Как написать объяснительную на работе в 2024 году

Ни один человек не застрахован от случайностей, в том числе и на работе. Нарушение дисциплины труда наказуемо, если отсутствует уважительная причина.

Как в 2024 году оформить объяснительную на работе? Несоблюдение трудовой дисциплины грозит работнику мерами дисциплинарного взыскания.

В некоторых случаях нарушение может стать причиной увольнения. При этом работник может повлиять на решение руководства, приведя уважительные причины допущенного нарушения. Как правильно в 2024 году написать объяснительную на работе?

Основные моменты

С любым работником может приключиться ситуация, когда он опоздает на работу, не сможет выполнить свои обязанности должным образом или будет вынужден прогулять рабочее время.

С позиции трудового права это будет признаваться нарушением трудовой дисциплины. Но при этом причины могут иметь как уважительный, так и неуважительный характер.

Исходя из объяснений сотрудника руководство примет решение относительно необходимости наказания работника.

Объяснить сложившуюся ситуацию работник должен в письменной форме. По общепринятым правилам составляется объяснительная записка.

Таковая может быть оправдательной или пояснительной. Объяснительная записка является официальным документом, и оформляться она должна надлежащим образом.

Основным назначением записки становится объяснение причин нарушения и возможность оправдания работника. Но изложить информацию нужно грамотно.

Что это такое

В законодательстве нет понятия «объяснительная записка». Однако упоминается «требование объяснений в письменном виде».

Речь идет о ситуациях, когда сотрудником совершены неправомерные действия либо по его вине нарушен производственный процесс.

Понятно, что сотрудник попытается пояснить обстоятельства в устной формы. Но такие пояснения в документообороте не применишь.

Таким образом, объяснительная записка это документ, в котором работник в письменной форме излагает причины, обусловившие нарушение трудовых норм.

То есть в ней просто излагается произошедший случай. Работник не делает никаких заявлений в объяснительной. Он не просит разобраться в сложившейся ситуации.

Этот факт отличает данную записку от прочих служебных документов, например, докладной или заявления. Объяснительная записка относится к документации информационного или справочного характера.

Согласно нормам ТК РФ работодатель перед вынесением решения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и наложением дисциплинарного взыскания обязан затребовать объяснение проступка в письменной форме.

Содержание объяснительной записки можно представить следующим образом:

1. Описание обстоятельств нарушения.
2. Оценка ситуации самим работником (прогул, опоздание, нарушение должностных обязанностей).
3. Причина допущения проступка.

Зачем это нужно

Потребоваться объяснительная записка может в разных ситуациях. Основанием для ее составления обычно становится распоряжение вышестоящего должностного лица.

Если сотрудник знает о свершенном нарушении, то инициировать подачу объяснительной он может и самостоятельно.

Главная задача документа – выяснить объективные обстоятельства допущенного нарушения в целях их оценки. Бланк объяснительной записки можно скачать здесь.

Исходя из содержания объяснительной, причина нарушения признается уважительной или неуважительной. И от этого зависит решение руководства и последующие действия в отношении нарушителя.

Важно! Работник вправе отказаться от составления объяснительной записки. Правовых последствий такой отказ не предусматривает, но может повлиять на решение руководителя.

Если сотрудник отказывается от объяснения, составляется соответствующий акт, с описанием ситуации и указанием на отказ и/или обоснование отказа.

На написание объяснительной записки работнику дается два дня с момента затребования руководством письменных объяснения.

После этого выносится решение о применении мер дисциплинарного воздействия, на основании записки или акта об отказе от письменного объяснения.

Правовая база

В соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить объяснительную записку работник должен до применения по отношению к нему мер дисциплинарного воздействия.

В течение двух дней с момента свершения/обнаружения нарушения работник дает объяснения или отказывается от предоставления объяснений.

При этом отсутствие объяснения не является основанием для того, чтобы избежать ответственности. В некоторых случаях предоставление объяснительной записки обязательно.

Например, об этом упоминается в ст.247 ТК РФ. Здесь указывается на необходимость письменного объяснения причины со стороны работника об образовавшемся ущербе для организации.

В основном же написание объяснительной записки это право, а не обязанность работника.

Согласно ст.193 и ст.246 ТК РФ отказ работника оформляется посредством акта. Для работника отказ становится отягчающим обстоятельством при принятии решения о наказании.

Как правильно написать объяснительную на работе

Для составления объяснительной записки используется лист формата А4. При этом стиль изложения должен быть приближен к деловому.

То есть четко излагается основная суть обстоятельств и приводятся исключительно обоснованные аргументы.

Никакие домыслы и предположения для данного документа неприемлемы. Только «сухое» изложение фактов.

К числу рекомендаций, полезных при оформлении объяснительной записки, можно отнести следующие советы:

Детали обстоятельств	Ставших причиной совершения правонарушения, излагаются подробно и последовательно
Работник должен оценить свои действия	С точки зрения их правомерности
Необходимо отметить признание	Или отрицание собственной вины
Желательно указать обстоятельства	Которые способствовали свершению нарушения
Рекомендуется выразить мнение	Относительно последствий проступка и согласие/несогласие с привлечением к ответственности

Спорным является пункт о необходимости оценки своих действий. Но если работник признает виновность деяния, то на это нужно указать. Можно одновременно с этим уточнить, что в будущем такого нарушения допущено не будет.

Почему возникает такая необходимость

Основанием для написания объяснительной записки становятся любые причины нарушения трудового законодательства.

При этом в одних случаях работодатель имеет право потребовать объяснений, а в других обязан получить объяснение или отказ от такового.

Обстоятельства, выступающие основанием для составления записки, могут отличаться, но сводятся они к таким нарушениям дисциплины, как:

Опоздание на работу	При этом в законе не указано, какие причины считаются уважительными. Решение принимается руководством
Неисполнение работником непосредственных трудовых обязанностей	Либо ненадлежащее исполнение, ставшее причиной негативных последствий для производственной деятельности предприятия
Отсутствие на рабочем месте	В рабочее время без уважительной причины и предварительного согласования с руководством
Получение сотрудником травмы на производстве	Обусловленное несоблюдением техники безопасности
Невыполнение работником поручения	Данного руководителем, если исполнение такого задания не относится к прямым обязанностям по должности
Присутствие на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения	Причем факт опьянения должен быть подтвержден медицинским заключением
Не предоставление непосредственному начальнику	Достоверной информации о состоянии вверенного оборудования

При этом существует два вида объяснительных записок:

• объясняющие поведение иных лиц;
• оправдывающие собственное поведение.

В отношении третьих лиц объяснения дается, если причиной нарушения стали действия посторонних лиц. В документе такого плана описывается ситуация, в которой субъект не участвовал.

Второй вариант записки предусмотрен для изложения обстоятельств нарушения трудовой дисциплины, допущенного по вине самого работника.

Видео: объяснительная

Нужно уточнить, что до разбора случившейся ситуации работник не может быть признан виновным, поскольку для российского законодательства характерна презумпция невиновности.

Поэтому объяснительную записку нужно составить так, чтобы адресат мог понять причину нарушения и суть ситуации, от чего зависит окончательный вердикт.

Как грамотно составить

Утвержденного образца для объяснительной записки не предусмотрено. Также отсутствуют единые требования к заполнению и содержанию. Но все же следует придерживаться общепринятых правил.

В частности примерная схема объяснительной записки выглядит так:

1. Кому адресована – должность и Ф.И.О. должностного лица.
2. От чьего имени полается документ – должность и Ф.И.О. работника.
3. Наименование акта – «Объяснительная записка».
4. Прилагаемые документы (при необходимости), подтверждающие указанные причины.
5. Подпись работника, дата составления документа.
6. Основное содержание

• суть обстоятельств нарушения
• последствия свершенного деяния
• причины, повлекшие проступок
• оценка работником своих действий
• признание/непризнание вины

Если нет вины

В случае отсутствия вины работника в свершенном нарушении должны указываться причины, которые позволяют доказать невиновность.

Например, сотрудник не смог выполнить свои обязанности надлежащим образом вследствие невозможности исполнения.

Здесь излагаются обстоятельства, ставшие причиной неисполнения:

• неисполнение обязанностей иными лицами;
• неисправность оборудования;
• ненадлежащее оснащение рабочего места и т.д.

В констатирующей части записки работник указывает, что виновным себя не признает, поскольку сложившиеся обстоятельства не давали возможности предотвратить нарушение.

Руководитель оценивает объективность указанных причин и оценивает, действительно ли вина работника отсутствовала.

За невыполнение работы

Аналогичным образом объясняется причина невыполнения работы. Указываются причины свершенного нарушения, но при этом работник может признать свою частичную или полную вину.

Например, сотрудник имел возможность выполнить работу, но не воспользовался ею. В любом случае следует детально изложить обстоятельства:

• суть неисполненной работы;
• причину невыполнения;
• обстоятельства, способствовавшие невыполнению;
• степень своей виновности в случившемся;
• оценку последствий с собственной точки зрения.

Если работник сможет доказать, что выполнить работу он не мог по вполне объективным причинам, то он сможет избежать мер дисциплинарного взыскания.

Но если виноват сотрудник, то он имеет возможность частично оправдаться в объяснительной записке.

За ошибку

Иногда нарушение, допущенное в работе, становится следствием невнимательности работника. К примеру, сотрудник проигнорировал ряд обязательных действий, указанных в должностной инструкции.

Или же работник неправильно оценил возможные последствия своих действий. В объяснительной записке отображаются не только причины нарушения, но и предпосылки, повлекшие наступление ситуации.

Также указываются обстоятельства, способствовавшие возникновению невнимательности к деталям работы. Как написать объяснительную по поводу ошибок в работе?

Перекладывать свою ответственность на коллег не рекомендуется, однако и признавать отсутствующую вину не следует.

Как пример, работник допустил ошибку при работе на новом оборудовании. Можно сослаться, конечно, на ненадлежащий инструктаж. Но лучше сослаться на отсутствие должного опыта.

За отгул

Не следует путать понятия «отгула» и «прогула». Отгул предоставляется руководством по просьбе работника или в качестве поощрительной меры.

Кроме того отличается прогул от временного отсутствия на рабочем месте. Определение «прогул» разъясняется в пп. «а» п.6 ст.81 ТК РФ.

Это отсутствие на работе в течение всего рабочего дня или более четырех часов подряд в течение одной рабочей смены.

Прогул без уважительной причины может стать поводом для расторжения трудового договора. Потому работник крайне заинтересован в том, чтобы подробно рассказать о невыходе на работу.

Уважительными, как правило, считаются:

• болезнь самого работника или близких родственников, подтвержденная медицинской справкой;
• смерть члена семьи;
• несчастный случай;
• авария;
• стихийное бедствие.

В любом случае уважительной причина признается только при наличии документального подтверждения.

За опоздание

В случае опоздания объяснительная записка потребуется, если ее запросит непосредственный руководитель. При разовом опоздании факт нарушения можно урегулировать устно, объяснив причину.

Но если работник опаздывает не впервые, следует знать, что систематические опоздания являются весомым поводом для расторжения трудового договора.

В объяснительной записке нужно указать, что факт опоздания действительно имел место, но поводом послужило уважительное обстоятельство. Если есть возможность, желательно представить подтверждающий документ.

Но в основном причины опоздания становятся случайностью, которая подтверждается только объяснением работника или свидетельским показаниями.

Потому решение полностью зависит от лояльности руководителя. Как правильно написать объяснительную на работе? 

Объяснительная записка подлежит регистрации в специальном журнале. Причем в соответствии с Постановлением № 587, такие документы хранятся в течение трех лет.

Если впоследствии вновь возникнут вопросы по поводу свершенного нарушения, записка работника подтвердит наличие или отсутствие его вины.