Образец заполнения документов приема на работу в 2024 году

Прием на работу сопровождается оформлением документации. Часть таковой оформляется работником, остальные – работодателям.

Но и в том, и в другом случае нужно знать, как правильно заполнить документы при трудоустройстве в 2024 году?

Большая конкуренция на рынке труда и достаточное количество дешевой рабочей силы из-за рубежа принижает значимость документального сопровождения трудовых правоотношений.

Но вместе с тем правильное оформление документов дает определенные гарантии работникам.

Работодатели же предотвращают риски привлечения к ответственности за несоблюдение норм трудового права. Как заполнить документы при трудоустройстве в 2024 году?

Общие моменты

В российском Кодексе об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за несоблюдение трудового права.

При оформлении трудовых правоотношений надлежит составить определенные документы. Таковые с одной стороны регламентируют права и обязанности сторон.

С другой стороны документальное оформление подтверждает официальное трудоустройство. При приеме на работу потенциальный работник должен предоставить определенный пакет документов.

Некоторые из документов являются обязательными. Их перечень определен на законодательном уровне. Другие документы требуются для занятия конкретной должности.

Они подтверждают соответствие кандидата. Отдельные документы могут запрашиваться работодателем, но решение о необходимости их предоставления принимает сам работник.

Официальное трудоустройство состоит из нескольких этапов. Сначала работник представляет требуемые документы. Затем работодатель оформляет необходимую документацию.

Итогом становится зачисление работника в штат. Каждый из этапов требует соблюдения определенных правил при документальном оформлении.

Что нужно знать

Законом четко определен список обязательных при трудоустройстве документов, какие должен предоставить работник. Все иные бумаги и документальные подтверждения могут запрашиваться на добровольной основе.

Хотя иные работодатели найдут причину не принять на работу сотрудника, отказавшегося предоставить отдельные данные.

Так что же часто требуют работодатели, не имея на это особого права? В первую очередь, это регистрация.

В ст.64 ТК РФ прямо сказано о запрете требования свидетельства о регистрации при приеме на работу.

Но на практике эта норма чаще всего игнорируется, и обзавестись регистрацией, хотя бы временной, придется.

Нередко запрашиваются справка о заработной плате и характеристика с прежнего места работы. Эти документы могут предоставляться исключительно на добровольной основе.

Запрос медицинского заключения не столь однозначен. Работодатель обязан запросить справку о состоянии здоровья, если принимает на работу несовершеннолетнее лицо.

При этом прохождение медосмотра оплачивает работодатель. Также обязательна медсправка для работников определенных отраслей, связанных с пищевой промышленностью, управлением транспортом, воспитанием и образованием детей.

Когда такая справка требуется с офисного работника, имеет место прямое нарушение закона. Часто требуют работодатели и ИНН.

В законе о его обязательности ни слова. Тем не менее, по неофициальному требованию работодателя придется его получить.

При этом важно помнить, что по п.11 ст.81 ТК РФ предоставление подложных документов является основанием для увольнения.

А ст.327 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за использование заведомо ложных документов.

Порядок трудоустройства

Существует стандартный порядок трудоустройства, используемый при приеме любого работника, в том числе по совместительству и на сезонные работы.

Последовательность действий будет такой:

Претендент предоставляет необходимые бумаги	Прилагая к ним заявление о приеме на работу
Работник знакомиться с документами организации (при наличии таковых)	Чаще всего ознакомление выполняется под роспись
Оформляется трудовой договор	Обуславливающий права и обязанности сторон
Издается надлежащий приказ о приеме	Кандидата на определенную должность
Заводится личная карточка работника	—
Оформляется личное дело сотрудника	—
В трудовую книжку работника	Вносится соответствующая запись

Действующие нормативы

Порядок трудоустройства подробно регламентирован действующим трудовым законодательством. При этом некоторые особенности приема на работу регулируются отдельными правовыми актами.

Основное же регулирование осуществляется на основании таких положений, как:

гл.10, гл.11 ТК РФ	Где рассмотрены вопросы оформления трудового договора
ст.66 ТК, Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 и Минтруда № 69 от 10.10.2003	Которыми регулируется порядок ведения трудовых книжек
Постановление Госкомстата № 1 от 5.01.2004	Каким учреждены унифицированные формы документов первичного учета, применяемые в том числе и при трудоустройстве

Отдельные правовые акты могут регламентировать деятельность в определенных сферах.

Какие-то требования утверждаются локальными нормативами организаций. Но в целом порядок трудоустройства стандартен.

Основной пакет документов

В ст.65 гл.11 ТК РФ перечислены документы, которые в обязательном порядке предъявляются при заключении трудового договора.

Это:

• паспорт или иной документ, подтверждающий личность;
• трудовая книжка, за исключением первичного трудоустройства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документ воинского учета (для лиц военнообязанных);
• документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний.

Дополнительные документы могут предусматриваться отдельными правовыми актами. Но требовать документы, не предусмотренные по закону, запрещено.

Работодатель может только попросить о предоставлении таковых. Страховое свидетельство пенсионного страхования и трудовая книжка оформляются работодателем, если работник устраивается впервые.

Правильное составление автобиографии

Часто при трудоустройстве в коммерческие структуры и некоторые госучреждения требуют составления автобиографии.

Ее предназначение – в получении разрешения на выезд за рубеж, проверке биографии службой безопасности, комплектации личного дела ответственного работника и прочем.

Грамотность и достоверность автобиографии может положительным образом повлиять на решение о приеме на работу.

Автобиография при приеме на работу содержит основные события жизни, описанные собственноручно в хронологическом порядке.

Из содержания составляется общее представление о человеке, его личных качествах и предпочтениях, окружении, достоинствах и недостатках.

Особая ценность не в каких-то жизненных фактах, а в том, как человек их описывает. Стандарта как такового для автобиографии не предусмотрено.

Но в зависимости от направленности деятельности работодателей могут интересовать разные сведения. За счет этого может разниться структура документа.

Из общих правил написания можно выделить следующие:

Документ составляется на листе формата А4	Некоторые компании предоставляют готовые бланки
События излагаются в повествовательной форме и хронологическом порядке	Начиная от даты рождения
Указывается информация о ближайших родственниках	—
Указывается семейное положение, наличие детей	—
Уровень образования указывается кратко	Подробно сей факт расписывается в резюме
Детально описывается трудовая деятельность	За исключением временных периодов, желательно с указанием причин смены работы
Можно рассказать обо всех	Наградах и достижениях
Важно упомянуть информацию	Помогающую раскрыть личные качества

Желательно, чтобы автобиография вмещалась на один лист. Все важные факты должны подкрепляться объективными доказательствами.

Не стоит приукрашивать события. Служба безопасности может тщательно проверить информацию, и малейшее несоответствие станет причиной отказа в трудоустройстве.

Образец заполнения анкеты при приеме на работу

Анкета это краткий опрос, в котором собраны основные вопросы, интересующие работодателя. Обычно анкету просят заполнить перед собеседованием.

На основании результатов анализа решается вопрос о целесообразности рассмотрения кандидатуры.

Видео: как принять на работу? Как заполнить кадровые документы

Типовая анкета включает в себя такие сведения:

• Ф.И.О.,
• дата рождения;
• место проживания;
• данные паспорта;
• сведения о гражданстве, семейном положении, ближайших родственниках, образовании, достижениях, хобби, личных качествах.

Иногда в анкету включаются вопросы, моделирующие определенные ситуации.

Их цель в определении реакции претендента на определенные события и его модели поведения. Заполняется анкета вручную, без ошибок и помарок.

В качестве приложения могут потребоваться личная фотография, рекомендации с прежнего места работы и прочее, что позволит судить о личных и профессиональных качествах соискателя.

Заявление работника

Заявление при трудоустройстве пишется в произвольной форме. Какого-то стандарта нет, но можно руководствоваться классической структурой:

«Шапка» документа	Кому (название работодатели или Ф.И.О. ответственного лица), от кого (Ф.И.О. кандидата)
Наименование документа	Заявление
Основное содержание	Просьба о приеме на работу
Дата и подпись	—

Иногда в заявлении просят указать место проживания и контактные данные. Составить заявление можно вручную или на компьютере, но подпись должна быть проставлена собственноручно.

Формирование приказа по форме Т-1

В трехдневный срок с момента заключения договора готовится приказ о приеме на работу. Для этого используется унифицированная форма Т-1.

Документ содержит такие сведения, как:

• дата поступления на работу;
• условия трудоустройства (постоянно или временно с указанием срока, по совместительству);
• должность и подразделение;
• назначенный оклад;
• испытательный срок;
• дата и подпись руководителя.

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Сам приказ регистрируется в журнале соответствующей распорядительной документации.

Как образец, бланк приказа формы Т-1 можно скачать здесь.

Пример договора

Физлицо может приниматься на работу по трудовому или гражданско-правовому договору.

В первом варианте предполагается зачисление сотрудника в штат с записью в трудовой. Второй вариант означает работу вне штата. Без оплаты больничного и отпуска.

Чаще всего при трудоустройстве используется срочный либо бессрочный трудовой договор. Их отличие в периоде действия.

Срок срочного договора не превышает пяти лет. Отсутствие указанного срока делает договор бессрочным.

Содержание договора включает в себя:

• данные сторон;
• название должности;
• режим работы;
• размер оплаты и порядок выплаты;
• функциональные обязанности;
• права и обязанности сторон;
• дополнительные условия.

Указывается в договоре и условие об испытательном сроке, при наличии такового. Период его не может превышать трех месяцев для обычных работников и полугода для руководящего состава.

Трудовой договор составляется письменно, в двух экземплярах. После подписания документа каждая из сторон получает свой документ.

Вместе с трудовым договором могут подписываться и иные документы.

Например, договор о материальной ответственности при приеме на определенные должности или соглашение о неразглашении информации.

В случае объемного описания функций может составляться отдельное приложение к основному договору, которое становится неотъемлемой частью соглашения.

Также как образец договор о полной материальной ответственности можно скачать здесь.

Запись в трудовой книжке

Запись о трудоустройстве в трудовую книжку заносится на основании приказа о приеме. Запись выполняется синей или черной ручкой, при этом запрещены сокращения.

Порядок оформления таков:

В третьей графе раздела «Сведения о работе»	Пишется полное название организации и сокращенное (согласно Уставу). Можно запись заменить на штамп организации. Указывается наименование структурного подразделения (при необходимости уточнения)
Ниже в первой графе проставляется порядковый номер записи	Нумерация последовательна для всех имеющихся записей
Во второй графе напротив номера записи	Пишется дата начала работы согласно приказу (цифрами)
В третьей графе напротив даты начала работы	Пишется название должности и квалификация
В четвертой графе	Указываются реквизиты приказа

При первичном трудоустройстве работодатель сам заводит трудовую книжку. При этом порядок заполнения таков:

Титульная страница	Ф.И.О. дата рождения уровень образования профессия, специальность дата заполнения печать
Сведения о трудовой деятельности	порядковый номер записи дата внесения наименование компании и должности реквизиты документа о зачислении
Достижения и награды	порядковый номер и дата записи организация, должность, вид достижения дата и номер соответствующего приказа

Если в трудовой книжке отсутствует место, то оформляется вкладыш с указанием номера, серии и печати. Он подшивается в основной документ.

Запись в трудовую книжку вносится в течение пяти дней после издания приказа. Для совместителя запись не делается, но по желанию она может быть оформлена основным работодателем.

После оформления всех документов заводится личная карточка работника по форме Т-2.

В ней фиксируются все существенные сведения, касающиеся деятельности работника и оформляемые приказами.

Нужно ли уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина

Судебная практика по вопросам уведомления о трудоустройстве иностранцев противоречива. Нужно знать, что принять на работу можно только иностранца, имеющего разрешение на работу или трудовой патент.

Руководствоваться желательно общими нормами, согласно которым в трехдневный срок после подписания договора работодатель обязан уведомить о приеме иностранца ФМС (с 1.07.2016 ГУВМ, являющееся подразделением МВД).

При нарушении требования ч.4 ст.18.15 КоАП предусматривает для работодателя ответственность в виде штрафа до одного миллиона рублей или приостановления деятельности на срок до девяносто суток.

Подать уведомление можно лично или отправить почтой посредством письма с описью вложения и уведомлением о вручении.

Также возможна отправка электронной почтой или через сайт Госуслуг.

В целом количество документов, оформляемых при трудоустройстве, не так уж и велико.

Но каждый их документов имеет свою специфику заполнения. О тонкостях оформления желательно знать не только кадровику, но и самому работнику.