Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.
Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.
Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.
Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.
Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.
Главные аспекты
Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.
В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.
Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.
Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.
Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.
Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.
Что нужно знать
Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.
В первую очередь это касается составления форм №Т2, а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.
Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.
Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:
| Создание различного рода документов | Приказов, анкет и другого |
| Организация самого учета | Движения всех документов |
| Архивное дело | Непосредственно хранение документов |
Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.
При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.
Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.
С какой целью осуществляется
Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.
При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.
К таковым относятся в первую очередь:
| Составление, а также последующее редактирование составленных документов | Обязательно осуществляется учет всех законодательных норм |
| Ведется учет табельного рабочего времени | В течение которого сотрудники осуществляли выполнение своих обязанностей по трудовому договору |
| Выполняется учет персонифицированного характера | В соответствии с действующими нормами законодательства |
| Оформление трудовых соглашений | В соответствии с определенными нормами |
| Подбор сотрудников с определенными личностными качествами | Анализ анкет уже принятых на работу |
| Составление графика отпусков | Всех сотрудников предприятия |
| Ведение воинского учета | — |
Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.
Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.
В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией. Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.
Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.
Действующие нормативы
Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.
Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.
Про проводки по начислению зарплаты в бухгалтерском учете, читайте здесь.
Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.
Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.
Данный НПД устанавливается Федеральным законом №197 от 30.12.01 г. Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.
Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.
Не менее существенным является Закон №1032-1 от 19.04.91 г. Он освещает вопрос занятости граждан Российской Федерации на территории страны.
Сам режим хранения документации, её оформления определяется специальным законом. Таковым является Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. «Об архивном деле».
Таковой документ определяет режим хранения документов, их оформления, а также множество других нюансов. Со всей спецификой делопроизводства важно ознакомиться ещё до начала ведения таковой.
Это позволит избегнуть многих трудностей и сложностей. Причем ознакомиться со всеми НПД важно не только руководителю, ведущему учет.
Сотруднику, осуществляющему трудоустройство на работу, также все НПД важно внимательно рассмотреть.
Это позволит самостоятельно, без какой-либо посторонней помощи заниматься контролем за соблюдением своих прав.
Если будет обнаружено какое-либо очевидное нарушение — то необходимо будет обратиться для разрешения таковой ситуации непосредственно в трудовую инспекцию.
В случае, если нарушение неочевидно и необходимо проведение расследования — то понадобиться обратиться в суд.
Но по возможности нужно будет попытаться разрешить ситуацию именно мирным путем. Так как судебные разбирательства требуют достаточно большого количества времени.
Сам процесс организации кадрового делопроизводства не сложен, но требует знания нормативов, законодательства.
В противном случае допущение различного рода ошибок будет попросту неизбежно. При отсутствии такового опыта стоит пройти обучение кадровому делопроизводству с нуля.
Как поставить кадровое делопроизводство с нуля
В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.
Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.
Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.
К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:
- можно ли разработать самостоятельно;
- обязательные документы;
- составление локальных нормативных актов;
- разработка типового образца трудового договора;
- пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
- кто ответственен за ведение учета.
Можно ли разработать самостоятельно
Самостоятельная разработка кадрового делопроизводства — процесс вполне возможный, но имеющий свою специфику. С таковой по возможности нужно будет заранее ознакомиться.
При этом разработка без ошибок возможна только лишь в случае, если заранее руководитель предприятия или же предприниматель ознакомились с НПД.
Если должный опыт по какой-то причине отсутствует — можно попросту пройти специальные курсы кадрового делопроизводства в Москве с нуля.
Таковая предварительная подготовка поможет разрешить множество различных сложностей ещё до момента возникновения таковых.
Не менее выгодным и удобным решением является использование аутсорсинга. Подразумевается временный наем кадрового работника для организации документооборота.
В дальнейшем ведение учета может уже осуществляться самостоятельно. Стоимость таковых услуг обычно невелика.
Обязательные документы
При ведении кадрового делопроизводства обязательно будет формировать целый ряд документов. В ряд таковых обязательных входит следующее:
| №Т1 | Таким образом маркируется стандартный формат договора о приеме на работу |
| №Т1а | Если одновременно требуется принять несколько человек на работу |
| №Т2 | Так маркируется личная карточка работника |
| №Т3 | Штатное расписание и другие |
Перечень обязательных таковых документов включает в себя более десятка позиций. Наличие всех таковых строго обязательно. Данный вопрос лучше всего будет проработать предварительно.
Причем отдельные имеют жесткие требования к формату. В иных же случаях оформление может осуществляться на усмотрение руководителя предприятия.
Составление локальных нормативных актов
Ещё один важный момент — обязательное составление локальных нормативных актов. В стандартный список таковых входит:
- основные правила внутреннего трудового распорядка;
- положения касательно оплаты труда на предприятии;
- инструкции должностного характера;
- регламент работы для различных подразделений на предприятии;
- соглашение, подтверждающее наличие согласия на обработку персональных данных сотрудника;
- положение о защите личных данных сотрудников.
Разработка типового образца трудового договора
Важно отметить, что трудовой договор не имеет сегодня жестко установленного формата. Но при этом некоторые положения должны присутствовать в нем обязательно.
Важно отметить, что соглашение должно в первую очередь удовлетворять требования ТК РФ. В противном случае оно будет признано полностью или частично недействительным.
Пошаговые инструкции по оформлению для ООО
Сам порядок оформления делопроизводства выглядит следующим образом:
- определяются его цели и задачи;
- оформляются основные формы документов;
- составляются внутренние локальные акты.
Кто ответственен за ведение учета
Вне зависимости от того, кто именно ведет учет кадрового делопроизводства на предприятии, ответственность за его соответствие закону несет именно руководитель.
Про проводки по алиментам с заработной платы, читайте здесь.
Порядок заключения и расторжения срочного трудового договора, смотрите здесь.
Существует ряд специфических моментов, связанных непосредственно с оформлением кадрового делопроизводства. С ними нужно ознакомиться до того, как понадобиться вести таковое производство.