Трудовая книжка это главный документ, доказывающий факт сотрудничества работника и работодателя. Документ указывает на все изменения, связанные с рабочей деятельностью.
Что делать при утрате трудовой книжки в России в 2024 году? Официальное трудоустройство предполагает ряд обязанностей для сторон.
В частности работодателю надлежит вести трудовые книжки своих работников. Эта норма применима как к гражданам России, так и к работающим на российской территории иностранцам.
Но что делать в случае утери трудовой книжки в 2024 году? Как завести трудовую книжку взамен утерянной?
Общие моменты
Трудовая книжка как официальный документ имеет достаточно долгую историю. Впервые появилась она в 1918 году.
Поводом для этого стало утверждение трудового законодательства РСФСР, а именно Кодекса Законов о Труде (КЗоТ).
С этого времени у любого трудящегося гражданина должна иметься трудовая книжка. Уже на тот момент система ведения документа мало отличалась от ныне существующей.
Неоднократно законодательство менялось. Периодически возникали проблемы, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек.
По этой причине 6.09.1973 было принято Постановление «О трудовых книжках …». Чуть позже 20.06.1974 утверждена была Инструкция по ведению трудовых книжек, в которую вносились изменения и дополнение в 1985, 1987 и 1990 годах.
В 2020 году положение о трудовых книжках регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225 от 2003 года.
Не единожды возникали дискуссии по поводу отмены трудовых. В 2014 году было решено, что с января 2020 года трудовые книжки больше применяться не будут.
Тем не менее, пока этот документ не изъят из обихода, обойтись без него весьма сложно. На данное время кадровые работники вправе принимать к заполнению трудовые книжки образца разных лет. Главное это подлинность документа.
Ответственным лицом за ведение и сохранность трудовых книжек выступает работодатель в лице уполномоченного сотрудника.
На руки работнику трудовая книжка выдается только при увольнении. В остальных случаях предоставляется выписка из трудовой.
Необходимые термины
Трудовая книжка представляет собой документ утвержденного образца, который подтверждает трудовую деятельность гражданина и его стаж.
По трудовому законодательству в России все юрлица и ИП обязаны вести трудовые книжки для сотрудников.
Работодателю, являющемуся физлицом, вести такой документ запрещено категорически и для подтверждения стажа используется трудовой договор.
В трудовой книжке содержится информация о трудовой деятельности владельца в течение всей жизни. Указываются здесь сведения о приеме на работу, увольнении и прочих важных аспектах.
Если сотрудники проработал на предприятии более 5 дней, ему должна быть оформлена трудовая книжка. В том числе документ заполняется на временных и сезонных работников.
Когда работник имеет трудовую, он предоставляет ее работодателю при трудоустройстве наряду с прочими документами.
В случае отсутствия документа, например при первичном трудоустройстве, работодателю следует самому оформить документ.
Весь период работы книжка сохраняется у работодателя. Работник ее получает на руки только при увольнении, в последний рабочий день.
Каково ее назначение
Ведется трудовая книжка с самого первого дня трудовой деятельности. И в нее вносятся данные о стаже работы у каждого работодателя.
То есть одна из функций документа это подтверждение стажа, что необходимо при расчете различных компенсаций и пособий, а также при начислении пенсии.
Указание имеющегося стажа пригодится и при трудоустройстве к новому работодателю. Важно, что в трудовой отображается не только наименование работодателя, но и должность, на которую был принят работник.
Это позволяет убедиться в наличии стажа по конкретной должности. Кроме того в трудовой содержится информация о наградах и благодарностях, профессиональной переподготовке, повышении квалификации.
Отображаются в документе и причины увольнения работника. Таким образом, трудовая книжка это основной документ, подтверждающий стаж работника и его трудовую деятельность.
Но вместе с тем законодательные изменения некоторые функции документа перенесли на трудовой договор и систему персонального учета в ПФР.
Так с 1.01.1997 учет работы и стажа россиян ведет ФСС и ПФР. В связи с эти при оформлении пенсии трудовая книжка не требуется.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно, читайте здесь.
Утратила трудовая книжка и функцию получения больничного листа. В 2007 году была отменена норма о непрерывном трудовом стаже для выдачи листка нетрудоспособности.
Если прежде больничный лист оплачивался исходя из непрерывности стажа, то теперь этот показатель не учитывается.
Не влияет перерыв в стаже и на величину пенсии. Размер пенсионных выплат всецело зависит от объема пенсионных взносов и общего стажа.
Именно уменьшением значимости трудовой книжки аргументируют свою позицию сторонники отмены документа.
Но пока окончательное решение не принято, трудовая книжка остается важным кадровым документом. И утрата документа требует обязательного его восстановления.
Нормативная база
Понятие «трудовой книжки» приведено в Трудовом кодексе РФ. Здесь же описаны основные обязанности работодателя, касающиеся ведения, учета и хранения трудовых книжек.
Кроме того нормы оформления документа регламентируются такими актами, как:
КоАП РФ | Где приведены нормы ответственности работодателя на несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками |
Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 | В котором регламентируются правила хранения и ведения документа, а также приводится образец трудовой книжки и вкладыша к ней |
Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 | Содержащее инструкцию по заполнению трудовых книжек (и вкладышей) и порядок исправления допущенных ошибок |
Как можно восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Ст.65 ТК РФ гласит, что при трудоустройстве гражданин обязан предоставить трудовую книжку. Также говорится, что в отсутствие документа работодатель может завести новый.
Речь идет не только о случаях первоначального трудоустройства, но и утраты по разным причинам. В последнем случае прежние записи внести в новую трудовую книжку не получится.
Сведения, предоставленные самим работником, вескими основаниями не считаются. И получается, что имеющийся стаж в новом документе никак не отражается.
Утеря книжки может быть обусловлена различными обстоятельствами, например:
- вина работника или работодателя;
- кража;
- стихийные бедствия;
- непредвиденные обстоятельства и т.д.
Какой бы не была причина утраты, восстановить трудовую книжку можно только посредством получения дубликата.
При этом закон четко указывает на случаи, когда оформляется дубликат трудовой книжки:
- утеря бывшим работником;
- утеря работодателем;
- негодность документа (порвана, испачкана ит.д.);
- признание записи в трудовой недействительной;
- массовая утрата кадровых документов работодателем в случае чрезвычайных происшествий.
То есть восстановить трудовую книжку вполне возможно, но нужно знать, куда обращаться и кто несет ответственность за восстановление.
Кто должен делать новую
Прежде чем ответить на вопрос о том, кто обязан восстанавливать трудовую книжку, нужно подробнее ознакомиться с порядком ведения и хранения документа.
Изначально книжка заводится работодателем, к которому гражданин устраивается на работу впервые. В течение всего периода работы на данном предприятии трудовая хранится у работодателя.
Порядок хранения определен п.45 Правил учета и хранения трудовых книжек. Сохраняются документы в специальных боксах, сейфах, шкафах из металла или в оборудованном для хранения помещении.
Поскольку трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, то доступ к ним имеет только официально уполномоченное лицо.
Как правило, это сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным за кадровые документы на основании приказа руководства.
Трудовая книжка хранится у работодателя все время, пока работник числится в штате. Выдача этого документа осуществляется только в последний рабочий день сотрудника в случае увольнения, сокращения или иной причины прекращения трудовых правоотношений.
При этом выдача трудовой подкрепляется подписью работника в получении. Если по какой-то причине уволившийся работник не забрал свою трудовую, то уничтожить ее нельзя.
Книжка передается на архивное хранение, откуда впоследствии может быть востребована. Очевидно, что ответственность за утрату трудовой книжки несет тот, у кого документ находился на момент потери/порчи.
По вине работника
Работник, потерявший трудовую книжку, сам обязан позаботиться о ее восстановлении. Раз уж оформлением книжки занимается работодатель, то соответственно к нему и нужно обращаться для восстановления документа.
Но здесь нужно уточнить такой аспект, что восстанавливать документ может только последний бывший работодатель. На это прямо указывает п.31 Правил учета.
Новый работодатель может только оформить новый документ, сделав в нем первую запись о трудоустройстве в свою организацию.
Для получения дубликата трудовой книжки работник отправляется к прежнему работодателю, которому подает заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
Составляется заявление в произвольной форме, поскольку унифицированного шаблона не предусмотрено.
Работодатель, ознакомившись с обращением бывшего работника, обязан в течение 15 дней оформить дубликат.
Однако точные сведения могут быть указаны только в отношении деятельности именно у этого работодателя. Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи?
Все прочие записи заносятся на основании подтверждающих документов. И здесь полнота сведений зависит от самого обратившегося лица.
Виновный в утере трудовой книжки работник должен самостоятельно собрать все необходимые документы.
Понадобятся сведения со всех прежних мест трудоустройства. Это могут быть:
- справки, выданные по прежнему месту работы;
- копии трудовых договоров;
- выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении;
- справки из государственных и муниципальных архивов.
Руководствуясь предоставленными документами, работодатель вносит нужные записи, и трудовая книжка выдается работнику. Причем на документе обязательно проставляется пометка «дубликат».
По вине работодателя
Утрата трудовой книжки может произойти и по вине работодателя. В этом случае ответственность возлагается именно на того, кто обеспечивал сохранность документа.
То есть работодатель обязан восстановить книжку. Порядок оформления дубликата и в этом случае не особо отличается.
Основанием также становятся документы, содержащие сведения о прежних местах работы. Но вот собирает их работник не самостоятельно, а при участии работодателя.
Последний получает от работника информации обо всех прежних работодателях и рассылает соответствующие запросы.
Порой причиной оформления дубликата трудовой книжки становится неправильно внесенная работодателем запись.
Это наиболее простой случай, поскольку образцом для дубликата становится имеющаяся книжка с ошибочной записью. Переносятся все верные сведения, кроме недействительной записи.
Видео: что делать, если бывший работодатель не отдает трудовую книжку
Также стоит отметить случаи, когда работник получает трудовую книжку на руки в период трудовой деятельности. Например, документ понадобился для подтверждения стажа или профессиональных заслуг.
Кадровый сотрудник в этом случае обязан сделать копию документа или выдать выписку о нужных сведениях.
Но порой выдается оригинал документа под роспись. Если работник потеряет книжку, будучи трудоустроенным, то фактически это его вина.
Но по закону виноватым будет работодатель, поскольку он не должен был выдавать документ в иных случаях кроме увольнения. Соответственно восстанавливать потерянную книжку придется работодателю.
Порядок действий
Алгоритм действий в случае утраты трудовой книжки зависит от того, по чьей вине утрачены книжка и от некоторых иных обстоятельств.
Как получить трудовую книжку в форме дубликата? Утрата книжки по вине работника требует соблюдения следующего порядка:
Работник собирает сведения | О трудоустройстве со всех прежних мест работы |
Составляется заявление | На восстановление документа |
Собранные документы вместе с заявлением | Подаются последнему бывшему работодателю |
На основании предоставленной информации | Заполняется новая книжка, на которой проставляется пометка «дубликат» |
Работник получает на руки оформленный дубликат трудовой книжки | Равнозначный утраченному оригиналу |
Важно! При оформлении дубликата указываются не только сведения о приеме/увольнении. Заносятся в документ и все ранее присутствовавшие данные о наградах, премиях и т.д.
Для виновного в потере работодателя схема действий такова:
От работника запрашивается заявление | На предоставление книжки и указание причин ее утраты |
Работодатель на основании заявления | Рассылает запросы работодателям, указанным работником |
Оформляется дубликат | И выдается работнику |
Но нужно отметить и некоторый нюанс в случае виновности работодателя. В данном случае ответственность выражена не только в необходимости восстановления за свой счет.
Работник имеет право обратиться в суд и получить материальную компенсацию.
Если документ был утерян намеренно или вследствие халатности, то работодатель обязан возместить каждый день просрочки в выдаче документа в размере среднедневного заработка.
А если работодатель ликвидирован? В этом случае работник может для получения нужных сведений обратиться в государственный архив или попытаться получить информацию через Пенсионный фонд.
Когда в выдаче информации отказывают, получать необходимые данные придется через суд. Это наиболее длительный, но самый действенный вариант.
Госорганы самостоятельно разошлю запросы всем указанным лицам для получения необходимых сведений.
Намного проще восстановить трудовую книжку при наличии заверенной копии. Для этого на имя работодателя подается заявление на оформление дубликата и предоставляется копия.
Однако если у работодателя возникают сомнения в подлинности представленного документа, он вправе запросить подтверждения от прежних работодателей.
Как быть, если она порвана или испачкана
Поврежденную трудовую книжку конечно можно использовать, если имеющиеся в ней сведения не затронуты. Но если документ чрезмерно испачкан, то желательно его заменить.
Потребуется дубликат и в случае, когда документ частично порван. Как и в остальных случаях оформляет новый документ работодатель, действующий или бывший.
Оформление осуществляется сотрудником отдела кадров следующим образом:
На титульном листе в верхнем левом углу | Нового бланка трудовой проставляется отметка «Дубликат» |
Заполняются основные сведения | О работнике |
В разделе «Сведения о работе» | Отображается общий трудовой стаж работника до текущего трудоустройства |
Указываются периоды работы у прежних работодателей | У на основании имеющейся книжки или документов, представленных работником (записи не нумеруются) |
После внесения всех сведений проставляется первый номер записи | И вносится информация о приеме на работу к последнему работодателю |
Идеальным вариантом становится занесение в дубликат всех прежде наличествовавших записей.
Но если скопировать их с испорченного документа не представляется возможным, а документы-основания отсутствуют, то со слов работника информация не указывается.
При выдаче дубликата в книге учета движения трудовых книжек фиксируется соответствующая дата. Сотрудник обязан расписаться в том, что дубликат им получен.
Как оформить пенсию в такой ситуации
Трудовая книжка становится подтверждением стажа при оформлении пенсии. В настоящее время не менее подробной информацией о стаже работающих граждан располагает ПФР, благодаря персонифицированному учету.
Но пока трудовая книжка не отменена, предъявлять ее при оформлении пенсии придется. Если гражданин не сможет предоставить трудовую по причине утраты, то официально он будет считаться никогда не работавшим гражданином.
Как написать образец заявления в комиссию по трудовым спорам, читайте здесь.
Какой срок исковой давности по трудовым спорам, смотрите здесь.
Соответственно он не сможет получить страховую пенсию. Начислена будет только социальная пенсия по старости. Величина ее крайне мала и определяется процентами от базовой величины актуальной трудовой выплаты.
Для подтверждения стажа при оформлении пенсии можно предоставить:
- трудовые договора;
- выписки из архивов;
- книжки колхозников;
- зарплатные ведомости;
- справки с предприятий.
Период, когда трудовая книжка не велась, но трудовая деятельность осуществлялась, может подтверждаться договорами (общественно-трудовыми, ГПХ).
При этом потребуется предоставить справку, полученную от нанимателя о перечислении положенных взносов в ПФР и ФСС.
ПФР в случае обнаружения ошибки в предоставленных данных может отказать в их учете и соответственно в оформлении пенсии.
Сведения, хранящиеся у работодателей, не принимаются в расчет. Для восстановления справедливости потребуется обращаться в суд.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что трудовая книжка документ более чем важный. И нужна она будет до тех пор, пока не будет создана единая электронная система учета.
Пока же в случае утраты или порчи документа следует незамедлительно заняться оформление дубликата трудовой книжки.