Как составить заявление на отгул в 2024 году

Российское законодательство не содержит понятия «отгул». Тем не менее в трудовых правоотношениях допускается предоставление внепланового выходного по разным обстоятельствам.

Как написать заявление на отгул в 2024 году? Официально термин «заявление на отгул» не используется.

Вместо этого в законе употребляют понятие «выходной в счет отпуска» или «дополнительный выходной» и т. п. Тем не менее, если сотрудник попросит предоставить отгул, его поймут. Но как правильно написать заявление на отгул?

Когда возникает необходимость в документе

Взять отгул в любое время, когда это нужно работнику – не получится. Для получения такого внепланового отдыха сотрудник должен отработать свой дополнительный отдых заранее и в будущем.

Также возможно оформить отгул в счет будущего отпуска либо в как отпуск за свой счет. При этом начальство может и отказать в дополнительном отдыхе, если на то имеется производственная необходимость.

Это не будет нарушением закона, поскольку решение об отгуле принимается при согласии обоих сторон правоотношений.

Важно! Работникам, которые проработали на предприятии меньше 6 месяцев, отгулы в принципе не полагаются.

Но существуют и такие категории работников, которые могут оформить отгул в любое время, не дожидаясь согласия руководства. Это:

• пенсионеры;
• участники ВОВ;
• люди с ограниченными возможностями;
• близкие родственники военнослужащих, погибших при выполнении военных обязанностей.

В организациях со сменным графиком работы довольно распространена практика подмены сотрудников, когда работники сами договариваются о от, кто и когда за кого поработает.

Это позволяет не нарушать производственных процессов и устраивает все стороны. В крупных компаниях с активно работающими профсоюзами зачастую существует коллективный договор, который предусматривает предоставление дополнительных выходных.

При этом четко прописаны условия предоставления отгулов. При наличии такого документа работник должен быть ознакомлен с ним под роспись еще на момент трудоустройства.

То есть практически в любой организации так или иначе можно получить отгул. Но даже если есть возможность самостоятельно подыскать замену на время отсутствия, необходимо уведомить руководство о внеплановом отдыхе.

В противном случае отсутствие на рабочем месте может быть засчитано как прогул. А поскольку устные договоренности силы не имеют, нужно написать заявление на отгул.

Получается, что уведомить об отгуле необходимо во всех случаях, когда нужен дополнительный выходной.

Но недостаточно просто написать просьбу о предоставлении отгула, нужно указать, на каком основании оформляется внеплановый отдых.

Как правильно написать заявление на отгул

При подаче заявления на отгул желательно указать не только основание внепланового отдыха, но и ссылку на норматив, позволяющий оформить отдых.

В трудовом законодательстве все основания для отгула делятся на три группы:

По праву (ст.152—153, ст.186, ст.301 ТК РФ)	Отгул предоставляют при наличии переработки, выхода в праздничный или выходной день. При этом отгул не должен влиять на выработку нормы. Также предоставляют отгул донорам крови или за переработку при вахтовом методе работы
В счет отпуска (ст.125 ТК РФ)	В этом случае работник использует часть ежегодного оплачиваемого отпуск
За свой счет (ст.128 ТК РФ)	По этому основанию отгул можно взять в любое время, но при получении согласия руководства

Писать заявление на отгул следует как минимум за несколько дней. При этом работодатель/руководитель после получения заявления должен издать соответствующий приказ о предоставлении выходного.

Таким образом, будут соблюдены необходимые нормы правильного оформления отгула. Можно конечно подать заявление и непосредственно в день желаемого отгула.

Но в этом случае шансы на одобрение просьбы снижаются в разы или причина должна быть очень серьезной.

Отсутствие на рабочем месте без надлежащего оформления приравнивается к прогулу. При этом к работнику может применяться дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения при повторном нарушении.

Общие правила составления

Специальных правил составления заявления на отгул не предусмотрено. Потому документ составляют по типовому образцу всех подобных документов.

Документ составляется в свободной форме, но при этом обязательно нужно указать следующую информацию:

Название организации	Полное юридическое наименование, адрес регистрации/местонахождения
Сведения о руководителе	Должность, Ф. И.О.
Данные сотрудника	Должность, Ф.И.О.
Дату желаемого выходного	—

Желательно написать и причину, по которой сотрудник желает получить отгул. В некоторых случаях это может стать решающим фактором для получения согласия руководства.

Так работодатель не может отказать в отгуле, если причина связана со свадьбой, рождением ребенка, похоронами и т. п.

За ранее отработанное время

Иногда производственная необходимость заставляет сотрудников работать в праздничный или выходной день либо работать сверхурочно.

Как правило, такой труд оплачивается по более высокой ставке. Однако сотрудник имеет право вместо повышенной оплаты получить отдых в рабочее время за счет ранее отработанного времени.

При наличии переработки можно согласовать с руководством возможность компенсации этого времени внеплановым выходным.

Но согласование следует проводить письменно, дабы в будущем по этому поводу не возникло разногласий.

Указание причины при этом необязательно, поскольку сотрудник претендует на получение законно положенного ему времени отдыха.

В заявлении на отгул в качестве основания следует написать: «Прошу предоставить мне выходной на дату _ в счет ранее отработанного времени в период _».

Таким же образом можно попросить выходной, если переработки не было, но в ближайшем времени таковая планируется. Но в этом случае потребуется указать причину отгула.

Руководитель не обязан одобрять отгул в счет будущего времени, если на то нет серьезных оснований. Образец заявления на отгул за ранее отработанное время можно скачать здесь.

Здесь же стоит упомянуть об отгуле для доноров крови. В соответствии с законом донору положен дополнительный выходной день, который учитывается как рабочий и полностью оплачивается.

Использовать его можно как в день сдачи крови, так и позднее по согласованию с руководством.

При этом если человек сдавал кровь в свой законный выходной день, то положенный ему отгул он может использовать в рабочее время. Образец заявления на отгул для донора крови скачать здесь.

На несколько часов

В некоторых случаях сотруднику не нужен целый день на отдых, но требуется несколько часов для решения важных дел.

В отдельных ситуациях никакого оформления может и не потребоваться – начальство идет навстречу и разрешает непродолжительное отсутствие.

Но при этом есть риск, что формально разрешенный отгул может быть расценен как прогул при отсутствии документального подтверждения.

Недобросовестный руководитель может воспользоваться такой ситуацией для увольнения неугодного работника.

Кроме того, в некоторых организациях важен каждый отработанный час, поскольку имеет место почасовая оплата.

В этом случае информация об отсутствии работника должна быть указана в табеле по учету рабочего времени. Соответственно, необходимо документальное обоснование отсутствия работника.

То есть в любом случае, даже если отлучиться нужно буквально на час, не следует рисковать и лучше написать заявление на предоставление отгула.

При этом важно получить разрешающую визу ответственного лица на заявлении. Указание причины в заявление не обязательно.

Но желательно указать, почему требуется отлучиться. При наличии документального подтверждения, можно приложить к заявлению копию документа.

Видео: за свой счет, если договоримся

Если вы не знаете, как составить заявление на отгул на несколько часов, образец, приведенный ниже, поможет вам правильно составить документ.

Образец заявления на отгул на несколько часов можно скачать здесь.

В счет отпуска на 2 дня

Каждый работник по трудовому законодательству располагает правом на отпуск с сохранением заработка.

Право на получение отдыха возникает ежегодно в соответствии с утвержденным графиком, но не раньше, чем через полгода непрерывной работы.

Стандартная длительность отпуска – 28 дней. Причем для отдельных категорий работников оплачиваемый отпуск имеет большую продолжительность.

Закон разрешает использовать положенный отпуск частями, но с условием что одна часть должна длиться не меньше 14 дней. Следовательно, работник может получить частичный отпуск.

Если производственная необходимость не пострадает от внепланового отдыха и работодатель не против, разрешается взять отгул в счет предстоящего отпуска.

Также такая возможность доступна, когда в уже использованном отпуске есть «неотгулянные» дни.

В заявлении пишется формулировка — «Прошу предоставить мне отгул на _ дней в счет будущего ежегодного оплачиваемого отпуска (или в счет неиспользованных дней)».

Но нужно учитывать, что руководитель не обязан одобрять заявление. Поэтому все же желательно указать причину срочного отдыха. Образец заявления на отгул в счет отпуска можно скачать здесь.

По семейным обстоятельствам

В жизни любого человека могут случиться обстоятельства, требующие обязательного присутствия. Иногда для этого достаточно одного дня, а порой требуется больше времени.

При уважительной причине можно получить отгул без согласия работодателя. Например, при вступлении в брак, рождении ребенка, похоронах близкого родственника.

Но уведомить работодателя о причинах отсутствия следует обязательно. Кроме того, нужно документально подтвердить причину отсутствия.

Работодатель в таком случае не может отказать в предоставлении отпуска. Но в некоторых случаях работник может не пожелать озвучивать причину отгула.

В такой ситуации в качестве основания можно просто написать «по семейным обстоятельствам».

Однако нужно учитывать, что работодатель может и не одобрить заявление, особенно если потребности производства не позволяют незамедлительно предоставить отдых работнику. Крайне желательно, хотя бы устно объяснить ответственному лицу причину отгула.

К категориям, которым работодатель не вправе отказать в отгуле «по семейным обстоятельствам» относятся беременные женщины, работницы с малолетними детьми, несовершеннолетние сотрудники.

Образец заявления на отгул по семейным обстоятельствам можно скачать здесь.

За свой счет на один день

Иногда работнику нужен свободный день в рабочее время, но основания для го получения отсутствуют.

То есть положенный отпуск уже использован, сверхурочной работы не выполнялось, а работы в выходные и праздничные дни не было, да и не предвидится в ближайшем будущем.

Значит ли это, что получить отгул невозможно? Нет, но есть некоторые особенности. Если сотруднику нужен выходной, он может оформить отпуск за свой счет.

То есть отдых предоставляется без оплаты. В зависимости от варианта оплаты – оклад или по часам, с зарплаты будет вычтена сумма оплаты труда за время отдыха.

В заявлении нужно написать — «Прошу предоставить мне отпуск за свой счет с _ по _». При этом продолжительность такого отдыха может составлять как несколько дней, так и один.

Но поскольку в этом случае веских оснований для предоставления внеочередного отпуска у работодателя нет, то он вправе и отказать в отгуле.

Потому желательно указать причину либо объяснить ее руководству в личной беседе. Образец заявления на отгул за свой счет на один день можно скачать здесь.

Получается, что какой-бы ни была причина получения отгула, правила оформления всегда одинаковы:

1. Написать заявление с указанием основания и причины (рекомендуется).
2. Дождаться положительной резолюции начальства.
3. Дождаться издания приказа (если это предусмотрено внутренними правилами).
4. Получить законный отгул.

Образец заполнения

Стандартная схема написания заявления на отгул выглядит следующим образом:

Сведения о получателе – кому направляется документ	Здесь указывается: полное наименование организации; должность и Ф.И.О. руководителя
Данные заявителя – от кого подается заявление	Здесь пишется Ф.И.О и должность сотрудника
Адрес регистрации организации	И дата составления документа.
Название документа	Заявление на отгул
Основная часть – суть заявления	Здесь указывается просьба о предоставлении отгула. Нужно написать дату выходного, основание его получения и желательно, написать причину отгула
Подпись работника	С расшифровкой

Готовое заявление передается руководителю организации или его секретарю. Только после одобрения заявления и/или издания приказа на предоставление отгула выходной будет считаться законным.