Образец заполнения дубликата трудовой книжки в России в 2024 году дает возможность исключить вероятности занесения в документ недостоверных либо ошибочных сведений.
Основной документацией, которая способна подтвердить наличие у человека официального стажа работы, принято считать трудовую книжку.
В случае его утраты возникает необходимость оформить дубликат. Рассмотрим подробней особенности его заполнения в 2024 году.
Основные моменты
Основные особенности и подробное разъяснение о трудовых книжках изложены в статье 66 ТК РФ.
В соответствии с правилами трудового законодательства, в документе должны быть указаны такие сведения, как:
- персональная информация о самом сотруднике;
- разновидность выполняемой работы;
- подробные сведения относительно переводов, увольнениях и награждениях;
- основания прекращения трудового соглашения.
Дубликат, обладающий равную юридическую значимость с подлинником, должен обязательно включать в себя сведения, которые полностью соответствуют первоначальному документу.
Исключением являются только ситуации, при которых были выявлены изначально указанные недостоверные сведения и записи, из-за невозможно их восстановить по причине отсутствия документального подтверждения.
В каких случаях он требуется
Говоря о необходимости оформления дубликата трудовой книжки и занесения в него соответствующих сведений, то в соответствии с нормами законодательства РФ это возможно по такой причине, как:
- утеря документа сотрудником. К примеру, в общественном транспорте, на улице и так далее;
- выявлен факт непригодности трудовой книжки;
- выявлен факт наличия в документе недостоверных сведений, к примеру, указание о недействительности увольнения либо же перевода и так далее;
- банальная потеря трудовой книжки.
Иными словами, дубликат нужен при невозможности использования оригинала документа. Необходимо обращать внимание на многочисленные особенности, которые напрямую зависят от оснований для оформления дубликата рассматриваемого документа.
Где можно оформить
Все без исключения граждане, которые обладают официальным стажем работы, оставляют за собой право восстановить трудовую книжку, вне зависимости от оснований утраты либо порчи, поскольку у физических лиц в обязательном порядке должен быть документ, подтверждающий персональную деятельность.
В данном случае речь идет об оформлении дубликата. Это единственная документация, которая обладает аналогичной юридической значимости.
Необходимо обращать внимание на то, что оформлением дубликата вправе заниматься исключительно работодатели, в частности уполномоченные лица отдела кадров.
Документы, которые необходимы с целью подтверждения стажа работы с предыдущих мест, должны быть предоставлены сотрудникам.
Одновременно с этим нынешний работодатель может оказать всяческое содействие в оформлении в максимально сжатые сроки.
Законодательная база
Процесс оформления дубликата устанавливается многочисленными актами, которые были утверждены Постановлением Министерства труда России, в частности:
- Трудовым Кодексом.
- Инструкцией по заполнению необходимыми данными трудовую книжку.
- Правила хранения и ведения трудовых книжек.
Ознакомиться со всей необходимой указанной выше документацией можно здесь:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
- Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 N 50.
В указанной документации подробно изложены многочисленные ситуации и способы дублирования подлинности.
Помимо указанной выше нормативно-правовой документации, нередко используется и Порядок относительно установления опыта официальной занятости в случае утраты трудовой книжки.
Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки
Процесс занесения необходимых сведений в дубликат трудовой книжки обладает многочисленными особенностями, о которых необходимо знать с целью исключения вероятности возникновения различного недопонимания.
Как составить образец приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, читайте здесь.
Благодаря этому можно с первого разу составить дубликат в надлежащем виде. Рассмотрим подробней, как правильно завести дубликат.
Какие потребуются документы для записей
Изначально необходимо обращать внимание на то, что соответствующие записи должны быть сделаны на основании имеющейся либо же полученной от сотрудника информации относительно последнего трудоустройства.
В соответствии с нормами трудового законодательства, подтвердить факт предыдущей официальной занятости можно с помощью:
- справок, которые включают в себя сведения относительно оснований предоставления. Иными словами, речь идет о реквизитах всевозможных распоряжений относительно факта приема и увольнения с компании, а также возможного перевода с занимаемых должностей;
- Приказов и распоряжений в форме выписок;
- персонально оформленных надлежащим образом дел и карточек;
- персональных лицевых счетов физических лиц;
- документов из бухгалтерии относительно начисления заработной платы в установленном размере;
- профсоюзных билетов и так далее.
Необходимо помнить, что кроме указанной документации, подтвердить факт официального трудоустройства ранее можно с помощью трудовых договоров либо иных подобных бумаг, включающих данные относительно периода занятости.
Также нужно помнить о том, что руководство компании оставляет за собой право всеми силами оказывать всяческое содействие работникам в кротчайшем оформлении документов с целью подтверждения стажа работы.
С предоставленной всей необходимой документации уполномоченные лица должны сделать копии, а заверенные подлинники возвращаются на хранение собственнику.
Сведения, которые заносятся в бланк
Применяя полученные сведения, непосредственный работодатель должен внести соответствующие записи.
Среди них может быть и информация относительно имеющихся наград. Если же документация не включает в себя необходимые значения, то нужно указывать только достоверные сведения.
Пример рассматриваемого дубликата трудовой книжки по причине утраты по правилам заполнения имеет вид:
| Изначально нужно указать суммарный стаж работы | Который официально подтвержден у работника до момента трудоустройства к конкретному работодателю. Данные заносятся ответственным лицом за выдачу дубликата |
| В первом поле должен быть указан порядковый номер записи | В большинстве случаев указывается № 1 |
| Во второй графе | Отображаются данные относительно даты возникшего события |
| В третьей графе указывают сведения относительно занимаемой должности | Данные о непосредственном работодателе в рассматриваемом документе должны быть внесены после указания времени (в отличии от подлинника). После этого начинает действовать общепринятый порядок — полное название места ведения деятельности предшествующие графе 2 |
| После этого следует перечисление документации | Данные в которых предоставили возможность сделать соответствующую запись о стаже и деятельности в целом |
Помимо сведений относительно официального трудоустройства, возникает необходимость указывать данные относительно возможного увольнения.
В данном случае, указанный ниже образец заполнения полностью будет соответствовать указанной очередности действий.
По завершению внесения сведений в рассматриваемый документ, в соответствии с нормами российского законодательства, непосредственный работодатель должен будет сделать копии со всех без исключения справок, распоряжений и иных типов бумаг, перед возвратом подлинников самому сотруднику.
Аналогичные действия подлежат дублированию, и при наличии острой необходимости нужно будет оформить дубликат самого вкладыша в трудовую книжку.
В случае неверного занесения необходимых записей непосредственным работодателем в рассматриваемый документ, по нормам российского федерального и трудового законодательства допускается возможность просто сменить дубликат, исправив при этом некорректно указанную информацию.
Видео: как сделать запись в трудовой книжке
К сведению — процедура предоставления и восстановления дубликата подлежит обязательной фиксации в специальной книге пол учету оборота трудовых книжек. Обязательно в такой книге должна проставляться дата и персональная подпись сотрудника.
Пример оформления ТК
Для исключения вероятности занесения различных ошибок рекомендуется использовать имеющиеся примеру.
В частности, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере можно скачать здесь.
Крайне важно в период составления дубликата исключать допущения каких-либо ошибок и опечаток, поскольку в таком случае документ считается таким, как недействительным со всеми вытекающими юридическими последствиями.
Можно ли восстановить вкладыш
Изначально необходимо обращать внимание на то, что ситуации с возможной утратой вкладыша нормами российского законодательства не регулируются.
По этой причине, если был факт утраты сотрудником такого типа документа, возникает необходимость составить и передать непосредственному работодателю соответствующую объяснительную, после чего только восстанавливается вкладыш и в дальнейшем подшивается надлежащим образом.
Немного иначе ситуация обстоит с утратой самой трудовой книжки. В случае наличия подобной ситуации, сотруднику в обязательном порядке необходимо будет составить соответствующее заявление непосредственному работодателю с требованием оформить дубликат.
Одновременно с этим, факт утраты самого вкладыша может повлечь за собой возникновение серьезных проблем, причем для самого собственника.
Во многом это связано с возможными сложностями:
- в оформлении потребительских замов в финансовых учреждениях;
- невозможность оформить загранпаспорт;
- проблемы в оформлении визы и так далее.
Помимо этого не стоит забывать о вероятном возникновении проблем с представителями Пенсионного фонда.
Во многом это связано с тем, что указанный фонд в обязательном порядке затребует официально заверенную копию трудовой книги и вкладыша в частности.
Кроме того, крайне важно обращать внимание на такие немаловажные особенности, как:
| При возникновении каких-либо ошибок | Категорически запрещается заносить в документ многочисленные виды исправлений. В данной ситуации речь может идти только о полной утилизации |
| Изначально возникает необходимость сделать во вкладыш соответствующие записи | И только после этого есть возможность подшивать его к дубликату трудовой книжки. В случае игнорирования такого правила, нужно будет повторно делать всю процедуру |
| Рассматриваемый тип вкладыша подлежит составлению таким же образом | Как и сам дубликат трудовой книжки |
| В случае отсутствия подлинности документа | Рассматриваемый вкладыш не несет за собой какой-либо юридической значимости — исключительно в сочетании с трудовой книжкой |
| По нормам российского законодательства допускается возможность перенесения необходимых данных с трудовой книги | В восстановленный вкладыш |
| Корректировка фамилии в случае ее изменения | К примеру, по причине замужества осуществляется во вкладыше таким же образом, как и в самой книжке |
| Если же по каким-либо причинам непосредственный работодатель не смог | Проставить в конкретном документе персональную печать, то наемному работнику нужно будет обязательно обратиться по данному вопросу к уполномоченному представителю кадровой службы с целью официального заверения. При этом отказ не допустим в данной ситуации |
Обязан ли работодатель при сокращении сотрудника о выплатить 3 оклада сразу, читайте здесь.
Как можно проверить номер телефона на мошенничество онлайн бесплатно, смотрите здесь.
Напоследок хотелось бы отметить — процесс формирования дубликата трудовой книжки не влечет за собой сложностей для самого составителя.
Достаточно только придерживаться стандартных разработанных правил занесения соответствующих записей и исключить допущения каких-либо ошибок и опечаток.