Как правильно вести кассовую книгу в России в 2024 году

Кассовая отчетность является обязательным требованием к ведению легальной и экономически обоснованной предпринимательской деятельности.

Ведение учета всех финансовых и кассовых операций требуется как для организаций независимо от правовой формы, так и для частных предпринимателей.

Итак, рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу в России в 2024 году, для каких целей она требуется, кто ответственен за заполнение и контроль ведения, а также какими законодательными нормами регулируется ведение кассовой книги.

Общие аспекты

Кассовая книга принадлежит к категории обязательной документации, она отображает все движения средств по приходным и расходным кассовым ордерам. В 2020 году к таким документам выдвигаются определенные требования в соответствии с законодательством.

Книги заполняются и заверяются кассиром или руководителем организаций, работающих на общей системе налогообложения, ЕНВД, УСН и прочих.

Разберемся в основных понятиях и для чего нужно заполнение документа.

Что это такое

Кассовая книга представляет собой журнал, состоящий из расходных и приходных кассовых ордеров, созданных для отслеживания движения наличных средств на предприятии.

Такой реестр ведется ответственным работником организации или частным предпринимателем, который занимается продажей товаров и услуг за наличность.

Кассовая книга не принадлежит к категории первичной документации, поэтому не адаптируется на каждом предприятии под нужды деятельности, а четко регламентирована и унифицирована по форме и содержанию.

Данные в нее вносятся ежедневно, при этом необходимо уделять тщательное внимание правильности отображения данных.

В конце рабочего дня ответственный работник сверяет информацию в книге с кассовой документацией, подсчитывает итог и рассчитывает кассовый лимит на следующий день. Затем проставляется подпись бухгалтера и кассира.

Все организации, ведущие деятельность с использованием наличных средств, должны иметь кассу, то есть специальное помещение с режимом работы.

Компании вправе на свое усмотрение определять лимиты наличности на конец дня в кассе, однако рассчитывать их необходимо на базе приказа Центробанка РФ 11.03.2014 № 3210-У.

Все наличные средства свыше установленного лимита должны передаваться в банковское учреждение.

Наличные, которые поступают или расходуются из кассы, должны в обязательном порядке быть отражены в кассовых ордерах и кассовой книге.

Корректное и грамотное ведение кассовой книги выступает неотъемлемым условием следования кассовой дисциплине.

Кассовый журнал используется для фиксации движения наличных рублей, иностранных валют и денежных документов.

В качестве таких документов могут быть талоны на топливо, питание, почтовый марки и конверты и прочие.

В процессе внесения записей в кассовый журнал листы движения денежной наличности заполняются отдельно от страниц учета денежной документации. Листы по денежным документам должны быть помечены надписью «фондовый».

Непременным требованием к ведению кассовой книги является также обязательное проставление печати организации на ней.

Число страниц должно заверяться персональными росписями руководителя и главного бухгалтера с обязательной расшифровкой должности и ФИО.

Отметим, что если на протяжении рабочего дня не происходило движение денежных средств по кассе, тогда соответствующую страницу кассового журнала нет надобности заполнять.

Каково ее назначение

Предоставление отчетности в налоговую инспекцию является непременным требованием при ведении любого рода коммерческой деятельности как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей.

При этом не имеет значения, являетесь ли вы собственником небольшого магазинчика или большой нефтяной компании.

Любая организация и физлицо-предприниматель должны предоставлять отчетность о финансовой деятельности в безналичной и наличной формах, а также вносить налоги со всей заработанной прибыли.

Одним из требуемых условий для этих целей выступает правильное ведение кассовой книги, ведение которой также контролируется и проверяется сотрудниками соответствующих органов.

По этой причине ее необходимо заполнять своевременно и без ошибок. Кассовый журнал служит подтверждением проведения всех кассовых операций по приходу и расходу наличности.

Журнал включается в состав бухгалтерской отчетности предпринимателей. Также по книге можно отследить ежедневные обороты и лимиты по кассе.

Правовое регулирование

Основным нормативным актом, регулирующим ведение кассовой книги, выступает Указание ЦентроБанка РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У.

В соответствии с его положениями, кассовый журнал можно вести как вручную, так и в электронной форме.

Вести книгу может кассир, бухгалтер или иной ответственный сотрудник, контроль заполнения ведется главным бухгалтером или руководителем. Частные предприниматели самостоятельно несут ответственность за правильное ведение.

Унифицированный вид книги и иных кассовых документов утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бумажный вариант книги можно заполнять от руки или на компьютере.

Как правильно вести образец кассовой книги в 2024 году

В процессе ведения коммерческой деятельности организации предприниматели широко пользуются наличными средствами.

При этом требуется соблюдать кассовую дисциплину и вести образец кассовой книги в соответствии с нормами законов и постановлений.

В данном разделе разберемся в особенностях заполнения для различных субъектов, кто несет ответственность за контроль ведения, а также рассмотрим отдельные нюансы, как поступать при ликвидации предприятия и винных ситуациях.

На кого возлагается такая ответственность

Вне зависимости от способа заполнения кассового журнала в 2024 году обеспечить ее сохранность и грамотное заполнение должен руководитель организации или непосредственно частный предприниматель.

Записи в журнал выполняются ответственным сотрудником, который выдает и принимает наличность и денежную документацию в кассе.

Основанием для фиксации записи в кассовую книгу становится приходный или расходный кассовый ордер, заполненный в четком соответствии с требованиями отечественного законодательства.

Общий контроль за ведением и сохранением кассового журнала возлагается на главного бухгалтера или руководителя, если в организации нет должности главбуха.

В процессе осуществления контроля движения денежных средств ответственный сотрудник сверяет информацию в кассовом журнале с отчетной бухгалтерской документацией.

Необходимо отследить, чтобы в кассовый журнал были внесены все ордера, наличные выплаты по заработной плате и иным компенсациям работникам.

Пошаговая инструкция

Запись операций с наличными деньгами может вестись в электронном или бумажном виде. Если компания использует бумажную кассовую книгу, ее необходимо распечатать, прошить пронумеровать все листы, заверить росписью главбуха и руководителя организации.

На титульном листе нужно указать наименование компании или предпринимателя, название отдела, год ведения, номер ОКПО.

Видео: кассовая книга

Выбор варианта заполнения кассового журнала определяется числом приходных и расходных операций за день и удобством записи.

Электронная форма журнала отличается удобством, поскольку в строки и колонки можно записывать детальные данные, и вносить изменения при ошибках.

Вручную

Рассмотрим требования к заполнению кассовой книги в 2024 году:

Ответственный кассир должен вносить записи об остатках наличных средств	Причем остаток на конец дня и на начало следующего рабочего дня должны совпадать. Данные о выдаче работникам заработной платы и иных выплат и компенсаций записываются отдельно от основной массы ордеров
С целью точного внесения информации	В начале каждого рабочего дня кассир обязан загибать отрывную половину листа под часть, которая остается в журнале, и вкладывать листы копировальной бумаги между ними
Если в журнале много записей и одной страницы недостаточно	Тогда кассир должен указать «перенос» и продолжить вносить данные на следующем листе с указанием прежней даты
В конце дня главбух или иной ответственный сотрудник проводит сверку кассового журнала	С данными из приходных и расходных ордеров. Если все данные совпадают, тогда главбух расписывается и возвращает журнал кассиру. При этом отрывная часть журнала и ордера остаются у бухгалтера для составления отчетности
Если в журнал была внесена некорректная информация	Ее допускается исправить путем перечеркивания и внесения правильных данных. Запрещается подчищать или стирать неправильную информацию. Внесенные правки должны быть заверены кассиром и главбухом

В электронном виде (1С)

Разберемся, как правильно заполнять кассовый журнал в электронном виде:

Ведение электронного варианта осуществляется таким же образом, как и бумажного	В конце дня информация в кассовой книге сверяется с кассовыми ордерами, страницы из программы 1С отправляются на печать и проставляются подписи ответственных сотрудников. Кассир отправляет на распечатку страницы журнала вместе с ордерами и передает главбуху на сверку и подписание
Кассовый журнал, движение по которому распечатывается ежедневно	Должна прошиваться минимум единожды в год в один журнал. Затем его совокупный оборот заверяется мокрой печатью организации и подписями ответственных лиц с указанием числа листов в журнале
Заверять электронный кассовый журнал	Допускается специальной электронной подписью. В такой ситуации ее нет необходимости распечатывать ежедневно из 1С, это можно сделать в конце отчетного года

Возникающие нюансы

Организации, частные предприниматели и обособленные подразделения компаний имеют некоторые особенности заполнения кассовой книги, о которых мы вам расскажем в данном разделе.

Для ООО

Для организаций и предприятий допускается одна кассовая книга, каждый год оформляется новая.

Отметим, что по всей коммерческой деятельности организации ведется один кассовый журнал, даже в ситуации, если предприятие осуществляет несколько видов деятельности на различных системах налогообложения. Ведется журнал по законодательно утвержденной форме N КО-4.

Для ИП

До 2014 года частные предприниматели, ведущие деятельность на общем режиме налогообложения и на ЕНВД, должны были записывать данные в кассовый журнал в случае ведения коммерческих операций с наличными средствами.

С июня 2014 года в налоговое законодательство были внесены корректировки, на базе которых предпринимателю разрешается не заполнять кассовый журнал, если в его документации есть расчетная и платежная ведомости, в которых ведется учет выплаты заработной платы сотрудникам.

В таком случае реестр выступает только в качестве отчетного документа для самого предпринимателя, на основании которого он имеет возможность осуществлять контроль своей коммерческой деятельности.

Чтобы выяснить, должны ли предприниматели вести кассовый журнал, нужно обратиться в конкретный налоговый орган по адресу регистрации.

В обособленном подразделении

Процедура ведения и заполнения кассового журнала прописана в Указаниях Центробанка РФ. На их основании обособленные подразделения не ведут отдельный кассовый журнал, а только предоставляют отдельные страницы кассового журнала с информацией в главный офис компании.

Процедуру такой передачи устанавливается организацией на свое усмотрение, однако нужно учитывать даты создания и сдачи отчетности в контролирующие органы.

Любое обособленное подразделение компании при проведении финансовых операций с наличными деньгами, должно заносить соответствующие записи в кассовую книгу.

Процедура ее оформления аналогична книге в главной компании. Однако все же имеется некоторая специфика:

Если подразделение отдельно кладет средства на банковский счет компании	Тогда остаток средств фиксируется как для предприятий. Если филиал сдает наличные в кассу предприятия, тогда лимит устанавливается самостоятельно. Однако в обеих ситуациях лимит должен быть зафиксирован распоряжением руководителя компании
Предоставление копий листов кассового журнала отдельных подразделений	В главную организацию выполняется в определенном порядке
На титульном листе кассовых документов	В обязательном порядке необходимо указывать наименование обособленного подразделения

Чтобы избежать проблем с контролирующими и проверяющими инстанциями, требуется грамотно заполнять кассовую книгу и прочую отчетную документацию бухгалтерии.

Даже если на предприятии документацией занимается главбух со значительным опытом работы, руководство должно периодически проводить проверку финансовой документации, ведь так можно снизить риски финансовых махинаций.