Электронный документооборот упростил ведение бизнеса. Получать и передавать документы можно в режиме онлайн. Но для придания правовой силы нужно подтвердить авторство электронной подписью.
Как юрлицу оформить ЭЦП в 2024 году? Электронную подпись используют как физические, так и юридические лица.
Это абсолютный аналог собственноручной подписи, придающий документу юридическую силу. Как правильно оформить ЭЦП юридическому лицу в 2024 году?
Общие моменты
В 2020 году передать в электронной форме можно практически любую информацию. Касается это и передачи документов при ведении коммерческой деятельности.
Можно онлайн вести бизнес, заключать сделки, подавать отчетность в налоговые инстанции, взаимодействовать с банковскими организациями, участвовать в электронных торгах и прочее.
Но для всех электронных документов есть один объединяющий нюанс – все они должны быть заверены электронной подписью.
Наличие ЭП позволяет усовершенствовать документооборот, обеспечив подлинность электронной документации.
Подделать электронную подпись нельзя. Для этого потребуется огромнейшее количество вычислений, что нельзя исполнить за то время, пока информация документа хранит актуальность.
Казалось бы все просто – получи ЭП и пользуйся. Но возникает немало вопросов – где получить, какой вид подписи нужен, в течение какого срока подпись действительна и тому подобное.
Что это такое
В Законе «Об электронной подписи» (ФЗ № 63 от 6.04.2011) дано достаточно ясное определение.
Электронной подписью именуется информация, оформленная в электронном формате, которая присоединяется к подписываемой электронной документации с целью идентификации субъекта, подписывавшего документ.
То есть ЭП можно определит как набор символов для подтверждения подлинности документа и авторства.
При наличии электронной подписи документ получает аналогичную юридическую силу, как если бы имел место подписанный бумажный документ.
Иногда возникает вопрос о разнице между ЭП и ЭЦП. На самом деле эти термины означают одно и то же. Прежде действовавший закон ФЗ № 1 от 10.01.2002 именовался «Об электронной цифровой подписи».
После замены закона слово «цифровая» исчезло, что и обусловило путаницу в понятиях. Что можно понимать под электронным документом?
Это может быть абсолютно любой документ, который был создан при помощи компьютерных технологий, и сохраняющийся на носителях, обрабатываемых компьютерной техникой.
То есть электронный вариант письма, фотографии, документа, схемы, рисунка и прочего – все это электронные документы.
Любое лицо, использующее электронную подпись для заверения электронной документации, задействует программно-криптографическое средство, обеспечивающее документам конфиденциальность, целостность и подлинность. Любое изменение подписанного документа нарушает целостность подписи.
Какие бывают виды
Все виды электронных подписей можно поделить на простые и усиленные. Но и усиленные ЭП разделяются, они бывают квалифицированными и неквалифицированными. Чем же отличаются варианты?
Простая электронная подпись удостоверяет сам факт создания подписи определенным лицом посредством использования паролей, кодов и схожих средств защиты.
Неквалифицированная ЭП формируется как плод криптографического преобразования информации при использовании ключа электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись имеет все характеристики, свойственные неквалифицированной ЭП, а кроме того обеспечивает указание ключа проверки подписи в квалифицированном сертификате.
Отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной ЭП сводится к тому, что первая фиксируется в ФСБ.
Но какой вид подписи выбрать? Зависит это от цели применения ЭЦП:
| Неквалифицированная электронная подпись | Применяется при подготовке внутренних документов и оформлении сделок. Контрагенты заключают дополнительное соглашение о действительности документов, заверенных такой подписью. Создавать данный вид подписи вправе любая организация, обладающая навыками криптографического шифрования |
| Квалифицированная электронная подпись | Используется как и неквалифицированная, а также при отправке отчетности в надзорные органы, для участия в электронных торгах. Эта подпись может выдаваться только госорганами фискальной службы, при которых действует аккредитивный удостоверяющий центр. Сертификация подписи заверяется ФСБ РФ, что делает ее аналогичной подписи от руки |
Правовые нормативы
Применение электронной подписи регламентируется ФЗ № 63 от 6.04.2011, иными федеральными нормативами и соглашениями участников электронного взаимодействия.
В Закон «Об электронной подписи» входит 20 статей. Законом устанавливается порядок выдачи подписей, признание и принципы применения, ответственность владельцев ЭП и удостоверяющих центров.
Работа удостоверяющих центров основывается на соблюдении таких документов (помимо основного закона), как:
- Постановления Правительства РФ № 976 от 28.11.2011 и № 111 от 9.02.2011.
- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 250 от 5.10.2011.
- Приказы ФСБ РФ № 796 от 27.12.2011 и № 795 от 27.12.2011.
Получить электронную подпись может любой гражданин, при условии обращения в надлежащую организацию лично и идентификации личности.
Как получить ЭЦП для юридических лиц
Получение электронной подписи юридическим лицом сводится к следующему алгоритму действий:
- Выбрать нужный вариант подписи (для чего нужна).
- Выбрать Удостоверяющий центр (стоимость услуг может отличаться).
- Заполнить и подать заявку в УЦ.
- Оплатить стоимость изготовления ЭЦП.
- Представить в УЦ нужные документы.
- Получить электронную подпись.
Процедура кажется простой. Но нужно учитывать, что оформление подписи, несоответствующей целям использования, потребует начинать процедуру заново.
Выбирая УЦ надлежит удостовериться в его аккредитации. Кроме того потребуется правильно оформить заявку и собрать все необходимые документы.
Про классификаторы кодов с расшифровкой ОКОГУ на 2020 году, читайте здесь.
Довольно часто задается вопрос по поводу вида ЭЦП. В каком формате она передается владельцу? Как можно удостовериться в подлинности ЭЦП?
Структура электронной подписи
Сформированная электронная подпись сохраняется на ключевом носителе. Это может быть USB-флешка, дискета, смарт-карта. По сути, ЭЦП это электронная печать.
Она должна сохраняться в недоступном для посторонних месте и ее можно при необходимости носить с собой.
Потому создание копии ЭЦП не допускается, подпись создается в единственном экземпляре. Содержимое носителя это:
| Криптограмма | Программное обеспечение, нужное для работы с ЭЦП |
| Закрытый ключ | Уникальная комбинация символов, известная исключительно владельцу. Ключ это типа применяется при создании подписи и сохраняется в тайне |
| Открытый ключ | Соответствует закрытому ключу и необходим для подтверждения подлинности ЭЦП. Выглядит как файл (сертификат), в котором хранятся данные о владельце подписи |
Самым уязвимым элементом криптосистемы цифровой подписи является закрытый ключ. Получение доступа к нему третьего лица позволяет создавать подлинные ЭП.
Потому особое значение имеет хранение носителя ключа. Ответственность за сохранность несет непосредственно владелец.
Сертификат ключа
Основой ЭЦП выступает криптография открытого ключа, позволяющая сформировать особый сертификат непосредственного пользователя.
В этом сертификате заключается информация о владельце, открытый ключ и сама электронная подпись, какую можно проверять на подлинность при помощи использования открытого ключа УЦ.
Применяемый порядок обеспечивает то, что сгенерировать подпись может исключительно удостоверяющий центр, располагающий секретным ключом шифрования.
На этом и основано доверие к работе с ЭЦП. В целом доверие к УЦ строится по принципу иерархическому.
Сертификат УЦ нижнего уровня заверяется ЭЦП центра вышестоящего уровня. Высшим уровнем в этой иерархии выступает федеральный, управляемый госорганами.
Система доверия, выстроенная на сертификатах, формирует инфраструктуру открытых ключей. Это обеспечивает проверку легитимности всех задействованных сертификатов.
В процессе электронной транзакции происходит проверка всех сертификатов, использованных при создании сертификата владельца ЭЦП. Такая сложная система позволяет гарантировать достоверность и актуальность ЭЦП.
И понято, что УЦ должен быть уверен в правомерности получения электронной подписи конкретным субъектом. Это обуславливает состав пакета документов для оформления ЭЦП.
Пакет необходимых документов
Юридическим лицам для получения электронной подписи потребуется предоставить УЦ:
- заявление на выдачу ЭЦП;
- свидетельство о госрегистрации юрлица (ОГРН);
- свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
- выписку из ЕГРЮЛ со сроком до полугода;
- паспорт гражданина РФ, который будет владеть ЭЦП (копии листов с фото и пропиской);
- страховое свидетельство пенсионного страхования владельца ЭЦП (СНИЛС).
Также следует учесть некоторые иные значимые моменты. Когда электронная подпись оформляется на имя руководителя организации, то требуется предоставление решения о назначении на должность.
Кроме того потребуется заполнить карточку, подтверждающую согласие на обработку личных данных.
Где можно приобрести
Где можно сделать ЭЦП для юридического лица? Выдачей ЭЦП занимаются Удостоверяющие центры.
Это может быть ИП или ЮЛ, выполняющее функции по созданию сертификатов ключей проверки ЭП и иные функции, предопределенные ФЗ № 63.
Важно, что УЦ должен иметь надлежащую аккредитацию. В противном случае полученная подпись не имеет силы.
Актуальный список аккредитованных УЦ можно найти на официальном сайте Министерства связи РФ. На главной странице сайта в разделе «Важно» есть пункт «Аккредитация УЦ».
Видео: ЭЦП на Юридическое лицо с правом подписи на сотрудника
Перейдя по ссылке, можно скачать перечень действующих на текущий момент центров в формате xls. Получение электронной подписи возможно только лично.
При выдаче проверяются оригиналы ранее поданных копий документов, а также идентифицируется личность получателя. Но вместе с тем многие УЦ позволяют подать заявку на ЭЦП в режиме онлайн.
Для этого на сайте центра заполняется форма заявки, прилагаются сканы документов. Комментарий к заявке указывает на то, какой вид подписи требуется.
Затем выполняется оплата и в назначенное время остается только лично обратиться в УЦ за получением готовой подписи.
Сколько это стоит
Стоимость ЭЦП не привязана к какому-то фиксированному значению. Разные УЦ могут работать по разным ценам. К тому же зависит цена и от вида получаемой подписи.
Но при существует некоторая средняя цена, в пределах которой варьируются предложения. На стоимость ЭЦП для юридических лиц влияют такие факторы:
- вид и область применения подписи;
- политики ценообразования конкретного УЦ;
- регион выдачи.
Непосредственно цена складывается из:
- оформления и выпуска сертификата ключа подписи;
- предоставления прав на работу со специализированным ПО;
- выдачи программных средств, нужных для работы с ЭЦП;
- передачи ключа защиты носителя подписи;
- технического сопровождения.
Что касается денежного эквивалента, то средняя стоимость ЭЦП в рублях такова:
| 2 000 | Базовый квалифицированный сертификат (подходит для Госуслуг, сдачи отчетности в Росстат и ФСС, Роспатента и т. д.) |
| + 3 000 (к базовой цене) | Для участия в торгах (цена может отличаться в зависимости от вида площадки) |
| + 50-2 000 | Для государственных информационных систем (для налоговой, для таможни, для Росреестра и т. п.) |
Кроме прочего дополнительные суммы взимаются за настройку рабочего места, консультацию, срочное изготовление и иные услуги. В среднем цена на ЭЦП варьируется от 3 000 до 7 000 рублей.
Срок изготовления зависит от того, насколько быстро будут предоставлены все необходимые документы и произведена оплата. Длительность изготовления может составлять от 1 часа до 5 дней.
Когда нужна доверенность на получение
Доверенность на получение ЭЦП требуется, когда владеть ей будет не руководитель организации, а другой сотрудник.
Полномочия подтверждаются доверенностью о передаче полномочий за подписью руководителя ЮЛ и печатью организации.
Документы на оформление электронной подписи может подавать уполномоченный представитель юрлица, если подпись получается не для непосредственного заявителя.
Доверенность предоставляет необходимые функции, что подтверждается подписью руководителя и печатью юрлица. представитель обязан предъявить доверенность и документы, подтверждающие личность.
Нюансы оформления в Москве
В Москве получение ЭЦП не отличается какими-то специфическими особенностями. Но обратиться за оформлением можно не только в один из УЦ, но и в Управление федерального казначейства по г. Москве.
Как получить выписку из ЕГРЮЛ на сайте налоговой, читайте здесь.
Как участвовать в торгах на электронной площадке, смотрите здесь.
На официальном сайте подробно описан порядок обращения и приведен перечень необходимых документов, включая образцы заявлений и доверенностей.
Важно знать, что срок действия ЭЦП равен только одному году. Ежегодно требуется перевыпуск подписи. Продление возможно в том же УЦ или можно обратиться в иной центр.