Статья раскроет основные моменты, связанные с расчетами среднесписочной численности сотрудников. С какой целью проводятся расчеты, какова формула подсчета, и имеющиеся нюансы – далее.
Сведения о среднесписочной численности сотрудников – важная информация, которую работодатели обязаны предоставлять в первую очередь. Для ее расчета существует специальная формула.
Основные моменты
Ежегодно организации предоставляют развернутый отчет о своих сотрудниках. Индивидуальные предприниматели подготавливают документ в том случае, если нанимают работников.
Данные подают в налоговую инспекцию до 20 января отчетного года. В показатель для отчета входят следующие категории работников:
- сотрудники, находящиеся на рабочем месте в момент подсчетов;
- работники на больничном;
- сотрудники в отпуске либо в командировке;
- работники, исполняющие обязанности на полставки;
- работники, у которых в день подсчета был выходной;
- те, у которых прогул;
- работники, участвующие в митингах.
Имеются категории сотрудников, которых не учитывают:
- те, которые работают по внешнему совместительству;
- руководящие лица, не имеющие заработной платы;
- мамочки, находившиеся в декретном отпуске;
- адвокаты, военнослужащие;
- работники, которых направили в командировку заграницу;
- студенты;
- сотрудники, которые изъявили желание уволиться.
Однако, в расчетах для Пенсионного фонда и Фонда страхования в учет берутся все категории. Правила подачи отчетности часто меняются.
В текущем году работодателям следует обратить внимание на такие нюансы:
| Среднесписочная стоимость | Подается всеми компаниями, независимо от формы правления |
| Если в отчетности допущена ошибка | А бланк уже сдан, то необходимо незамедлительно подать новый, чтобы не выписали штраф |
| Подача разрешена в бумажном и электронном варианте | Если в организации более 100 человек, то обязательно сдается отчетность в электронном формате |
| Если персонал не менялся | То отчетность все равно предоставляется, иначе работодателю грозит штраф |
| Организации подают ССЧ по месту регистрации | Индивидуальные предприниматели – по месту прописки |
| Подает либо руководитель компании лично | Либо его доверенное лицо |
| При предварительных подсчетах | Сведения о работниках не округляются |
В расчет берутся праздничные и выходные дни. Численность сотрудников за эти дни равна численности в предыдущий рабочий день.
Как и при любой другой процедуре у подсчетов имеются нюансы. В зависимости от ситуации, существуют категории рабочих, которых могут учесть или нет:
| Совместитель | Если внешний, то в учете его не учитывают, если внутренний – учитывается |
| Учредитель | Включается в отчетность, если он получает заработную плату |
| Отправленные в командировку за пределы РФ | Учитывают в зависимости от продолжительности командировки. При краткосрочной их включают в отчет, при длительной – нет |
| Сотрудники, которые проходят обучение | Учитываются в зависимости от сохранения за ними зарплаты |
Отчетность по ССЧ предоставляется в бумажном или электронном варианте, в зависимости от числа работников. Если их больше 100, то формат только электронный.
Чтобы расчеты были точными, на каждого сотрудника заводят отдельные документы – личную карточку, ведомости и распоряжения, приказы.
Лица, которые работают неполный рабочий день, учитываются пропорционально времени, которое они отработали.
В эту группу не входят некоторые категории, которым по закону установили сокращенную продолжительность рабочего дня. Это – инвалиды и несовершеннолетние лица. Их учитывают как целую единицу.
Если сотрудника перевели на неполный рабочий день по инициативе работодателя (без согласия работника), то при расчете ССЧ их также учитывают как целую единицу.
Списочное количество – документ о тех сотрудниках, которые трудятся в организации на данный момент.
Если сотрудник в момент составления отчетности находится на курсах повышения квалификации или является стажером, то он также не учитывается.
Отчетность о среднесписочной численности необходимо подавать вовремя, иначе работодателю грозит 2 типа штрафной санкции – на организацию в целом и на бухгалтера или руководящее лицо.
Форма отчетности состоит из 1 листа. Вначале заполняются строки, расположенные вверху страницы. Обязательно указывается наименование налоговой службы, в которую подается документ.
Писать название необходимо полностью. После подсчетов проставляется подпись и ставится дата заполнения ведомости.
Что это такое
| Среднесписочная численность сотрудников за год | Численность сотрудников в сумме за каждый месяц календарного года, поделенная на 12. Это средний показатель за конкретный временной период. В эту численность входят сотрудники, трудящиеся в организации, в других структурных подразделениях или на дому, сезонные работники. Для вычисления среднего количества сотрудников необходимы 2 показателя – число работающих и период расчета |
| ССЧ | Важный показатель для организаций. Его рассчитывают согласно данным ежедневного учета посещения организации рабочими. Прежде чем рассчитывать среднесписочную стоимость, специалист должен узнать, сколько часов и дней отработал тот или иной сотрудник, сколько человек на момент подсчета болеет, кто находится в командировке или в отпуске |
Зачем нужны расчеты
Организациям необходимо рассчитывать этот показатель, чтобы подтвердить собственные права на применение упрощенной системы обложения налогами или других льгот во время уплаты налогов.
Также показатель необходим при определении формы подачи налоговых деклараций, для составления отчетности в Фонд социального страхования.
Налоговыми инспекциями используются эти подсчеты для осуществления контроля над работниками – плательщиками налогов и для расчета размера заработной платы.
Сколько стоит трудовая книжка в Роспечати, читайте здесь.
Показатель постоянно сравнивают со средней заработной платой за месяц. Если он окажется ниже среднего, то это является поводом для проверки организации налоговой службой.
Учетные показатели используют в таких случаях:
| Чтобы подтвердить правомерность льгот | При исчислении налогов компании |
| Для отображения | Основных коэффициентов деятельности |
| Для формирования данных | О штатном персонале организации |
| Для фиксирования взносов | Пенсионного, страхового и прочих |
Подаются данные в различные инстанции, поэтому расчеты необходимо производить точно. Еще 1 цель составления ССЧ – установить производительность трудовой деятельности.
Правовая база
Согласно 80 статье Налогового кодекса, организации, независимо от формы правления, сдают отчетность о своих работниках в налоговую службу.
В соответствии с Федеральным законом № 268 «О внесении изменений…» (статья 5, пункт 7), принятым 30 декабря 2006 года, каждый работодатель обязан предоставить в налоговую службу отчетность о среднесписочной численности сотрудников.
Форма ее утверждена Приказом № 3-25/174 Федеральной налоговой службы. Согласно 126 статье Кодекса административных правонарушений, за непредоставление отчетности работодателю грозит штраф.
Однако, наложение штрафа не избавляет от обязанности подачи отчета – сдавать его все равно нужно.
Сведения о среднесписочной численности работников
Сведения устанавливаются путем суммирования численности рабочих отдельно за каждые сутки определенного месяца. Полученную сумму делят на число календарных дней.
При подаче сведений о количестве сотрудников руководящее лицо организации заполняет бланк установленной формы, заполняя в нем все требуемые строки.
Заполняется в 2 экземплярах – для налоговой службы и для работодателя. Для расчета среднесписочной численности существует специальная формула.
Для удобства подсчетов сначала необходимо подсчитать тех работников, которые трудятся полный рабочий день, затем – тех, кто работает неполный день. Полученные данные суммируются.
Показатель должен быть целым числом. Округляют таким образом – если полученная цифра после запятой больше 5, то к целому прибавляют 1. Цифры после запятой удаляют.
Как правильно посчитать (формула)
Среднесписочную численность работников за 1 месяц вычисляют по такой формуле:
По такой формуле определяется количество рабочих, которые трудятся полный рабочий день. Следующий шаг – выяснить среднесписочную численность работников, трудящихся неполный рабочий день.
Для этого умножается сумма отработанных часов на число дней в месяце. При подсчетах учитываются дни, когда сотрудник находился на больничном либо в отпуске.
Затем показатели суммируются (среднесписочное количество работников с полным рабочим днем и неполным).
Итоговая формула:
За год
Для расчета среднесписочной численности работников за год необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:
- Определяется число трудоустроенных в компании граждан ежедневно.
- Рассчитывается количество сотрудников за каждый месяц.
- Определяется число рабочих за квартал, полугодие, 9 месяцев и 1 год.
Каждый работник – целая единица. Число сотрудников за каждый месяц делится на 12 (число месяцев в году). Полученная цифра и будет ССЧ за год.
Видео: среднесписочная численность сотрудников для ООО и ИП
Если начало работы компании не совпало с началом календарного года, то есть сроком работы получился неполный год, то сумма все равно делится на 12.
За месяц
Как считать среднесписочную численность работников за месяц? Для расчета ССЧ за месяц суммируется среднесписочная численность рабочих за каждый день, и полученная цифра делится на количество дней месяца.
Независимо от даты начала трудовой деятельности итоговая сумма делится на число дней в месяце. Для правильности расчета необходимо знать точное количество человек за каждый рабочий день.
Для этого можно использовать внутреннюю документацию, например, табель учета рабочего времени.
За квартал
Расчеты за квартал осуществляются путем суммирования работников за каждый месяц и делением полученной суммы на 3.
Нюансы при заполнении 4-ФСС
Для ССЧ в отчетности 4-ФСС отведено отдельное поле. Выделяют 5 этапов расчета:
- Исчисляется среднесписочная численность сотрудников за все дни отчетного периода.
- Устанавливается ССЧ за сотрудников, трудящихся неполный день.
- Исчисляется ССЧ за каждый месяц по отдельности.
- Определяется ССЧ на работников с неполной занятостью на каждый месяц.
- Определяется ССЧ за квартал.
В нынешнем году отчетность подается в такие сроки:
| За прошедший год | До 20 января текущего года |
| За первый квартал 2020 года | До 20 апреля |
| За полгода | До 20 июля |
| За 9 месяцев | До 20 октября |
Чтобы определиться, какую форму декларации подавать, — электронную или бумажную, необходимо подсчитать общее количество работников на предприятии.
Как написать объяснительную на работе, читайте здесь.
Пошаговую инструкцию того, как вести кадровый учет в ООО с нуля, смотрите здесь.
Если их более 100, формат только электронный, если менее – и электронный, и бумажный, на выбор руководителя.
Отчетность о среднесписочной численности работников при открытии ООО необходимо подавать не позднее 20 числа того месяца, который следует за месяцем открытия.
Таким образом, отчетность о среднесписочной численности работников – важный документ.
Прежде чем приступать к подсчетам, необходимо изучить правила заполнения документа, сроки его сдачи. Ответственный за осуществление расчетов ССЧ и заполнение данных – бухгалтер компании.
Если документ не сдан в отведенные законодательством сроки, то ответственность возлагается на него или руководителя организации. После выплаты штрафа отчетность все же придется сдать.