Порядок кассовой дисциплины в РФ периодически меняется. Несоблюдение принятых норм наказуемо по закону. Как оформляется в 2024 году кассовая книга организации или предпринимателя?
В коммерческой деятельности кассовая книга относится к основной документации и связана с поступлением денежной наличности.
Следование кассовой дисциплине требует учета нововведений законодательства. Как в 2024 году оформлять кассовую книгу в РФ ООО или ИП?
Основные моменты
Непременным условием легального ведения коммерческой деятельности является учет финансовых операций и создание соответствующей отчетности.
Норма эта касается как предпринимателей, так и юрлиц, вне зависимости от используемой ими организационной формы.
Кассовая книга это элемент отчетности, который отображает операции, проводимые по кассовым ордерам, приходным и расходным.
На 2020 год имеется последовательность норм в отношении формы книги и ее содержания, какие обязаны в точности соблюдаться.
Порядок фиксации операций по кассе в РФ поменялся с июня 2014 года. Измененный порядок поделился на два варианта:
| Стандартный | Для юрлиц |
| Упрощенный | Для ИП и небольших предприятий |
Осуществлять кассовые операции допускается исключительно в кассе. Полную ответственность за проводимые операции несет кассир.
Если в организации имеется кассиров больше одного, то обязательно назначается для контроля старший кассир.
Лично осуществлять операции по кассе вправе индивидуальный предприниматель либо руководитель организации. Подпись на кассовой документации проставляет бухгалтер (главбух) или кассир с руководителем.
Что это такое
Кассовая книга отображает полную информацию о поступлении и выдаче денежной наличности в организации. В 2020 году значительных изменений в области кассовой дисциплины не произошло.
По-прежнему используются унифицированные формы. Но заполняются документы с учетом принятых нововведений:
| Можно оформлять кассовую документацию в электронном формате | Используя электронные подписи |
| При электронном документообороте | Бумажных копий документов не потребуется |
| Единый приходный ордер | Может заменяться бланком строгой отчетности |
| При отсутствии расчетов | С наличностью за день кассовую книгу не заполняют |
С 2015 года проводить операции по кассе можно с использованием программно-технических средств. Некоторые видоизменения коснулись кассовой дисциплины в обособленных подразделениях.
В таких филиалах ведется отдельная кассовая книга и при этом вводится лимит остатка наличных.
При этом книга ведется в единственном экземпляре, и нет необходимости в сдаче отчетности в головной офис на другой день.
ИП в 2024 году освобождены от ведения кассовых книг и ордеров. Все предприятия и организации должны осуществлять учет оборота наличности по кассе.
С какой целью ведется
Главная цель создания кассовой книги это учет всех приходных и расходных операций по кассе. На основании сделанных записей можно детально проследить оборот денежной наличности.
То есть предназначение кассовой книги это обоснование финансового учета. При ведении книги должно соблюдать следующие правила:
| Книга ведется | В продолжение одного календарного года |
| В одной организации заполняется только одна кассовая книга | Исключение лишь дочерние подразделения, которые ведут отдельную книгу и копию ее передают в главный офис по истечении года |
| Все операции отображаются в книге | На основании кассовых ордеров |
| Информация в книгу | Вносится сразу же после действительного поступления или расходования средств |
| По окончании всякого дня | Когда проводились операции с наличностью, показатели книги сверяются со значениями ордеров. Затем выводится окончательный остаток денег, какой сравнивается с величиной денежных средств, имеющихся в кассе |
Правовая база
Порядок проведения кассовых операций в РФ установлен Указанием Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Этот норматив является основополагающим при регламентировании осуществления операций по кассе.
Им учреждается:
- какие процедуры могут осуществляться в рамках проведения кассовых операций;
- каких лимитов по остаткам средств в кассе нужно придерживаться;
- как применять кассовые документы и т. д.
Кроме того регулируется кассовая дисциплина Указанием Банка России № 3073-У от 7.10.2013. Здесь определяется порядок расчетов с применением наличных денег.
Также источником права является ФЗ № 54 от 22.05.2003. Этот закон не только регулирует порядок наличных расчетов, но регламентирует применение ККМ.
Этот закон до 1.07.2018 применяется в двух редакциях – последней редакции от 8.03.2015 и текущей редакции от 3.07.2016 года.
Некоторые субъекты права имеют возможность выбрать, какую редакцию применять целесообразнее.
Несоблюдение утвержденного порядка осуществления кассовых операций чревато взысканем штрафа по ч.1 ст.15.1 КоАП РФ:
| 40 000-50 000 рублей | Для организации |
| 4 000-5 000 рублей | Для ИП и должностных лиц |
Как нужно правильно вести кассовую книгу ООО и ИП
Использование кассовых документов необходимо рассматривать применительно к двум категориям правовых отношений:
| ИП | Предприниматели могут не использовать кассовую книгу, приходные и расходные ордера. Но это не аннулирует обязанности по учету выручки. Информация о выручке указывается в Книге учета доходов и расходов. Этот документ ФНС вправе затребовать при проверке для изучения |
| ЮЛ | Организации обязаны вести полноценный кассовый учет с применением всех обязательных документов |
Форма кассовой книги КО-4 ратифицирована Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Но с 1.01.2013 применение унифицированных форм необязательно.
Налогоплательщики вправе самостоятельно разрабатывать бланки документов, соблюдая требования по заполнению.
Кассовая книга формы КО-4 – образец бланка word можно скачать здесь. Отдельно стоит уточнить ситуацию по поводу оформления кассовой книги ИП.
Образец заполнения международной товарно-транспортной накладной, читайте здесь.
Если предприниматель решил использовать упрощенный порядок, то нужно оформить надлежащий приказ. При отсутствии такового отказ от ведения кассовых документов считается нарушением.
По Указанию № 3210-У ИП вправе не создавать ПКО и РКО, касса может вестись с применением отчетов ККТ, БСО и т. п.
Все касающиеся деятельности ИП операции отображаются в книге учета выручки. Фиксированию в КУДиР не подлежат средства, взятые ИП на личные нужды.
Правила заполнения
Стандартный шаблон кассовой книги упрощает порядок ее заполнения. Но необходимо соблюсти основные правила:
- на титульном листе прописываются полные и точные реквизиты юрлица или предпринимателя;
- прописывается временной период для ведения документа (не более года);
- страницы книги пронумеровываются и прошиваются. Указывается число страниц.
Для оформления книги потребуется наличие такой документации:
- книга по учету всех выданных и принятых денег, фиксирующая оборот за смену;
- кассовые ордера, какими оформляются приход наличных средств и их расходование;
- кассовая книга, аккумулирующая сведения об операциях, проводимых с наличностью;
- платежная ведомость, используемая для учитывания з/п;
- расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочие часы, различные удержания и выплаты зарплаты персоналу.
На бумажном носителе
Выбор метода ведения книги, бумажного или электронного, определяется общим числом ордеров за смену и удобством их оформления.
Электронная книга предпочтительнее, поскольку можно отобразить больше информации, при внесении очередной записи можно ее корректировать по необходимости.
Бумажный формат может быть в приоритете, поскольку не всегда имеется возможность обеспечить надлежащее техническое оснащение рабочего места.
Введение электронного документооборота требует определенной подготовки работников. К заполнению бумажной книги в 2024 году имеется несколько требований.
В частности необходимо указывать остатки наличности на конец и начало дня. При этом данные за конец предыдущей смены должны соответствовать начальным показателям нового дня.
При большом количестве записей можно вносить данные на следующую страницу, указав «перенос» и соответствующую текущую дату.
По завершении дня главбух (или иное ответственное лицо) сравнивает показатели из кассовой книги и отчет по ПКО и РКО.
При отсутствии претензий он проставляет свою подпись и отдает книгу кассиру. При этом отрывная часть книги, ПКО и РКО сохраняются у главбуха для отчетности.
В электронной форме
Электронная кассовая книга оформляется так же, как и ее бумажный аналог. По завершении рабочей смены данные книги сравниваются с кассовыми документами.
Далее листы распечатываются для подписания ответственными лицами. Обязанностью кассира является распечатка листов книги и предоставление на проверку и подпись главбуху вместе с ордерами.
Минимум раз в год распечатки по электронной книге сшиваются в единую брошюру. На обороте такой книги проставляется печать организации, подписи ответственных лиц и количество листов в документе.
Для заверения кассовой книги может использоваться электронная подпись. В этом случае нет необходимости распечатывать листы ежедневно. Распечатка осуществляется раз в год.
Видео: подшиваем кассовые документы и отчет кассира
В 2020 году порядок осуществления кассовых операций откорректирован Указанием Банка России № 4416-У от 19.06.2017.
В соответствии с обновленными кассовыми требованиями теперь:
| ПКО разрешается заполнять на основании | Фискальных документов онлайн-ККТ |
| Квитанцию к электронному приходнику | Разрешается не распечатывать, отправляя его на электронную почту вносителя денег |
| На электронном расходнике получатель средств | Вправе проставлять свою электронную подпись |
| Кассовую книгу вправе вести не только кассир | Но и иной уполномоченный на то работник организации |
Как оформить поля
При заполнении кассовой книги надлежит руководствоваться следующей инструкцией:
| На бланке заполняемого листа | Прописывается точная дата внесения данных |
| В строке «остаток средств на начало рабочего дня» | Отображается в виде цифр общая сумма имеющихся денег в кассе в начале смены (цифровое значение копируется из «остаток средств на конец дня» за предшествующий день) |
| Столбики с 1 по 5 оформляются с использованием данных ордеров | номер ордера – в первом столбике; сведения о лице, принявшем или сдавшем деньги в кассу (Ф.И.О.) – во втором столбике; данные об организации – в третьем столбике (корреспондирующий счет); расходные и приходные суммы – в столбиках четыре и пять |
| Общая сумма по расходу/приходу | Прописывается в поле «перенос» |
| В пустых строчках | Проставляется прочерк |
| В поле «итого за день» | Прописываются цифрами суммы прихода и расхода за день |
| В поле «остаток на конец дня» | Прописывается общий остаток наличности в кассе, рассчитываемый по формуле: Сумма на начало дня + сумма прихода за день — сумма расхода за день = сумма на конец дня |
| Заполненный лист | Скрепляется подписями кассира и бухгалтера |
| Указывается число кассовых ордеров | За день |
Что нужно знать при прошивке
По правилам оформления кассовую книгу надлежит сшить. Для скрепления можно листы прошнуровать или прошить.
После прошивки необходимо заверить книгу печатью и подписями руководителя и главбуха. Нумерация страниц применяется сквозная.
Перед началом сшивания нужно убедиться, что:
- все листы в наличии;
- нумерация проставлена правильно.
При прошивке прошивочные узлы выводятся с оборотной стороны. На них наклеивается бумага со сведениями о числе пронумерованных, прошнурованных и заверенных листов.
Информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации. Как правило, прошивка кассовых книг применяется юрлицами.
Контролирующие органы попросту не примут для проверки не сшитую книгу. ИП сшивка книги не обязательна, в этом случае необходимость сшивки определяется скорее удобством использования.
Исправления при допущении ошибок
Исправления в кассовой книге посредством стираний, поверхностных правок и подобного недопустимы.
Если ошибка вносится в бумажный вариант книги, то неверная информация перечеркивается и указываются правильные данные. Исправление заверяется кассиром и главбухом.
Когда ошибка допущена в электронной кассовой книге, то так просто внести исправление не получится. Нужно полностью переделать лист с ошибкой, заменив его правильным вариантом.
Проверка налоговыми органами
Контролируют ведение кассовой дисциплины инспекторы межрайонных налоговых инспекций.
Основополагающими нарушениями кассовой дисциплины признаются:
- неоприходование или неправильное оприходование наличности (неучет или неверный учет выручки);
- неиспользование или использование с нарушением действующего порядка ККТ;
- превышение лимита остатка наличности в кассе.
За выявленное нарушение налагается штраф. Если ответственное/должностное лицо сможет мотивировать причину нарушения, то штраф может заменяться предупреждением.
Как трактуется незаконная предпринимательская деятельность ст. 172 УК РФ, читайте здесь.
Как пишется расписка, смотрите здесь.
Решение о замене принимает руководитель налоговой инспекции на основании ходатайства от руководителя виновного субъекта.
При этом возможность предупреждения допустима при отсутствии иных нарушений в течение года. Но предупреждения не могут выносится за неучет выручки или превышение лимита наличности.
Кассовая дисциплина для всех одна, и для ИП, и для ООО. Не имеет значения выбранная система налогообложения, ЕНВД, ОСНО или УСН, и наличие ККТ.
Можно выписывать БСО, но все равно кассовая дисциплина нужно блюсти. Основное правило – есть движение наличных средств, значит, нужно соблюдать порядок оформления кассовых операций.
Ведение кассовой дисциплины может быть в любое время проверено налоговыми органами.