Как выглядит шаблон коммерческое предложение на поставку товара в 2024 году

Что такое коммерческое письмо? Его назначение, особенности составления. Как выглядит шаблон коммерческого предложения на поставку товара в 2024 году?

В условиях рыночной экономики каждое предприятие должно оставаться рентабельным и конкурентоспособным. Эти показатели напрямую зависят от величины клиентской базы.

Важно постоянно поддерживать интерес целевой аудитории к компании, ее товарам и услугам. Для того, чтобы удерживать старых клиентов и привлекать новых, компания:

• проводит акции;
• предоставляет скидки;
• осуществляет ребрендинг;
• обновляет ассортимент товара;
• и. т. д.

Но использование этих инструментов целесообразно только в случае своевременного информирования клиентов.

Для этого могут использоваться печатные издания, вывески средств масс-медиа, а также коммерческие предложения.

В определенных случаях коммерческое предложение является самым доступным и удобным способом общения с клиентом.

Что нужно знать

Коммерческое предложение можно считать одним из самых удачных и эффективных инструментов по информированию клиента, так как оно позволяет донести наибольшее количество полезной информации до клиента и увеличивает вероятность того, что он ознакомится с содержимым.

Но для того, чтобы письмо дало ожидаемый эффект, необходимо соблюдать правила его составления.

Обратим ваше внимание на то, что этот документ не подлежит отчетности, а следовательно, не имеет определенного формата.

Каждая компания индивидуально выбирает форму его составления. Но существует примерная форма, которой стоит придерживаться.

Составление коммерческого предложения с использованием наших рекомендаций позволит вам повысить эффективность использования писем предложений.

Определения

Коммерческое предложение – это деловой документ, в котором описаны качества предлагаемого товара и преимущества сотрудничества с компанией-составителем.

Его можно рассматривать как вариант обращения к потенциальному клиенту с целью привлечения его внимания к компании, бренду, товару и т. д.

Общение с клиентами является одной из самых сложных составляющих ведения бизнеса. Это связано с тем, что каждый из них имеет разные интересы и смотрит на товар с разных сторон, поэтому важно найти такой подход, который заинтересовал бы всех.

Обращение к клиенту может различаться по стилю. Условно их подразделяют на «теплое» и «холодное». Рассмотрим более подробно, чем они различаются.

«Теплое», персонифицированное или личное составляется для конкретно выделенного лица, которое является потенциальным клиентом. Основным отличием такого письма является личное обращение.

В документе должно быть указано название компании или имя человека, которому оно адресовано. В нем выделяются преимущества и выгоды согласно интересам конкретного лица или компании.

«Холодное», неперсонифицированное составляется для отдельного сегмента целевой аудитории или для всех потенциальных клиентов.

Оно не имеет конкретного обращения, так как группе лиц, относящихся к целевой аудитории, отправляется одинаковый текст.

В зависимости от возможностей составителя коммерческое предложение может быть оформлено как в письменной форме (в печатном виде), так и в электронном виде.

Следовательно, оно может быть отправлено через одну из наиболее удобных коммерческих компаний или при помощи интернет-ресурсов.

Каково его назначение

Главной целью составления коммерческого предложения является привлечение внимания к компании, бренду, товару.

С его помощью осуществляется:

• информирование клиентов о появлении новой продукции;
• расширение клиентской базы путем привлечения внимания потенциальных клиентов к деятельности компании;
• общение с уже существующими клиентами.

Как правило, такое письмо должно не просто иметь повествовательный характер. В нем должны быть изложены максимально доступно и привлекательно выгоды от сотрудничества клиента с компанией.

Зачастую клиента привлекают три основных характеристики товара или услуги:

• полезность;
• цена;
• качество.

Именно о них и повествует коммерческое предложение. Коммерческое письмо-предложение на поставку товара является одной из ступеней для заключения сделки между двумя компаниями.

Оно излагает условия сотрудничества, предлагаемые одной компанией другой.

Если обе стороны все устраивает, то после того, как получатель свяжется с отправителем, может быть подписан договор или отправлен товар по накладной без договора.

Если же предложение заинтересовало покупателя частично, на основании информации, изложенной в письме, представители компаний могут провести переговоры на личной встрече.

Правовая база

Пересылка коммерческих писем и их составление не регулируется органами государственной власти.

Они не являются подотчетными документами и имеют юридическую силу только в отдельных исключительных случаях, поэтому для них не разработана нормативная база.

Как составить бланк коммерческого предложения на поставку товара в России

Коммерческое предложение не требует дополнительных затрат, в отличие от других инструментов. Чтобы такое письмо дало эффективный результат и получило отклик, необходимо соблюдать правила его составления.

Если речь идет о письме-предложении от коммерческой компании клиентам-физическим лицам, то форма составления письма может быть произвольной.

Если же речь идет о поставке товара одним контрагентом другому, то необходимо придерживаться делового стиля и определенного формата.

Важную роль играют все составляющие. Необходимо выдерживать структуру, использовать стиль написания и изложения информации. Более подробно, как это выполнить, рассмотрим далее.

Как его правильно оформить

Оформление коммерческого предложения на поставку товара имеет следующие параметры:

• текст печатается на фирменном бланке;
• для набора используется один стиль шрифта;
• заголовки выделяются жирным.

Не стоит разрабатывать особый дизайн, так как данный тип письма изготавливается в черно-белом варианте и при этом невозможно рассчитать, какой внешний вид привлечет внимание клиента, а какой, в свою очередь, оттолкнет его.

Образец заполнения

Коммерческое письмо-предложение имеет четкую структуру. Оно состоит из следующих пунктов:

Шапка включает в себя название организации	Которая является отправителем данного письма. Желательно разместить логотип, можно использовать другие фирменные атрибуты
Заголовок отображает название документа	Под ним, если это персонифицированное письмо, размещается информация адресата и дата составления
Основная информация отображает само предложение	Как правило, для этого используется таблица расчетов. Также в обязательном порядке должны быть указаны следующие данные: способы и условия оплаты и возможность предоставления отсрочки; срок, в который будет поставлен товар; характеристики товара; выгоды клиента от заключения сделки; срок действия предложения
Контакты	Адрес компании, электронная почта, номер телефона, а также контактное лицо, отвечающее за данный вопрос

Важной частью является таблица расчетов. Информация в ней должна быть размещена таким образом, чтобы оставаться понятной клиенту.

Ее составление имеет особые правила и параметры. Она должна быть компактной и лаконичной, при этом максимально полезной в информативном плане. Размещать таблицу необходимо на одном листе.

Несмотря на то, что в ней детально расписаны расчеты, клиента больше интересует итог, поэтому его лучше разместить в начале таблицы.

Важно не смешивать единицы измерения (цену, количество и т. д.) в одном столбце. Полный пример удачно составленного предложения на поставку товара вы можете просмотреть ниже.

Специфические моменты

Главной задачей коммерческого предложения является побуждение клиента к заключению сделки. Чтобы сделать это, клиент должен видеть собственные выгоды.

Именно на них необходимо акцентировать внимание. Но учтите, что сотрудничество между коммерческими компаниями отличается от отношений с покупателями-физическими лицами.

Важно четко и доступно излагать информацию о выгодах клиента, без лишней эмоциональности и приукрашения.

Видео: как составить коммерческое предложение. 12 приемов продающего коммерческого предложения

Самое важное, чтобы предложение, обращенное к контрагенту, соответствовало действительности, а не было просто рекламным ходом.

В противном случае, если даже данная сделка состоится, на последующие можно не рассчитывать.

Если же предложение приведет к заключению сделки, которая будет по-своему выгодна обеим сторонам, это может привести к долгому последующему сотрудничеству, что и является основной целью использования коммерческих писем-предложений.

В отдельных случаях письмо-предложение может быть ответом на запрос о поставке.

Ошибки, сводящие на нет эффективность КП

Коммерческое письмо-предложение является очень действенным способом реализации товара, но его эффективность зависит от соблюдения правил составления.

Многие компании допускают грубые ошибки при написании предложения на поставку товара, что приводит к отказу контрагента от сделки.

Наиболее грубая и значимая ошибка связана не с письмом, а непосредственно с самим предложением. Необходимо тщательно продумать выгоды обоих сторон от сделки.

Для этого необходимо проанализировать множество факторов. Необходимо владеть информацией не только о предпочтениях клиента, но и о предложениях, которые могут поступить ему от конкурентов.

К примеру, в один магазин может поступить одновременно несколько коммерческих предложений на поставку товара хлебопекарного производства.

Составление неконкурентоспособного предложения является самой грубой ошибкой, сводящей на нет все работы над письмом.

Важно знать, кто из контрагентов заинтересован в вашем предложении, а также иметь контакты лиц, принимающих решения по вопросам, изложенных в вашем письме, так как одной из распространенных ошибок является отправка предложения, не интересующего контрагента, либо связь с компанией через лиц, не имеющих достаточного количества полномочий.

Отправляя неперсонифицированное письмо, важно учитывать потребности всей целевой аудитории или сегмента, на который направлено предложение, так как отсутствие этой информации приводит к ошибкам, указанным выше.

Все вышеперечисленные примеры ошибок и варианты их устранения ориентированы на само предложение, но не менее важным является составление самого письма.

О правилах его оформления уже было сказано выше. Рассмотрим, какие же распространенные ошибки при этом допускаются:

Нечитабельность документа	Может быть вызвана неправильным подбором шрифта, фона, отсутствием выделения важной информации, на которую стоит обратить внимание
Отсутствие предложения о сотрудничестве	Т. е. письмо повествует только о наличии товара, который компания может поставить контрагенту. Такой документ является неконкурентоспособным, так как аналогичный товар и на более выгодных условиях компания-покупатель может приобрести в другом месте
Выгоды клиента не выделены отдельным пунктом	Их сложно искать в тексте, а следовательно, сложнее рассмотреть и воспринять
Неправильно подобранный стиль общения	Нельзя использовать сленг, преувеличивать качества товара, приписывая ему несуществующие свойства, выделять выгоды, не соответствующие действительности

Коммерческое предложение на поставку товара является разновидностью коммерческих писем, которые направляются одной компанией другой с целью сообщить о возможности поставки интересующего контрагента товара.

Главным качеством, которым должен обладать данный документ, является конкурентоспособность. Достичь этого позволяет правильное оформление и преподнесение информации.

Письмо должно быть изложено не более чем на двух листах и содержать только полезную информацию.

Текст коммерческого предложения на поставку товара должен быть лаконичным и читабельным, а само предложение должно быть актуальным и выгодным для контрагента.

Важно сделать акцент на преимуществах товара и сотрудничества компаний. При этом информация должна быть достоверной и правдивой.