Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2024 году

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2024 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

Если срок хранения документа длительный	Его нужно регистрировать
Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала	Он также подлежит регистрации

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

ст. 86 Трудового кодекса	—
Раздел 6 ТК	Нюансы о заработке, что прописываются в приказе
ст. 123 ТК	Оформление отпуска
ст. 15, 56, 67 ТК	Зачисление в штат
ст. 68 ТК	Правила издания приказа в связи с этим
ст. 128 ТК	Правила предоставления отпусков без оплаты
ст. 358 Приказа Росархива	Правила ведения журнала

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

1. О приеме сотрудника в компанию.
2. О расторжении соглашения с сотрудником.
3. О переводе человека на иную работу.
4. О совмещении должностей.
5. О предоставлении отпусков.
6. О направлении сотрудника в командировки.
7. О поощрениях и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

• сотрудником отдела кадров;
• менеджером по персоналу;
• секретарем
• делопроизводителями;
• руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

• количество страниц;
• подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
• печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

• есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
• есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
• есть ли заголовок и текст, подпись;
• есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

• титульный лист;
• раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
• раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

• название компании;
• название документы;
• дату, с которой начали вести журнал;
• дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

• ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
• данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
• подписи каждого такого лица;
• данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

• номер записи о регистрации приказа;
• дату, номер приказа, что был утвержден;
• разновидность приказа;
• ФИО, табельный номер работника;
• документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

• кто будет ответственным лицом;
• кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
• какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоит	Регистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжение	Руководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрирован	Он не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий год	С начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные коды	Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном формате	Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотруднике	Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения	Поэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным,	А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше)	При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документ	Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании	Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил	Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании	—

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет. Это приказ	о приеме человека на работу; о переводе или увольнении; о получении отпуска; об аттестации сотрудника; о назначении премий и т. д.
К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которым	предоставляется человеку отпуск; выносится дисциплинарное взыскание; оформляется командировка

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.

А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.

Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.