Как создать товарный чек онлайн в 2024 году

С февраля 2020 года налоговая инспекция прекратила процедуру регистрации касс старого образца, и часть организаций и предпринимателей уже пользуются кассовыми аппаратами нового образца, в которых есть возможность создавать онлайн чеки.

Все предприятия должны перейти на такой режим до конца 2020 года. В данном материале расскажем, как создать товарный чек онлайн в 2024 году, как его грамотно заполнить, какие реквизиты прописать, как внести дополнительные необходимые данные.

Основные моменты

Каждый из нас является потребителем товаров и услуг, поэтому мы практически ежедневно сталкиваемся с товарными чеками.

При совершении покупок в магазинах, оплате услуг, при покупках вещей через интернет-магазины продавцом должны предоставляться покупателям подтверждающие документы о проведении сделки.

Во многих ситуациях товарные чеки необходимо сохранять, поскольку они выступают неотъемлемым документом в случае необходимости замены товара или оказании сервисного обслуживания.

Также рассмотрим, обязательно ли заполнение товарного чека и заменяет ли чек онлайн кассы товарный чек.

Что нужно знать

Товарный чек относится к категории документации строгой отчетности и широко используется в торговле различными товарами.

Чек применяется в ситуациях, когда представитель продающего предприятия (к примеру, кассир) должен выдать подтверждение факта получения денежных средств и осуществления продажи.

В большинстве случаев товарные чеки используются, когда организация-продавец вправе не использовать в своей деятельности кассовое оборудование, или если покупатель запрашивает выписку товарного чека в дополнение к кассовому.

К примеру, это может использоваться с целью детальной расшифровки приобретаемых товаров. Часто товарные чеки оформляются для представителей компаний, которые покупают для рабочих нужд товары.

Например, если секретарь закупает канцелярскую продукцию для предприятия.

Тогда товарный чек становится дополнительным документом к кассовому чеку и выступает в качестве бухгалтерского документа отчетности, которым подтверждаются осуществленные расходы на нужды предприятия.

В ситуациях, если купленный товар не соответствует требуемым параметрам качества, покупатель имеет право на его возврат продавцу и получение денег назад или замену на аналогичный товар.

Тогда товарный чек, выписанный в режиме онлайн, будет использоваться в роли подтверждающего документа о совершенной покупке ранее.

Также распечатанный из онлайн-кассы чек имеет законную силу, если в силу определенных обстоятельств между продавцом и покупателем произошли разногласия, которые необходимо решать в ходе судебного разбирательства.

Вид товарного чека, выписываемого в онлайн режиме или с помощью онлайн кассы, представлен в произвольной форме.

Однако законодательными актами к чекам предъявляются конкретные требования, которые в обязательном порядке необходимо соблюдать в процессе составления и оформления чека.

Иначе такой документ может быть признан недействительным и не будет использоваться как официальное подтверждение совершенных расходов.

К обязательным реквизитам, которые должны указываться на каждом выданном товарном чеке, относятся:

• название документа;
• ФИО предпринимателя;
• ИНН предпринимателя;
• порядковый номер чека (нумерацию допускается вести как каждый день, так и в течение определенного отчетного периода);
• дата оформления;
• полная расшифровка и число проданной продукции или услуг;
• конечная сумма в рублях;
• при наличии печать организации.

Указанные реквизиты должны в обязательном порядке присутствовать на бланке товарного онлайн чека, также в зависимости от необходимости допускается внесение в него дополнительных сведений.

Назначение документа

Товарный онлайн чек используется в качестве подтверждающего документа вместе с кассовым чеком для подтверждения обоснованного осуществления затрат.

В нем содержится информация о продавце, названии продукции, дате покупки, артикуле и сорте товара.

Также в большинстве случаев на онлайн чеке проставлена печать продающей организации, однако это не является обязательным моментом.

Следует учитывать, что в большинстве случаев без чека ККМ такой онлайн чек не обладает действительностью. Рассмотрим иные ситуации, когда может понадобиться онлайн чек.

Сперва разделим две ситуации — если товарный онлайн чек предоставляется вместо кассового и если он предоставляется покупателю вместе с кассовым чеком.

В первом случае онлайн чек станет единственным доказательством того, что покупателем была осуществлена покупка или получена определенная услуга.

Это значит, что в случае необходимости защиты своих прав в суде покупатель имеет полное право ссылаться на данный документ.

Сегодня законодательством была несколько упрощена ситуация с обязательным использованием кассового оборудования, поэтому отдельные продавцы полностью перешли на систему выдачи товарных онлайн чеков.

Во второй ситуации такой чек будет иметь самостоятельную силу и будет выступать в роли своеобразной товарной накладной на приобретенную продукцию.

В первую очередь ,этот момент важен для организаций с целью соответствующего оформления бухгалтерских проводок по приобретению товаров.

Вместе с кассовым чеком товарный онлайн чек предоставляется исключительно по запросу покупателя, и продавец по закону не имеет права отказать в выдаче такого документа.

Новые онлайн-кассы предназначены для распечатки чеков с указанием полного перечня приобретаемой продукции, а не просто с указанием суммы, как это делалось ранее.

Большинство торговых предприятий перешли на современную систему использования штрих-кодов продукции, при считывании которых необходимые данные в автоматическом режиме добавляются в кассовый чек.

В такой ситуации выдача товарного чека не является целесообразной. Однако в случае использования старого кассового оборудования выдача товарного чека является обязательной.

Законные основания

Оформление и выдача онлайн чеков регулируется новым законом ФЗ № 290-ФЗ от 03.07.2016 г.

Основные его положения таковы:

• стандартное кассовое оборудование заменяется на онлайн-кассы;
• сведения обо всех чеках автоматически передаются в ИФНС;
• частные предприниматели, работающие на ЕНВД и патентной системе, больше не имеют права вести предпринимательскую деятельность без ККТ;
• штрафы были откорректированы и внесены новые за определенные нарушения.

Как заполнить товарный чек онлайн

В данном разделе рассмотрим ключевые правила, которые предъявляются к заполнению товарных чеков в онлайн режиме, разберемся в алгоритме заполнения чеков, детально рассмотрим инструкцию по созданию чеков для предприятий и индивидуальных предпринимателей, а также как заполнить онлайн и распечатать товарный чек.

Правила оформления

Требования к грамотному заполнению бланка товарного онлайн чека прописаны в законодательных актах, а данные, которые должны прописываться в документе, четко закреплены нормативными актами и обязательны для выполнения всеми субъектами, осуществляющими предпринимательскую деятельность на территории РФ.

Ключевые параметры, которые непременно должны присутствовать на товарном чеке:

• информация о дате формирования и выдачи покупателю;
• наименование проданной продукции полностью;
• количество проданного товара в соответствующих единицах измерения;
  полная внесенная сумма;
• сведения о продавце (название, ИНН, печать при наличии);
• в случае наличия печати организации или предпринимателя товарный чек должен быть обязательно проштампован.

Покупатель обязан внимательно отнестись к получению документа и проверить все указанные данные, поскольку онлайн чек становится гарантией защиты прав покупателя в случае возникновения разногласий или судебных разбирательств для возмещения понесенных финансовых расходов.

Инструкция по созданию

Для перехода на онлайн-кассы законом №54-ФЗ предусмотрена регистрация оборудования в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Предприниматель или должностное лицо торговой компании должны зарегистрировать новую онлайн-кассу на официальном портале налоговой.

Здесь можно проводить авансовые платежи и подавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Регистрировать кассу на портале обязано должностное лицо или ответственный сотрудник по доверенности.

Такие зарегистрированные онлайн-кассы имеют функцию автоматической передачи данных обо всех пробитых товарных чеках в соответствующий орган ИФНС.

Все современные кассы имеют определенный объем памяти и возможность подключения к компьютеру. Поэтому все поступившие финансы записываются и хранятся в аппарате, а затем передаются на компьютер.

Все аппараты подключаются к сети Интернет, и фискальная память заменяется на фискальное хранилище данных.

Рассмотрим алгоритм формирования товарного чека:

Кассир или ответственный работник на данной должности пробивает по ККТ всю продукцию	Которую он отпустил покупателю, и отправляет фискальному оператору через интернет данные о совершенной покупке и полученной финансовой сумме
Оператор осуществляет обработку чека	Записывает его и сумму итого в свою базу данных и пересылает назад на аппарат продавца уникальный код, присвоенный чековому документу
После этого вся информация	Оперативно пересылается в налоговую службу на официальный сервер
Покупатель получает от кассира	Распечатанный бумажный чек

С текущего года вся торговля, осуществляемая интернет магазинами, обязана также сопровождаться оформлением товарных чековых документов.

По причине того, что данные о продажах оперативно направляются на серверы налоговой, все продажные операции становятся прозрачными.

Как можно бесплатно заполнить на сайте

Законодательно не установлена определенная форма заполнения онлайн чека. В большинстве случаев это документ, заполненный на компьютере или на специализированном сайте и выведенный на печать посредством принтера продавца.

При наличии всей необходимой информации документ признается действительным и может использоваться в качестве официального подтверждения факта совершения покупки.

Видео: как правильно оформлять товарный чек

При наличии современных технологий разработаны специализированные программы, помогающие автоматизировать процесс выдачи товарных чеков онлайн.

При помощи таких программ есть возможность синхронизировать данные кассового оборудования с компьютером или рабочим ноутбуком, и с них товарные чеки можно напечатать.

В такой ситуации нет необходимости заполнять чеки от руки, поэтому вероятность ошибок сведена к минимуму.

Такие программы пользуются широким спросом среди продавцов, которые продают свои товары и услуги массовому потребителю.

Ведь при необходимости выписки тысяч чеков в день необходима качественная автоматизация процесса.

Пользуются такими программами и сайтами, на которых можно сформировать онлайн чеки и множество интернет магазинов, которые осуществляют удаленную продажу своей продукции и доставку покупателю.

На просторах интернета есть множество ресурсов, предлагающих составление товарных чеков в режиме онлайн по унифицированной форме в формате Word. В такую форму каждый продавец может внести дополнительные сведения.

Такие сайты имеют широкие возможности оформления и печати товарных чеков, в них настроены шаблоны, куда можно добавить и сохранить в настройках следующие данные:

• дополнительные сведения о продавце или товаре;
• наличие гарантийных обязательств и условий возврата продукции;
• графические элементы, в том числе логотипы фирмы, штрих-коды и прочее.

Также в онлайн чек допускается автоматически добавлять любое число названий товаров, менять валюту, начислять НДС отдельно от стоимости и прочие опции.

В большинстве своем такие сервисы, предлагающие оформление онлайн чеков, являются комплексными продуктами, где можно сохранить шаблоны чеков, управлять продажами, вести контроль расчетов с контрагентами, вести бухгалтерский учет и складской учет в режиме онлайн.

Как правило, на сервисах настроен шаблон, которые дорабатывается каждым продавцом в зависимости от предпринимательских нужд.

Рассмотрим обобщенную инструкцию для оформления товарного онлайн чека:

• регистрация на определенном сервисе;
• внесение информации о своей компании, которая будет выводиться при печати чеков;
• внесение данных о продаваемой продукции, то есть создание базы, из которой вы легко можете выбирать требуемые товары;
• затем можете оформлять реализацию, по итогам которой будет распечатываться чек.

Большинство сервисов позволяют распечатывать счета-фактуры, накладные, квитанции, кассовые ордера и прочие документы кассовой отчетности.

Любой из этих документов допускается настраивать для печати в зависимости от своих потребностей.

Обязательна ли печать

В оттиске печати предприятия должны обязательно содержаться ИНН и наименование компании. То есть, если на товарном чеке ставится печать, тогда допускается не прописывать название продавца и его ИНН.

Однако на практике все же лучше фиксировать эти данные, поскольку оттиск печати компании не всегда является читабельным.

Печать не выступает обязательным элементом товарного чека, однако в случае наличия ее у продавца она должна стоять на всех выданных чеках.

Нужен с гарантийными обязательствами

Если продавец оформляет продажу специфичного товара, по которому необходимо указание условий гарантийных обязательств, тогда данный момент можно добавить в качестве дополнительных опций в шаблон товарного чека, который выписывается продавцом на онлайн сервисе.

Также допускается пропечатать условия возврата товара в случае выявления брака или несоответствия заявленным характеристикам.

С внедрением новых технологий и принятием обновленного законодательства организации и частные предприниматели должны в 2024 году перейти на современные онлайн кассы, которые позволяют оперативно формировать чеки с перечнем продукции и сразу пересылать данные о пробитых чеках в ИФНС.

Такие меры способствуют защите потребительских прав покупателей и снижению прессинга на предпринимателей в ходе налоговых проверок отчетности по НДФЛ и прочим налогам.