Порядок регистрации кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО

В РФ прием наличных денег в коммерческой деятельности требует использования ККТ. Но нормы закона периодически меняются.

Как в 2024 году ИП и ООО регистрируется кассовый аппарат в ФНС? Использование наличных расчетов в коммерческой деятельности в большинстве случае требует наличия ККТ.

Легальным использование приобретенной техники становится только после регистрации техники в налоговой службе.

Регистрационный процесс и раньше вызывал немало вопросов, а введение онлайн-касс еще более усугубило ситуацию. Как же правильно зарегистрировать кассовую технику для ИП и ООО в 2024 году?

Важные моменты

В законе об использовании кассовой техники сказано, что все юрлица и индивидуальные предприниматели должны использовать ККТ, если за наличный расчет реализуют товары (любую продукцию, работы, услуги).

Для отдельных категорий субъектов предусмотрены исключения, разрешающие обходиться без ККМ, при замене кассовых чеков БСО.

Если бизнес не относится к обозначенным законом исключениям, то кассовая техника обязательна для любой организационно-правовой формы.

Но недостаточно просто иметь ККМ. Надлежащее использование кассовой техники предполагает регистрацию в ФНС.

Порядок не предполагает особой сложности, но потребуется подготовить определенную документацию и соблюсти некоторые требования к кассовому аппарату.

Кроме того надлежит учесть нововведения, касающиеся введения онлайн-касс. К 1.07.2018 абсолютно все организации и предприниматели обязаны заменить старые ККМ на онлайн ККТ.

Как же в 2024 году регистрировать кассовый аппарат? Есть ли отличия для ИП и ООО? Возможно ли применять старую технику или лучше сразу приобрести новую модель?

Что это такое

ККМ расшифровывается как контрольно-кассовый механизм. С его помощью государство контролирует оборот наличных средств, а также полноту и своевременность по учету выручки.

Регистрация кассовой техники подразумевает постановку техники на налоговый учет. В процессе регистрации аппарату присваивается индивидуальный номер, фиксируемый в Книге учета ККМ.

За счет этого всякое кассовое устройство, используемое на российской территории, можно с легкостью идентифицировать.

С какой целью это делается

Основная задача контрольно-кассовой техники это фиксация на бумаге все свершаемых операций по реализации продукта деятельности. Еще одна цель, не менее важная, это регистрация и сохранение всех операций.

На основании сведений, сохраненных ККМ, рассчитывается величина прибыли в целях налогообложения при расчете НДФЛ для ИП и налоге на прибыль для ООО.

Приобретенный кассовый аппарат изначально находится в нерабочем состоянии. В нем отключена фискальная память, что не позволяет регистрировать осуществляемые операции, потому необходима фискализация.

Обязательно при регистрации выполняется визуальная проверка ККМ, наличие номеров, пломбы, исправность работы (через пробное введение суммы).

По итогам проверки заполняется технический паспорт механизма. Применение незарегистрированной кассовой техники запрещено законом.

Отсутствие официальной регистрации аппарата приравнивается к работе без ККМ. Это чревато солидными штрафами.

Законодательная база

Согласно ст.493 ГК РФ сделка по купле-продаже при осуществлении розничной торговли не может считаться завершенной, пока клиент не получил подтверждение платежа в виде кассового или товарного чека.

П.1 ст.2 ФЗ № 54 устанавливает, что наличные расчеты надлежит исполнять с применением контрольно-кассовой техники.

В п.1 ст.5 ФЗ № 53 сказано, что при осуществлении наличных расчетов ИП и организации обязаны выдавать клиентам чеки, отпечатанные на ККТ.

Кассовый чек относится к первичной учетной документации. Использование незарегистрированной ККТ законом не допускается и наказывается, как если бы кассовая техника не использовалась вовсе.

Процесс регистрации ККТ регламентирует кроме ФЗ № 54 от 22.05.2003 также Положение № 470 от 23.07.2001 и ФЗ № 103.

Нововведения в отношении применения кассовой техники утверждены ФЗ № 290 от 3.07.2016. С 1.02.2017 ФНС регистрирует только онлайн-кассы.

До 1.07.2017 все представители бизнеса должны были заменить старое оборудование. Категориям налогоплательщиков, которым ранее разрешалось работать без ККМ, предписано перейти на онлайн ККТ с 1.07.2018.

Пошаговая инструкция

Перейти на новое кассовое оборудование в 2024 году можно двумя способами:

Модернизация имеющегося аппарата	Потребуется установка нового фискального накопителя и программного обеспечения. Некоторые текущие модели по своему устройству позволяют осуществить такие изменения. Услуга обойдется примерно в 10 000-20 000 рублей
Покупка нового аппарата	Поскольку разрешенных к использованию моделей пока немного, то цена на ККТ остается высокой. В среднем за онлайн-кассу придется заплатить 20 000-40 000 рублей

Также следует учесть, что для работы онлайн-кассы потребуется доступ к Интернету. Если связь оставляет желать лучшего, понадобится потратиться на надежного интернет-провайдера.

Помимо затрат на покупку аппарата возникают постоянные расходы в виде абонентской платы за передачу сведений оператором фискальных данных.

Среднерыночная цена оплаты составляет 3 000 рублей в квартал за одну кассу. Данные переданной фискальной отчетности сохраняются оператором в специальном архиве на протяжении пяти лет.

Требования к ККТ

Основное требование к новым кассовым аппаратам это наличие возможности подключения к Интернету. Наличие такой связи позволяет налоговым органам получать необходимые сведения.

Также новая касса должна обладать корпусом с заводским номером, встроенными часами и функцией печати двухмерного штрих-кода.

ЭКЛЗ и фискальная память для новых аппаратов не предусмотрены. Вместо них аппарат снабжен фискальным накопителем, в котором будет сохраняться информация о свершенных платежах.

Обязательным требованием является включение модели в специальный реестр ККМ, причем для фискальных накопителей предусмотрен отдельный реестр.

Важно! С 2020 году необязательным становится договор с Центром технического обслуживания. Но потребуется заключить договор с фискальным оператором, иначе регистрация аппарата окажется невозможной.

Список необходимых документов

Новый порядок регистрации не предусматривает объемного пакета документов. В частности потребуется только:

• заявление на регистрацию;
• договор с фискальным оператором;
• паспорт ККМ;
• документы на место эксплуатации;
• свидетельства ИНН и ОГРН.

Такой минимальный пакет документов обусловлен тем, что теперь для регистрации ККМ нет необходимости обращаться в налоговую инспекцию. Всю процедуру можно осуществить в режиме онлайн.

В качестве дополнительного условия нужно отметить, что для регистрации потребуется обладать квалифицированной усиленной электронной подписью. Ее отсутствии не позволяет использовать сервис онлайн-регистрации.

Порядок действий

Согласно новому порядку регистрация онлайн-кассы происходит через личный кабинет ККТ, расположенный на официальном сайте ФНС.

Фактически сервис интегрирован в личный кабинет налогоплательщика. Регистрация происходит в несколько этапов.

Алгоритм действий будет следующим:

Войти в личный кабинет налогоплательщика	Зарегистрироваться и/или авторизоваться
Выбрать путь «Учет ККТ»	→ «Зарегистрировать ККТ» → «Заполнить параметры заявления вручную»
На открывшейся странице заполнить форму	Указав необходимые сведения. Заполненную заявку подписать КЭП
В списке ККТ	В личном кабинете появится новый аппарат со статусом «Присвоен регистрационный номер ККТ»

Далее потребуется самостоятельно осуществить фискализацию аппарата. Войдя в меню регистрации (порядок доступа описан в паспорта ККМ), необходимо указать необходимые настройки.

Понадобится ввести название и параметры доступа к серверу ОФД (адрес и порт сервера должны быть указаны на его сайте) и присвоенный регистрационный номер.

По завершении регистрации кассой будет распечатан контрольный чек «Отчет о регистрации». При этом операция о ККМ отобразится в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.

Завершающий этап таков:

Вернуться на сайт ФНС	В раздел «Учет ККТ»
Нажать на регистрационный номер указанного аппарата	Колонка РНМ
Нажать «Завершить регистрацию»	И ввести информацию с контрольного чека (номер, дата и время получения, фискальный признак из поля ФП)
Нажать «Подписать и отправить»	После чего статус ККМ измениться на «Ожидается отчет о регистрации ФН»
После изменения статуса на «ККТ зарегистрирована»	Будет предоставлена регистрационная карточка ККТ в электронной форме. По желанию налогоплательщик может получить и бумажный вариант карточки, обратившись в налоговые органы

Для общества с ограниченной ответственностью

ООО обязаны регистрировать ККМ по адресу нахождения, то есть по месту эксплуатации. Для регистрации кассового аппарата следует обращаться в налоговую инспекцию по месту регистрации юрлица.

Для обособленных подразделений регистрация осуществляется по соответствующему месту учета.

С введением онлайн-касс возникла ситуация, в которой организации с наличием филиалов, недостаточно понимают принцип использования новой техники.

Дело в том, что кассовый чек теперь можно отправлять в электронной форме на указанный клиентом адрес.

По этой причине есть мнение, что можно зарегистрировать одну онлайн-кассу в головном офисе. С ее помощью можно отправлять чеки клиентам из филиалов.

Такой вариант законным не является. На чеке указан адрес нахождения кассы. Клиент должен получить чек с адресом, где реально была сделана покупка. То есть новая касса потребуется для каждого филиала.

Для индивидуального предпринимателя

Для ИП ситуация складывается несколько иным образом. Дело в том, что предприниматели могут регистрировать кассовую технику по месту своего проживания.

Но при этом ИП вправе вести свою деятельность по всей территории России. То есть адрес ведения бизнеса может и не совпадать с адресом регистрации.

Поэтому индивидуальные предприниматели должны регистрировать онлайн-кассу по месту осуществления деятельности.

К сведению! Учитывая, что не во всякой местности может иметься доступ к Интернету, использование онлайн-кассы может оказаться невозможным.

Видео: кассовый аппарат

Перечень мест, где новые кассы могут не применяться, устанавливается на законодательном уровне. При этом освобождение от использования ККТ не значит, что можно нарушать кассовую дисциплину.

Когда возникает необходимость в доверенности

Регистрация ККМ по доверенности возможна, если процедура осуществляется через отделение налоговой инспекции посредством подачи заявления в бумажной форме.

Необходима доверенность, если от имени ООО выступает не руководитель или интересы ИП представляет другой человек.

В случае с онлайн-регистрацией потребности в доверенности не возникает. Осуществить процедуру вправе тот, у кого имеется электронная подпись непосредственного заявителя.

А поскольку весь процесс происходит в онлайн-режиме, зарегистрировать аппарат можно из любой точки, где имеется интернет-доступ.

Образец заполнения заявления на регистрацию кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО

Форма заявления (форма по КНД 1110061) и порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС № ММВ-7-20/484@ от 29.05.2017.

В заявлении указывается:

• наименование ООО или Ф.И.О. ИП;
• ИНН;
• адрес и место установки аппарата (адрес сайта при интернет-расчетах);
• название модели ККТ;
• название модели и заводской номер фискального накопителя;
• сведения о применении ККТ (только при оказании услуг, без передачи фискальных документов в электронной форме, при расчетах через Интернет, при ведении деятельности банковского агента и т. д.).

По своему усмотрению ФНС может устанавливать дополнительные сведения для обязательного указания.

Нюансы на ЕНВД

До введения онлайн-касс плательщики ЕНВД освобождались от использования кассовых аппаратов. Вместо кассового чека они могли выдавать документ об оплате, если покупатель таковой требовал.

С 1.07.2018 все налогоплательщики на ЕНВД переходят на новые ККМ на общих основаниях. Вместе с тем остаются категории лиц, которые могут не использовать кассовые аппараты. Это:

Субъекты, занимающиеся определенными видами деятельности	Изготовление ключей, ремонт обуви, продажа журналов, продажа сезонных овощей и прочее
ИП и ООО	Находящиеся в труднодоступных местностях (если пункт присутствует в федеральном перечне). В этом случае касса может использоваться в автономном режиме, без передачи фискальных данных
Аптечные организации	В сельской местности

Но возможность не использовать кассовые чеки не отменяет обязанности по выдаче БСО. При этом бланк должен формироваться на специальной автоматизированной системе для БСО. Выдача бланков строгой отчетности допускается и при оказании услуг и при выполнении работ.

Некоторый нюанс касается плательщиков ЕНВД, реализующих алкогольную продукцию. Для них переход на онлайн-кассы предписан с 31.03.2017 и отсрочка до июля 2020 года не предусматривается.