Участвуя в тендере, можно не только получить существенную прибыль, но и повысить свой авторитет на рынке. Но стать участником торгов может не каждый. Как в 2024 году принять участие в тендере?
В современном бизнесе проведение тендеров достаточно распространено, поскольку они выгоды для всех участников.
Но для участия в торгах нужно знать и учитывать некоторые особенности. Как в 2024 году принять участие в тендере?
Что нужно знать
В России принять участие в проводимых тендерах вправе как отечественные, так и зарубежные компании. Не предусмотрено ограничений и для индивидуальных предпринимателей.
Все участвующие субъекты соревнуются за победу на равных условиях. Для участия в тендере понадобится ознакомиться с положением о закупках, предусмотренными законом нормами, требованиями заказчиков.
Характер тендера может быть разным, что зависит от вида закупок и заказчика. К примеру, при проведении тендера по госзакупкам требования со стороны заказчика существенно ограничены нормами закона.
Если тендер имеет коммерческую основу, то заказчик вправе выдвигать любые требования, и в своих действиях не ограничен какими-либо правовыми актами.
При подаче заявки на участие в тендере участник автоматически соглашается на соблюдение конкурсных правил.
До завершения срока приема документов в поданную заявку можно вносить правки. Кроме того допускается отзыв заявки на участие, если потенциальный участник вдруг передумает.
Но отзывы случаются не часто, поскольку большинство участвующих лиц ясно представляют себе цель участия.
Определения
Тендер это метод закупок, широко используемый за счет своей эффективности. Его суть в том, что покупатель организует конкурс среди поставщиков.
При этом описываются желаемые характеристики товара (работ, услуг), чтобы участники могли сформировать подходящее предложение.
Организатор торгов выбирает наиболее выгодный для него вариант и подписывает контракт на поставку с выигравшим участником.
Схема проведения тендера предполагает три основных роли, которые отображают связь интересов субъектов, участвующих в сделке. Это:
Заказчик (покупатель) | Организация, цель которой заключить контракт на приобретение нужного товара с самыми выгодными условиями |
Участник (претендент) | Субъект, претендующий на роль поставщика |
Организатор | Юрлицо, которое занимается подготовкой и проведением тендера. Как правило, в качестве организатора выступает сам покупатель |
Все прочие участники тендерных торгов лишь косвенно участвуют в мероприятии, выполняя вспомогательные и обеспечительные функции. Тендерные торги отличаются по некоторым признакам, что позволяет классифицировать их по видам.
По составу участников:
Открытый | Информация о тендере публикуется в СМИ и любой желающий может принять участие в торгах |
Закрытый | Организатор персонально приглашает нескольких участников |
Специализированный | В отношении претендентов предусматриваются ограничения |
По конфиденциальности результатов:
Гласный | Количество участников и итог тендера известны |
Негласный | Число участвующих субъектов сохраняется в тайне, и победитель получает письмо о победе |
По принципам оценки предложений:
По цене | Пожелания заказчика описаны подробно и победитель выбирается исходя из наиболее выгодной стоимости |
По открытости предложений | Условия заказчика озвучиваются рамочно, что позволяет участникам проявить креативность и нестандартность решений |
По процедуре проведения:
1 этап | Переговоры не предусматриваются. Конкретное предложение и заявка подаются одновременно |
2 этапа | По времени более затратен и в России применяется редко. Сначала организатором определяется несколько претендентов и уже с ними ведутся переговоры до определения победителя |
Кроме прочего стоит отметить, что с недавнего времени доступными стали электронные торги.
Заявка подается удаленно. Онлайн проведение обеспечивает участникам равные условия и гарантирует прозрачность торгов.
Какова их цель
В переводе с английского «tender» означает «предложение». В этом и заключается основная суть торгов.
Проведение конкурса среди потенциальных поставщиков обеспечивает возможность выбора наилучшего предложения.
Причем под предметом предложения подразумеваются не только товары, но проведение работ, оказание услуг и прочее.
В бизнес-сфере тендер может заменяться такими синонимами, как:
- конкурс;
- аукцион;
- отбор предложений;
- конкурентный выбор поставщика и т. д.
Для заказчика тендер позволяет найти наилучшее предложение по приобретению товара. Но и для участников тендерные торги весьма выгодны.
Посредством участия в торгах можно найти нового бизнес-партнера, чьи условия обеспечат прибыль компании.
Зачастую именно тендер становится наиболее коротким и единственно возможным способом наладить выгодное сотрудничество, в том числе и с иностранными покупателями.
Правовое регулирование
На госзакупках проведение тендеров до 2014 года регламентировал ФЗ № 94 от 21.07.2005. с 1.01.2014 вступил в силу ФЗ № 44 от 5.04.2013 «О контрактной системе в сфере закупок …».
Законодательством регулируются отношения, касающиеся размещения заказов на поставку товаров для удовлетворения государственных и муниципальных потребностей.
По ФЗ № 44 установлен единый порядок проведения торгов и размещения заказов, что должно обеспечить сохранность единого экономического пространства в пределах страны.
Кроме регламентирования торгов в реальном времени в ФЗ № 44 регулируется проведение электронных торгов. Помимо указанного закона существуют и иные нормативы – постановления и распоряжения Правительства, письма Минэкономразвития.
Со 22.04.2014 действуют изменения Административного кодекса РФ, которые касаются тендерных торгов.
В частности предусматривается ответственность за факты коррупции в области закупок среди юрлиц. Любое нарушение действующего порядка ведет к негативным для нарушителя последствиям.
При проведении коммерческих тендеров заказчики могут выдвигать дополнительные требования. Но общий ход торгов и организация тендера основываются на Законе о госзакупках.
Как принять участие в тендере
Какой бы вид тендера не проводился, существует ряд правил, единых для любых тендерных торгов:
Участие в торгах допускается только на основании своевременно поданной заявки | С приложением необходимых документов. После обозначенного срока заявки не принимаются, равно, как и не допускается внесение изменений в ранее поданные заявки |
Подавая заявку | Претендент обязуется соблюсти все предложенные условия и правила в случае победы в конкурсе |
Если срок подачи еще не истек | Поданную заявку можно отозвать |
Пакет документов готовится | В соответствии с требованиями заказчика |
При участии в международном тендере | Необходимо подготовить документы на официальном языке государства заказчика, если не предусмотрено иное |
Поданные заявки недоступны иным участникам торгов | С целью предотвращения недобросовестной конкуренции |
Перечень необходимых документов
Какие документы нужны? При размещении сообщения о проведении тендерных торгов заказчик формулирует требования относительно необходимой документации.
За основу. Как правило, за основу берется стандартный пакет, составляемый для участия в тендерах на различных торговых площадках:
Подробная информация о компании | Юридический адрес, расчетный и корреспондентский счета, контактный телефон |
Выписка о деятельности компании с наличием печати ФНС и нотариального заверения (оригинал и копия) | Юрлица оформляют выписку из ЕГРЮЛ, от ИП требуется выписка из ЕГРИП |
Копия Устава организации | Или копия паспорта ИП (все страницы) |
Документы | Подтверждающие полномочия лица, подающего тендерную заявку. Это может быть решение о назначении на должность для руководителя компании или доверенность на представление интересов участника |
Решение от претендента об одобрении сделок | Исходя из итогов конкурса, с обязательным указанием предельной суммы контракта |
Иностранные конкурсанты прилагают к пакету документов их копии на языке своей страны. Когда торги проводятся в электронной форме, то участнику понадобится иметь электронную подпись.
С чего лучше начать
Планируя участие в тендерах, нужно в первую очередь определиться с тем, кто будет представлять интересы компании (ИП) и заниматься всеми тендерными вопросами.
Причем надлежит учесть, что от представителя потребуется:
- специальное образование (желательно экономическое);
- высокая квалификация в соответствующей сфере деятельности;
- знание законодательных основ и юридических нюансов;
- практический опыт участия в тендерах (или идеальное знание теории).
Как составить образец доверенности на получение товара в свободной форме, читайте здесь.
Порой всеми этими качествами обладает руководитель компании. Но участие в тендере отнимает немало времени, что сказывается на исполнении руководящих функций.
В основном практикуются такие варианты, как:
- расширение штата с введением новой структурной единицы (тендерный отдел);
- использование аутсорсинга;
- обращение за профессиональным сопровождением участия в тендере.
Независимо от выбранного варианта нужно:
- правильно оформить все необходимые документы;
- сформировать надлежащее предложение;
- финансово обеспечить заявку;
- правильно выбрать тендер с учетом всех вероятных рисков.
Пошаговая инструкция
Участие в тендерных торгах сводится к следующему алгоритму:
Выбор тендера | Для этого можно просматривать сведения, опубликованные в СМИ или на официальных сайтах по проведению электронных торгов. Важно обращать внимание на условия тендеров и сразу отсекать предложения, не подходящие по цене, региональному расположению, предмету торгов и т. д. |
Подача заявки на участие | — |
Обычно к условиям тендера прилагается форма заявки, где обозначены необходимые критерии | Заявка должна подаваться до установленного срока, иначе она не будет принята. Один участник может подать только одну заявку |
Оформление тендерного предложения | Нужно понимать, что выбор победителя основывается именно на параметрах предложения, его соответствии требованиям и выгодах для заказчика |
Участие в торгах | На данном этапе заказчик рассматривает все поданные заявки и выбирает наилучшее предложение |
Заключение контракта с победителем | — |
Подготовка заявки
Заявка на участие в тендере по другому называется тендерным предложением. Это те условия, которые обязуется выполнить участник в случае своей победы.
Состоит тендерное предложение из двух частей:
Указание на согласие с условиями и правилами тендера | А также описание характеристик предоставляемого товара. В этой части нужно подробно описать товар (услугу, работу), который будет предоставлен в случае выигрыша в конкурсе. При необходимости в данном разделе содержатся чертежи, фото, рисунки |
Информация о претенденте (реквизиты компании, персональные данные физлица, контактные данные) | Здесь же приводится информация о том, насколько предлагаемый товар соответствует требованиям заказчика |
Как подать заявку? Подаваться заявка может в электронной или письменной форме, в зависимости от вида торгов.
Письменное предложение помещается в конверт, на котором прописывается название и номер лота, адрес и наименование организации, сведения о физлице.
Электронная заявка заверяется электронной подписью и отправляется оператору электронной торговой площадки.
К заявке в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие право на участие в тендере и соответствие заявленным условиям.
Когда может понадобиться доверенность
Действовать от имени организации вправе только руководитель. От имени ИП может выступать только сам индивидуальный предприниматель.
Во всех других ситуациях, когда от лица участников действуют представители, потребуется оформление доверенности.
Составляется такая доверенность в соответствии с нормами ГК РФ. Документ, оформляемый юрлицом, заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Если интересы организации представляет иная организация, то между субъектами заключается договор поручения, дающий право на представление интересов.
В доверенности прописываются следующие моменты:
Предмет доверенности | Факт наделения представителя полномочиями для представления интересов непосредственного участника тендера (право подачи заявки, право получения и подписания тендерной документации) |
Нормы законодательства | По которым осуществляется наделение правами |
Важно учесть, что организатор торгов может устанавливать строго определенную форму доверенности.
В основном для каждого тендера определяется ограниченный период действия доверенности (до 36 месяцев). Зачастую обязательным требованием является нотариальное заверение документа.
Получение банковской гарантии
Важным моментом для участия в тендере является обеспечение заявки. Отсутствие такового становится причиной отклонения поданной заявки.
Размер обеспечения может варьироваться, но в среднем составляет около 5 % от общей стоимости контракта. В денежном эквиваленте получается весьма немаленькая сумма.
Извлекать средства из оборота зачастую невыгодно и это сопряжено с различными трудностями. Чаще всего для обеспечения используется банковская гарантия или тендерный кредит.
Такой инструмент позволяет не затрагивать собственный капитал, находящийся в обороте и позволяет одновременно участвовать в нескольких тендерах.
Получить необходимый документ можно в банке или у брокера. С участником заключается договор консорциума для участия в тендере, который обеспечивает обязательства участника тендера банком.
Оформление гарантии во многом схоже с кредитованием, поскольку потребуется максимально подтвердить платежеспособность.
Образец письма об отказе
До окончания срока приема заявок участник вправе отказаться от участия в торгах. Для этого он должен отозвать свою заявку.
На электронных торгах до момента, пока доступ к файлам не будет открыт, достаточно направить организатору торгов уведомление об отзыве заявки.
Когда торги проводятся в реальном времени, необходимо отправить организатору до начала торгов заполненный бланк отказа (если таковой предусмотрен тендерной документацией) или письмо-отказ, составленное в произвольной форме.
В письме указываются:
- реквизиты организации-участника (отправителя);
- данные организатора торгов;
- номер и дата полученного приглашения для участия в тендере и его наименование или реквизиты заявки;
- причина отказа;
- фраза о возможности сотрудничества в будущем (рекомендуется).
Возникающие нюансы
Прежде чем подавать заявку на участие в тендере, важно оценить собственные финансовые возможности. Обязательные расходы могут оказаться достаточно высокими.
В первую очередь потратиться придется на оформление электронной подписи (при необходимости), подготовку документов (если привлекаются сторонние специалисты).
Далее в соответствии с п.5 ст.448 ГК РФ вносится обеспечение заявки. В случае отмены торгов или выборе иного претендента деньги будут возвращены.
Когда участник одержит победу, средства могут быть зачтены как частичное обеспечение по контракту. Также расходов потребует оформление банковской гарантии.
Ее стоимость составляет около 3-5 % от суммы обеспечения. Кроме прочего может потребоваться внесение сбора за участие, если это предусмотрено условиями тендера. Возможно возникновение и иных дополнительных расходов.
Если как поставщик с нуля
Многие думают, что для участия в тендерах необходим солидный опыт и подтвержденная репутация.
Но законом не предусмотрено ограничений по опыту, срокам существования субъекта или иным подобным критериям.
Все участники признаются равными. Более того победа в тендере может стать «отправной точкой» для начала бизнеса.
Если участник впервые принимает участие в тендере, то ему необходимо с особым вниманием отнестись к формулированию тендерного предложения.
Следует изучить потенциальных конкурентов, их условия работы, преимущества. При выборе победителя заказчик руководствуется, прежде всего, наибольшей для себя выгодой.
Возможно, дополнительным преимуществом станет предложение каких-то бонусных услуг. Допустим планируется участие в строительных тендерах.
Видео: проблемы участия в тендерах (Госзакупки, Госзаказ)
Можно в дополнение к основной услуге, работе предложить услуги отделки по цене в 50 % или что-то подобное.
На каких площадках лучше начинать новичкам? Искать нужно среди тендеров с подходящей темой. Но в случае затруднения с выбором. Можно начать работу с наиболее популярных электронных площадок.
Например, основные площадки:
- Сбербанк АСТ
- Роселторг
- b2b-center
- Фабрикант
Необходимость в электронной печати
Можно ли участвовать в тендере без электронной печати? Если проводятся реальные торги, то необходимости в электронном заверении документов не возникает.
Для этого используется подпись руководителя, печать организации, нотариальное заверение.
При проведении электронного тендера документы подаются онлайн и их достоверность нужно чем-то подтвердить. Скан подписанных документов не может дать стопроцентной гарантии, что визы или печать не подделаны.
Электронная цифровая подпись является полноценным аналогом личной подписи и печати. С ее помощью обеспечивается надлежащая защита документов.
Для тендеров применяется квалифицированная усиленная электронная подпись, которая гарантирует невозможность подделки документов сторонним лицом.
Получить подпись можно в специальных удостоверяющих центрах. Средняя стоимость ЭП составляет 7 000 рублей.
Какая может предоставляться помощь
При недостаточности опыта участия в тендерах можно воспользоваться помощью специалистов. Специализированные компании предлагают такую услугу, как полное сопровождение тендерного участия.
При этом помощь оказывается в:
- выборе подходящего тендера;
- оформлении необходимой документации;
- формулировании коммерческого предложения;
- получении банковской гарантии;
- консультации по необходимым вопросам;
- оспаривании незаконного отклонения заявки и т. д.
Стоимость услуги тендерного сопровождения складывается из депозитной платы и вознаграждения. Оплата услуг осуществляется на договорных условиях.
Про субсидиарную ответственность учредителя и директора ООО, читайте здесь.
Порядок инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности организации, смотрите здесь.
Здесь имеет место статус участника, его финансовое положение и масштаб деятельности, объем необходимых услуг.
Что касается вознаграждения, то его сумма зависит от стоимости выигранного тендера и выражает в процентах (от 1 % и более).
Участвовать в тендерах может оказаться не просто. Но победа в конкурсе может стать началом нового более эффективного этапа развития бизнеса.
А учитывая многообразие проводимых торгов, можно начать с небольшого конкурса, постепенно нарабатывая необходимую положительную репутацию.