Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.
Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.
Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2024 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.
Основные сведения
Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.
Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.
Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.
Что это такое
К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:
- приказы и распоряжения и приемах, переводах, увольнениях;
- персональные дела работников;
- ведомости по расчету заработной платы;
- штатное расписание;
- учетные табели рабочего времени;
- трудовые соглашения;
- документы по аттестации и оценке условий труда;
- списки сотрудников-льготников;
- журналы учета и прочие кадровые бумаги.
Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.
Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.
На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.
Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.
Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.
Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.
С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.
Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.
Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.
Какова его роль
Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.
Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.
В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.
Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.
В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.
Правовые аспекты
В РФ в 2024 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:
- приказ Минкультуры РФ N 558;
- ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.
Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.
В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.
Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.
В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.
Срок хранения кадровых документов в организации в 2024 году (таблица)
Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.
При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.
Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.
С чего лучше начать с момента их создания
В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.
Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:
- текущее пребывание в делопроизводстве;
- архивное хранение.
Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.
Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:
| Оснащение помещения специальными шкафами | И сейфами с надежными замками и печатями |
| Дела нужно распределять по полкам | В зависимости от номенклатуры |
| Место пребывания документации | В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками |
Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.
В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).
Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:
| Кадровые документы | Нужно складывать в дела на основании номенклатуры дел предприятия |
| Делопроизводство конкретного дела | Начинается с дня подшивки в него первой бумаги |
| Соответствующее оформление |
Обложки дела, где нужно записать:
|
| В дело прикрепляются | Только выполненные и грамотно оформленные бумаги |
| Подшивать нужно только один оригинал документа | — |
| В деле содержатся документы | Датированные одним календарным годом |
| Дело должно содержать не более 250 страниц | И быть не толще 4 см |
Кто принимает решение о сохранении
Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.
В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.
Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.
Образец доверенности в банк на подачу документов от юридического лица, читайте здесь.
Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.
В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.
В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.
В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.
Где и сколько содержаться
Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2020 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.
Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.
Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:
| Бумаги, касающиеся комплектацией штата компании | Трудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников |
| Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажа | Договора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника |
| Документы касательно отношения сотрудников к работе | Приказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу |
| Бумаги касательно завершения рабочих отношений | Приказы о завершении действия трудовых соглашений |
Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.
В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:
| 1 год | Журналы учета трудового времени, графики выделенных отпускных периодов, сведения о гражданах, не принятых на работу |
| 3 года | Учетные сведения документации, которая подтверждает длительность рабочего стажа работника, данные о трудовой дисциплине |
| 5 лет | Акты, отчеты по трудовой безопасности, выписки касательно улучшения рабочих условий, документы по аттестации работников по трудовой дисциплине, сведения о командировках |
| 75 лет | Трудовые соглашения работников и персональные карточки |
| 50 лет | Личные документы работников до востребования хозяином (аттестаты, дипломы, трудовые книги) бессрочно коллективные соглашения, личные дела директоров и руководителей |
По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.
Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.
Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).
Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.
Видео: документы в АРХИВ на долгие годы хранения
В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.
После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.
Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.
В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.
После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.
Что делать, если деловая бумага испорчена
Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.
Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.
Образец договора денежного беспроцентного займа между физическими лицами, читайте здесь.
Как найти ИНН по фамилии имени отчеству, смотрите здесь.
Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.
Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.
Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.
Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.
Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.
От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.