя данные с паспортом или с иным документом, который удостоверяет личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права).
Видео: как заполнить титульный лист трудовой книжки?
После внесения сведения обязательно перепроверяют, т. к. ошибки в титульном листе недопустимы. Бланк с ошибками и исправлениями признают испорченным.
Он подлежит уничтожению. Дату рождения надо записывать блоками — две цифры должны обозначать число, еще две – месяц рождения, оставшиеся четыре – год рождения. К примеру — 06.09.1976.
Уровень образования граждан вписывается с учетом документа, подтверждающего прохождение государственной итоговой аттестации. К ним относятся:
| Аттестаты об основном общем образовании | Для выпускников 9 классов |
| Аттестаты о среднем (полном) общем образовании | Для выпускников 11–12 классов |
| Дипломы об образовании | Начальном, среднем, высшем, послевузовском, неоконченном высшем |
Последний пункт следует подтверждать справками из вузов, зачетными книжками, студенческими билетами.
Воспользоваться этими документами придется и при заполнении графы о профессии и специальности. Здесь следует учитывать многие факторы.
К примеру, диплом бакалавра свидетельствует — присуждена степень по одному из направлений профподготовки, а не присвоена квалификация.
Выпускникам школ, не имеющим профессий и специальностей, в эту строку ничего не вписывают до получения ими образования.
Еще при заполнении этой графы нужно уметь различать «специальность» от «квалификации». Чаще всего специальность – это длинное выражение, а сокращения не допускаются.
В строке, обозначающей дату заполнения ТрК, следует использовать буквенное и цифровое обозначение.
Причем дата заполнения документа со временем начала работы может не совпадать — нанимателю дается 5 дней для принятия решения о приеме на работу.
Титульный лист предполагает наличие двух подписей – лица, которое отвечает за ведение ТрК и того, кому книжка и предназначается.
Во избежание всевозможных нюансов лучше не подпись ставить, а фамилию. Писать следует разборчиво, а еще лучше печатными буквами.
Первую страницу книжки заверяют печатью того предприятия, на котором она впервые заполнена или печатью кадровой службы. Без печати титульный лист и сама ТрК считается недействительной.
При необходимости внесения изменений
В жизни человека происходят разные события, и, к сожалению, зачастую приходится проходить долгую и утомительную процедуру переоформления, замены документы.
При изменении персональных данных в трудовой книжке прежние данные зачеркивают полностью, новые вписываются рядом, сверху или в продолжение этой же строки.
Никаких «Исправленному верить» быть не должно. А изменения следует подтвердить ссылками на паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, указав серию и номер документа.
Ссылки проставляются на обложке ТрК, на внутренней стороне. Они должны быть заверены подписью и печатью работодателя или службы кадров.
А вот для изменения строки об образовании зачеркивать первоначальный вариант не надо. Просто вносят новую запись.
Сведения о вновь полученных профессиях должны быть дополнением к ранее существовавшим. Ссылки на документ также располагаются на внутренней части обложки ТрК.
Как подписывать титульный лист книги учета движения трудовых книжек, читайте здесь.
Пример письменного отказа в приеме на работу, смотрите здесь.
Следует помнить, что даже мельчайшие неточности и ошибки в ТрК могут привести к довольно серьезным и обременительным последствиям.
Поэтому прежде чем ставить свою подпись, нужно внимательно изучать документ.
Пример документа
Ознакомиться с порядком заполнения страниц ТрК, следующих за титульным листом, можно на примере:
Фото: титульный лист трудовой книжки
Фото: запись в трудовой книжке
Как видим, первичное оформление ТрК, заполнение всех строк документа, внесение новых сведений о принятом работнике требуют от работодателя, кадровой службы или бухгалтерии знаний основ ТК РФ и других нормативных актов.
Это непростая задача, требующая особого внимания: слишком большая ответственность возлагается на каждую цифру или букву в этом документе.
Что-то пропустил, отвлекся, не заметил ошибки – и работник может проститься со спокойной, а в дальнейшем и обеспеченной жизнью.