Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.
Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.
Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.
Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.
Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.
Основные моменты
На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.
Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. Увольнение и прием на работу должны выполняться с отражением в таковом учете.
Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.
Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.
С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.
Что это такое
Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.
Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.
Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:
- документальное оформление приема;
- перемещение работников по должностям внутри организации;
- увольнение;
- другое.
Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.
Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.
При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.
Так как неумение вести кадровую документацию может стать причиной наложения крупных штрафов. Особенно это касается трудовых книжек.
В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с приемом на работу и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.
С какой целью ведется
Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.
Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:
| Прием на работу | И последующее увольнение сотрудников в организации |
| Учет принятых на работу сотрудников | — |
Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.
К таковым направлениям сегодня относится следующее:
| Аналитическая деятельность, связанная с трудом принятых сотрудников | изучение деятельности сотрудников; o подготовка отчетов, статистических данных |
| Координационно-информационное направление кадровой работы | проведение профессионально подготовки и переподготовки сотрудников; организация приема сотрудников на работу и иные мероприятия, требующие определенной координации; выполнение работы, связанной с письменным обращением документов на предприятии; планирование кадровой работы |
В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.
Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.
В каждом случае все сугубо индивидуально. Но важно помнить, что перечень прав и обязанностей должен включать в себя задачи, которые поручает руководство.
Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.
Важно отметить, что трудовая инспекция осуществляет особенно пристальный надзор за крупными компаниями штат сотрудников которых составляет от 250 человек и более.
Правовая база
Основной нормативной базой, в рамках которой обязательно должен вестись кадровый учет, является как раз Трудовой кодекс РФ.
Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.
Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.
Как составить заявление на административный отпуск без сохранения заработной платы, читайте здесь.
В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно заполнение трудовых книжек.
Обычно подобное требуется в случае, когда имеет место принятие на работу или же увольнение с таковой сотрудника.
Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г. Она включает в себя все аспекты ведения учета.
Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.
В первую очередь это касается личных карточек сотрудников, а также многих других бумаг.
Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.
Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.
Так как таким способом можно будет самостоятельно осуществить контроль за соблюдением своих прав.
Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо обратиться в суд или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.
Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно
Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.
Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.
Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.
Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.
Аналогичным образом обстоят дела именно с трудовыми договорами. Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.
Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:
- с чего начать;
- пошаговая инструкция;
- оформление документов;
- какие применяются журналы в делопроизводстве;
- нюансы для ИП.
С чего начать
Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.
Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:
- создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
- передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
- сотрудничество с аутсорсинговой компанией.
Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.
Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:
- сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
- устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
- как осуществляется привлечение новых сотрудников;
- какие потребуются затраты.
Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.
Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.
Пошаговая инструкция
Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:
локальные нормативные акты:
- Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
- Основные положения о труде.
- Должностные инструкции для каждой категории сотрудников.
- Положение о защите труда.
- Другое.
- оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
- составляется штатная расстановка;
- оформляются типовые договора для заключения с сотрудниками;
- оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
- типовые приказы.
Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.
Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.
По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.
Оформление документов
Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:
| Cоставляемые в соответствии | C установленными нормами и стандартами |
| Оформляемые в обязательном порядке | Но сам бланк документа утверждается самостоятельно руководителем предприятия |
Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.
Видео: как можно оформить сотрудника
Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.
Какие применяются журналы в делопроизводстве
В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.
Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:
- учета входящих и исходящих документов;
- отправляемой информации;
- входящей и исходящей корреспонденции;
- другое.
Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.
Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.
Нюансы для ИП
Индивидуальные предприниматели имеют право нанимать до 100 работников. Потому им также необходимо будет осуществлять ведение кадрового учета.
Какая применяется формула производительности труда рабочих, читайте здесь.
Как проводить собеседование при приеме на работу с вопросами, смотрите здесь.
Основные нюансы, связанные с таковым:
| Кадровый учет необходим | Даже если в наличии только 1 работник |
| Трудовая инспекция | В праве потребовать ИП предъявить документы учета |
| На ИП распространяются стандартные требования | Устанавливаемые для такового учета |
Сегодня ведение такового учета имеет ряд особенностей, связанных именно с форматом ведения деятельности.
В то же время есть ряд стандартных моментов, соблюдать которые необходимо обязательно. Важно внимательно изучить законодательные нормы — прежде, чем будет иметь место начало ведения такового учета.