Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.
Как в 2024 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.
При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2024 году?
Общие аспекты
По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.
Для работодателя имеющийся график предотвращает претензии со стороны инспекции по труду. Работникам этот график позволяет быть в курсе очередности получения отпусков.
Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.
Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.
В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть штатного персонала.
В 2020 году Рострудом был опубликован единый перечень основных требований трудового права, которые подлежат поверке.
Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.
При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.
Что это такое
График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.
Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.
Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.
Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.
Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим приказом руководителя.
Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки. При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.
В коллективном соглашении или ином локальном нормативе прописывается максимальное число работников, которые могут одновременно уйти в отпуск в одном подразделении.
Это требуется во избежание остановки рабочего процесса. График отпусков это акт, содержащий информацию об отпусках сотрудников всех наличествующих структурных подразделений.
Каждый отдел должен иметь собственный отпускной график для имеющегося штата.
Подобная схема признается оптимальной для любой организации – руководство отдела составляет график при учете производственных потребностей, исходя из определенного количества работников.
Кто составляет график отпусков по Трудовому кодексу? Составлением занимается работодатель в лице отдела кадров, а утверждается готовый график руководителем.
Составленный график согласовывается с сотрудниками и корректируется кадровой службой.
Далее график корректируется с учетом требований руководителей, которые оценивают график, исходя из необходимости присутствия работников на рабочем месте.
Образец написания автобиографии при приеме на работу, читайте здесь.
Когда график корректируется по пожеланию одного работника, приходится смещать отпуска и других сотрудников.
Откорректированный график должен быть согласован со всеми лицами, кого касается порядок отпусков. Только после этого издается приказ о графике отпусков, с каким знакомятся начальники подразделений.
Составление приказа
Типовая форма отпускного графика содержит специальную графу для утверждения руководителем. Потому многие организации не утруждаются составлением отдельного приказа об утверждении графика.
Такая ситуация нарушением не считается, но все же наличие отдельного приказа зафиксирует факт утверждения отпускного графика.
Для приказа об утверждении отпускного графика не обязательно применять унифицированную форму.
Организация вправе составить собственный бланк произвольной формы, учитывая основные правила оформления и необходимость указания необходимой информации.
В приказе руководитель также может сделать дополнительные указания должностным лицам касательно предоставления отпусков.
Что касается унифицированных форм, то для составления приказа об утверждении используются формы Т-6 и Т-6а.
Отличие их в количестве человек, для которого они оформляются. Приказ по форме Т-6 предназначен для одного человека, а Т-6а – для группы сотрудников.
В приказе указывается следующая информация:
- фамилия, имя, отчество работника;
- наименование должности и подразделения;
- период, за какой предоставляется отпуск;
- название отпуска;
- количество отпускных дней и даты начала и завершения отпускного периода.
Существуют виды отпусков, для каких нужно учитывать период, за какой они предоставляются и есть виды, для каковых это не требуется.
Так учитывается период отпуска:
- ежегодного оплачиваемого;
- дополнительного с сохранением заработка;
- дополнительного отпуска не оплачиваемого.
Не принимается в расчет период отпуска:
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком;
- учебного.
После того как приказ на отпуск составлен и утвержден, сведения о нем заносятся в личную карточку каждого сотрудника, в соответствующий раздел.
Когда сотрудник идет в отпуск по графику, ему нет необходимости писать специальное заявление. Приказ на отпуск составляется на основании имеющегося графика.
Однако если имел место перенос отпуска либо работник желает поменять дату отпуска, то он подает на имя руководителя заявление, где указывает количество отпускных дней и желаемые даты.
Если отпуск предоставляется не по графику, то после утверждения приказа в графике указывается новая дата отпуска.
Законодательная база
Ст.123 ТК РФ определяет общие нормы по составлению отпускного графика. Так работодатель составляет и принимает график отпусков не позднее, чем за две недели до окончания текущего года.
Когда на предприятии наличествует профсоюзный орган, работодатель обязан учитывать его позицию (ст.372 ТК) в порядке, определенном для утверждения локальных нормативов (ст.8 ТК).
График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.
При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.
По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.
Но по ч.4 ст.123 ТК некоторым категориям работников ежегодный отпуск дается в подходящее для них время по их пожеланию, не перечащему правовым нормам.
Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.
По ст.115, ст.116 ТК отпуск бывает основным и дополнительным. Учебные и административные отпуска в графике не отображаются.
Если у работника имеются неиспользованные отпуска за предыдущие годы, то их можно предусмотреть в отпускном графике.
Но давать отпуск за еще не начавшийся год категорически запрещено. Отпускной график не является локальным нормативом, в нем отсутствуют правовые нормы.
И следственно на него не распространяется норма п.2 ст.22 ТК, предусматривающей ознакомление под роспись работников с принимаемыми локальными нормативами, касающихся трудовой деятельности.
В законе тоже отсутствует прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работников с графиком, достаточно своевременно утвердить график и известить каждого сотрудника об очередности отпусков не позже чем за две недели до начала отпуска (ст.123 ТК).
Но позиция Роструда несколько отлична. В Письме Роструда №4414-6 от 31.10.2007 прямо сказано, что работодатель должен ознакомить всех работников с отпускным графиком под роспись.
Как грамотно составлять график отпусков в организации
Для того чтобы верно оформить график отпусков, надобно соблюсти основные правила:
| В графике указываются лишь ежегодные основные и обязательные дополнительные отпуска | Когда у субъекта имеется неиспользованный отпуск за предшествующий год, допустимо приплюсовать и его. Все прочие виды отпусков не отображаются |
| Отпуск возможно делить на части | По согласованию сторон |
| Надобно учитывать пожелания сотрудников | Обладающих правом на получение отпуска в удобное время |
| Надлежит учитывать взаимозаменяемость сотрудников | И производственные потребности в течение года |
| Для создания графика не обязательно применять унифицированную форму | Можно разработать собственную форму, утвердив ее соответствующим приказом |
Порядок заполнения формы Т-7
Обязанность по применению унифицированных форм документов с 2013 года отсутствует, если организация не относится к бюджетным.
Но разработанный организацией график должен заключать обязательные реквизиты, предопределенные ФЗ №402 от 6.12.2011 «О бухучете».
Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7. При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.
В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях. Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.
Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.
Графы с седьмой по девятую заполняются по мере применения работниками отпусков. Бланк графика отпусков можно скачать здесь.
Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?
Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом (определение № АПЛ13-606 от 6.02.2014).
При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.
Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.
До какого числа нужно сформировать
Когда должен быть составлен отпускной график? По ст.123 ТК утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.
Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2020 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.
С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.
Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков
К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.
Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.
Если отпуск разделен на части
Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.
В этом случае допустимо делить отпуск на части (ч.1 ст.125 ТК). Закрепляется такая договоренность разными способами.
Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.
На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.
В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних совместителей.
Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.
Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК).
Образец документа
Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:
- список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
- число отпускных дней для каждого работника;
- предполагаемая дата начала отпускного периода;
- возможность деления отпуска на части.
В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:
| В седьмой графе | Дата действительного начала отпуска |
| В восьмой графе | Реквизиты документа, послужившего основанием для переноса отпуска |
| В девятой графе | Рассчитываемая дата отпуска |
| В десятой графе | Важные примечания |
Часто задаваемые вопросы
Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.
Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.
При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.
В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.
При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.
Возможности 1С
Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».
В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».
Процесс формирования будет таким:
| Открыть журнал «График отпусков организации» | И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ |
| В документе указать дату | И выбрать организацию |
| Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть | Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников» |
| При выборе сотрудников | Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную |
| Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7 | Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала |
Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».
При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.
В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.
Надо ли малым организациям
В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.
Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.
При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.
Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.
Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.
Как составить на 14 дней
Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.
Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.
Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск, читайте здесь.
Про работу по договору без трудовой книжки, смотрите здесь.
Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.
При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.
Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.
Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.
После завершения коррекции и окончательного утверждения графика, таковой передается в отдел кадров.
Здесь оформляется сводное расписание на все предприятие в целом. Делается это до подписания руководителем приказа об утверждении графика отпусков.